ईमेल ने बहुत सारे व्यवसाय और व्यक्तिगत संचार के लिए घोंघा मेल को बदल दिया है। सर्वोत्तम ईमेल भेजने के लिए, आपको कुछ नियमों से अवगत होना चाहिए। ईमेल शिष्टाचार पुलिस आपके पीछे नहीं आएगी यदि आप उनका पालन नहीं करते हैं, लेकिन वे दिशानिर्देश हैं जो आपको किसी को अपमानित करने जैसी गलतियों से बचने में मदद करते हैं, जब आप का मतलब नहीं है और गलतफहमी जैसी गलतफहमी ।
ईमेल शिष्टाचार के ये मूल नियम हमें सभी ईमेल के माध्यम से बेहतर संवाद करने में मदद करते हैं, और यह उन्हें जानने का भुगतान करता है।
25 में से 01एक संदेश भेजने से पहले दूसरी नजर डालें
एक बार टाइप करें, दो बार देखें, और उन शर्मनाक ईमेल से बचें जिनके पास गलत पाठ गलत प्राप्तकर्ता या प्राप्तकर्ताओं के पास जाता है। इसलिए:
- ईमेल पूरा करने के बाद एक पल रोकें।
- प्राप्तकर्ता (ओं) नामों को देखें।
- ईमेल संदेश पढ़ें।
केवल तभी आप चुनना चाहिएभेजना। रोकथाम का एक औंस इलाज के पौंड के लायक है।
जीमेल और कुछ अन्य ईमेल सेवाओं में, आप एक अनदेखी सुविधा सक्षम कर सकते हैं जो आपको एक गलती ईमेल भेजने के बाद भी संभावित क्षति को पूर्ववत करने के लिए कुछ सेकंड देता है। जहां यह उपलब्ध नहीं है, फ़ील्ड को खाली छोड़ने या अपना ईमेल पता दर्ज करने का प्रयास करें, इसलिए आपको भेजने से पहले अंतिम रूप लेने के लिए याद दिलाया जाता है।
25 में से 02सभी को उत्तर देने के लिए डिफ़ॉल्ट मत करो
यदि "उत्तर" अच्छा है, तो "सभी को उत्तर दें" बेहतर होना चाहिए। क्या यह सही है, यद्यपि?
प्राप्तकर्ताओं के इनबॉक्सों से सावधान रहें और उन लोगों को अपना उत्तर न भेजें जिन्हें इसकी आवश्यकता नहीं है।
25 में से 03ईमेल कम रखें
बहुत अधिक पाठ वाले प्राप्तकर्ताओं को डरो मत। इसके बजाए एक संक्षिप्त और आसानी से समझने वाला संदेश लिखें।
25 में से 04सावधानीपूर्वक उद्धरण फ़ीचर का प्रयोग करें
क्या आपको लगता है कि आपके ईमेल उत्तरों में मूल पाठ उद्धृत करना बहुत काम है? यह नहीं है कभी-कभी, निरंतरता के लिए यह महत्वपूर्ण है। आपके प्राप्तकर्ता को पता नहीं हो सकता कि आप क्या जवाब दे रहे हैं, लेकिन यदि आप अपने उत्तर में प्रेषक के संदेश के हिस्से को उद्धृत करते हैं, तो आपका इरादा स्पष्ट है।
ज्यादातर मामलों में, आप प्रेषक के ईमेल के हिस्से की प्रतिलिपि बना सकते हैं और फिर अपने उत्तर में "उद्धरण के रूप में पेस्ट करें" (या समान शब्दकोष) का चयन कर सकते हैं। अगर प्रेषक का संदेश लंबा था, तो आपको आमतौर पर पूरी चीज़ को उद्धृत करने की आवश्यकता नहीं होती है।
25 में से 05प्रभावी ईमेल विषय पंक्तियां लिखें
क्या आप अपने ईमेल विषयों में मूर्खतापूर्ण त्रुटियां करते हैं? आपके संदेशों को पढ़ने की कुंजी, यह पता चला है, चालाक नहीं है। इसके बजाय, संदेश की निचली पंक्ति देने या संदेश को सारांशित करने पर ध्यान केंद्रित करें। शब्दशः मत बनो और अनावश्यक शब्दों को छोड़ दें। यदि आप प्राप्तकर्ता को कोई कार्रवाई करना चाहते हैं, तो विषय पंक्ति में ऐसा कहें।
25 में से 06उन्हें अग्रेषित करने से पहले ईमेल साफ़ करें
ईमेल अग्रेषित करना विचार साझा करने का एक शानदार तरीका है, लेकिन सुनिश्चित करें कि मूल विचार obfuscation में खोया नहीं है। ईमेल चेन के उन हिस्सों को संपादित करने में भारी हाथ का उपयोग करना बिल्कुल ठीक है जो अग्रेषण प्राप्तकर्ता पर लागू नहीं होते हैं - जब तक हटाए गए हिस्सों संदेश के इरादे को नहीं बदलते हैं।
25 में से 07जब संदेह में, सादा पाठ ईमेल भेजें, रिच एचटीएमएल नहीं
हर कोई आपके स्वरूपित ईमेल प्राप्त नहीं कर सकता है। कुछ भी परेशान हो सकते हैं। क्षमा करने के बजाय सुरक्षित होने के लिए, इसलिए संदेह में सादा पाठ ईमेल भेजें। यह एक व्यावसायिक सेटिंग में विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, जहां समय सीमित हो सकता है।
25 में से 08अग्रेषित ईमेल Hoaxes मत करो
जब आप अपने इनबॉक्स में एक आश्चर्यजनक-से-सच-सत्य ईमेल धोखा देखते हैं तो आप शायद संदिग्ध हो सकते हैं। किसी भी कहानी को ईमेल द्वारा अग्रेषित करने की गलती न करें जिसकी आपने स्वयं जांच नहीं की है और सत्य होने की पुष्टि की है।
25 में से 9वायरस फैलाओ मत
सुनिश्चित करें कि आप स्पैम फैलाने के लिए ईमेल के माध्यम से कीड़े और वायरस फैल रहे हैं या वाहन के रूप में कार्य नहीं कर रहे हैं। यह सब दुर्भावनापूर्ण ईमेल के कारण हो सकता है। सौभाग्य से, सुरक्षा है: एंटी-वायरस सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें, इसे अद्यतित रखें, और व्यक्तिगत फ़ाइलों को निःशुल्क स्कैन करें।
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समझाओ कि आप क्यों आगे बढ़ते हैं
बेहतर संचार बेहतर संबंध बनाता है। ईमेल और लिंक को ऐसे तरीके से अग्रेषित करने के लिए जो प्रासंगिक जानकारी साझा करते हैं और संबंधों को बढ़ावा देते हैं, ईमेल के शीर्ष पर वर्तनी करते हैं, आपको लगता है कि प्राप्तकर्ता को वह जानकारी मिल जाएगी जो आप दिलचस्प साझा करते हैं।
25 में से 11लोगों को पता है कि उनके ईमेल को प्राप्त किया गया है
स्पैन फ़िल्टर ईमेल सेवाओं में स्वागत जोड़ हैं, लेकिन वे सही नहीं हैं। कभी-कभी, वे एक महत्वपूर्ण ईमेल पकड़ लेंगे। दूसरों को इस घबराहट की चिंता करें और उन्हें बताएं कि आपको उनका ईमेल मिला है।
25 में से 12भारी संलग्नक भेजने से पहले पूछें
विशाल अनुलग्नक भेजकर या केवल अनुमति के साथ ही ईमेल सिस्टम को न दबाएं।
25 में से 13केवल प्रति विषय एक विषय के बारे में बात करें
दुनिया को कम भ्रमित करें। प्रति संदेश केवल एक विषय के बारे में बात करने का प्रयास करें। एक और विषय के लिए, एक नया ईमेल शुरू करें।
25 में से 14विराम चिह्न
कॉमा, कोलन, हाइफ़न, और अर्धविराम - सभी एक कारण के लिए मौजूद हैं: वे वाक्य के इच्छित अर्थ को समझना आसान बनाते हैं। अपने ईमेल के प्राप्तकर्ताओं के लिए जीवन को और अधिक कठिन और संभवतः कम दिलचस्प न बनाएं। विराम चिह्न पर ध्यान दें।
25 में से 15संक्षेप में शब्दकोष का प्रयोग करें
डाइक? हर कोई हर संक्षिप्त शब्द नहीं जानता है, और ये संक्षेप वैसे भी इतना समय नहीं बचाते हैं। तो, अगर कुछ शब्दकोष हैं, और केवल तभी उपयोग करें जब प्राप्तकर्ता उनके अर्थ को जानता हो। किसी को आपके ईमेल में किसी चीज़ पर खोज चलाने के लिए अशिष्ट है।
25 में से 16ईमेल के लिए हैंडी अनुपात में चित्रों का आकार बदलें
जब आपकी तस्वीरें आपके ईमेल में अच्छी लगती हैं, तो आप अच्छे लगते हैं। अपनी संलग्न ईमेल छवियों को शैली में आकार बदलकर स्क्रीन से बड़ा नहीं - ऑनलाइन और निःशुल्क।
25 में से 17सभी कैप्स में लेखन चिल्ला रहा है
जब तक आप का मतलब नहीं है तब तक अपने ईमेल में चिल्लाओ मत। सभी पूंजी अक्षरों में पाठ सेट को चिल्लाते हुए माना जाता है और इसे पढ़ना भी मुश्किल होता है।
25 में से 18ईमेल में लोहे के साथ सावधान रहें
सच में नहीं! वाकई। ईमानदारी से!
एक माध्यम जो ईमेल जैसे छोटे संदर्भ प्रदान करता है वह विडंबना और कटाक्ष के लिए उपयुक्त नहीं है, भले ही आप प्राप्तकर्ता को जानते हों।
25 में से 1 9अपने ईमेल प्रिंट करके टायप पकड़ो
महत्वपूर्ण, औपचारिक, करियर-टिपिंग ईमेल या प्रेम पत्रों के लिए, क्लिक करने से पहले ड्राफ्ट प्रिंट करेंभेजना.
एक मुद्रित प्रति और हाथ में एक पेंसिल के साथ, आप अक्सर टाइपो या गलत जगहों को ढूंढ सकते हैं न तो आप या आपके वर्तनी जांचकर्ता पकड़े गए हैं। आपके द्वारा सहेजे गए नौकरी / रिश्ते का अपना हो सकता है।
25 में से 20अपना सिस्टम घड़ी सेट करें
सुनिश्चित करें कि आप 1 9 81 या 3078 से संदेश नहीं भेजते हैं।
25 में से 21जब संदेह में, "धन्यवाद" के साथ अंतिम ईमेल
यदि आपको पता नहीं है कि ईमेल के अंत में अलविदा कहने के लिए, एक ऐसी चीज है जो लगभग हमेशा उपयुक्त होगी। धन्यवाद।
25 में से 22अपना हस्ताक्षर कहां रखना है
एक पंक्ति के बिना जो "यहां साइन इन करें" कहती है, आप कैसे निर्णय लेते हैं कि अपना ईमेल हस्ताक्षर कहां रखा जाए? इसे अपने पाठ के अंत से नीचे रखें।
25 में से 23आश्चर्य है कि "लेखन में इसे कैसे रखा जाए?" उसका उपयोग करें"
क्या आपने देखा है कि जब आप उन्हें लिखना शुरू करते हैं तो आप कैसे सुनते हैं, जब आप उन्हें सुनते हैं तो क्रिप्टिक और वर्बोज़ बन जाते हैं?
उनके जैसे मत बनो। इसे बताएं जैसे यह है और इसे उसी तरह से कहें जैसे आप आमने-सामने बातचीत करेंगे। अब अंग्रेजी भाषा की अपनी निपुणता के साथ उन्हें प्रभावित करने का समय नहीं है। छोटे और मीठे के लिए जाओ।
25 में से 24फ़ाइलों को संपीड़ित करें
छोटे से कम है, कम से कम जब यह ईमेल संलग्नक की बात आती है। इसलिए ईमेल के माध्यम से उन्हें भेजने से पहले फ़ाइलों को छोटा बनाएं।
25 में से 25"मुझे बहुत" संदेश से बचें
"मैं भी" एक ईमेल वारंट करने के लिए पर्याप्त सामग्री नहीं है। यह कष्टप्रद है। प्रतीक्षा करें जब तक आपके पास जवाब देने के लिए बातचीत में कुछ जोड़ने के लिए न हो।
