ईमेल। यह एक बड़ी सुविधा और एक निरंतर व्याकुलता है। लेकिन, इस बात की परवाह किए बिना कि आप वर्तमान समय में इसके बारे में कैसा महसूस करते हैं, एक बात सुनिश्चित है-यह एक अपरिहार्य आवश्यकता है। संभावना है कि आप इसे एक कार्यदिवस के माध्यम से नहीं बना सकते हैं (ठीक है, संभवतः एक से अधिक ईमेल)।
और, यदि आप पेशेवर होना चाहते हैं और अपनी बात को इस तरह से स्पष्ट करना चाहते हैं, जो कुशल हो, और इससे आपके सहकर्मी शुद्ध हताशा से बाहर निकलने के लिए अपने सिर को नीचे रखना चाहते हैं? खैर, कुछ अलग शिष्टाचार नियम हैं जिन्हें आप निश्चित रूप से ध्यान में रखना चाहते हैं।
"हां हां हां। मैंने इन सभी को पहले एक लाख बार सुना है, "आप संभावित रूप से सोच रहे हैं। लेकिन, इन बिंदुओं को घर पर कितनी बार अंकित किया गया है, इसके बावजूद, मैं शर्त लगाने को तैयार हूं कि आपने अभी भी पिछले सप्ताह में कम से कम एक बार एक आम ईमेल फ़ेस पासा किया है - शायद दिन भी।
कहने की जरूरत नहीं है, मुझे लगता है कि हम सभी हर बार एक रिफ्रेशर का उपयोग कर सकते हैं। तो, यहाँ एक आसान सूची है जो आपको उन सभी ईमेल शिष्टाचार नियमों पर ब्रश करने में मदद करती है जो आप जानते हैं कि आप जानते हैं - अभी तक वास्तव में लागू करने में विफल हैं।
मूल बातें
जब आप एक घर बनाते हैं, तो आप तहखाने से शुरू करते हैं। इसलिए, इससे पहले कि हम आपके ईमेल के विशिष्ट खंडों में गोता लगाएँ, हम मूल सिद्धांतों पर एक नज़र डालते हैं।
यहां तक कि अगर आप इस लेख के हर एक हिस्से को अनदेखा करते हैं या भूल जाते हैं, तो कम से कम यह सुनिश्चित करें कि आपने इन बॉक्सों की जाँच की है।
- यदि आप एक व्यक्तिगत पते से भेज रहे हैं - एक नौकरी आवेदन या सूचना के साक्षात्कार के लिए, उदाहरण के लिए - सुनिश्चित करें कि आपका पता अभी भी पेशेवर लग रहा है। आप सही प्रभाव बनाना चाहते हैं, और "[email protected]" इसे काटने नहीं जा रहा है।
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यदि आपको कोई क्रोधित संदेश मिला है या आप स्वयं को क्रोधित महसूस कर रहे हैं, तो कंप्यूटर से कुछ मिनटों के लिए दूर रहें। पल की गर्मी में कुछ दूर फायरिंग केवल समस्याओं में परिणाम होगा।
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एक अनुकूल ग्रीटिंग और समापन शामिल करें। यह आपके पूरे संदेश को अधिक संपूर्ण, पॉलिश और पेशेवर महसूस कराता है।
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प्रूफरीड। पर्याप्त कथन।
समय
प्रभावी टाइमिंग उन चीजों में से एक है, जिनके बारे में भूलना बहुत आसान है जब आप अपने इनबॉक्स के माध्यम से अपना रास्ता बनाने की पूरी कोशिश कर रहे हैं।
लेकिन, अगर आपने कभी एक विचारशील, लंबा संदेश के लिए एक-एक शब्द प्रतिक्रिया प्राप्त की है, या आप एक उत्तर पाने के लिए हफ्तों इंतजार कर रहे हैं, तो आप उत्सुकता से इंतजार कर रहे थे, मुझे लगता है कि आप सहमत होंगे कि समय थोड़ा योग्य है अधिक विचार।
- एक सामान्य नियम के रूप में, जैसे ही आप वास्तविक रूप से सक्षम होंगे, ईमेल का जवाब दें। आप लोगों को फाँसी पर नहीं छोड़ना चाहते।
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यदि संदेश थोड़ा और अधिक समय का हकदार है, तो अपनी प्लेट को बंद करने के लिए तुरंत एक आधे-बंद, तत्काल प्रतिक्रिया न दें। इसके बजाय, उत्तर दें और पुष्टि करें कि आपने इसे प्राप्त किया है - और प्रेषक को सूचित करें कि आप चीजों को सोचने के लिए थोड़ा समय ले रहे हैं।
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आपकी प्रतिक्रिया को ध्यान में रखने में मदद करने के लिए एक शानदार टिप? संग्रहालय के सह-संस्थापक एलेक्स कैवलाकोस अनुशंसा करते हैं कि आप जितनी तेज़ी से जवाब देंगे, आपका उत्तर उतना ही कम होगा।
प्राप्तकर्ता
लगातार अंतहीन ईमेल श्रृंखला। सह-कार्यकर्ता जो आपको उन संदेशों पर CC करना जारी रखते हैं, जिनका आपसे कोई लेना-देना नहीं है। उन टीम के साथियों को लगता है कि बीसीसी फील्ड के लिए कोई सुराग नहीं है।
वे सभी चीजें हैं जिनके बारे में आप शायद पकड़ते हैं - कम से कम जब दूसरे लोग उन्हें प्रतिबद्ध करते हैं। लेकिन, चलो आप पर एक मिनट के लिए स्पॉटलाइट चालू करें। क्या आप अपनी प्राप्तकर्ता सूची के संबंध में इन शिष्टाचार नियमों में से किसी के खिलाफ गए हैं?
- "सभी का जवाब दें" का उपयोग करते समय सावधानी के साथ आगे बढ़ें और केवल इसका उपयोग करें जब उस धागे में सभी को अपडेट करने की आवश्यकता हो। आपको चेतावनी दी गई थी।
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बीसीसी का उपयोग करने से डरो मत, खासकर उन उदाहरणों में जब आप नहीं चाहते कि सभी पते या प्राप्तकर्ता सभी को दिखाई दें।
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यहां ध्यान रखने योग्य एक आसान नियम है: किसी को "टू" फ़ील्ड में सूचीबद्ध करने का मतलब है कि आप एक प्रतिक्रिया की उम्मीद करते हैं। इसके विपरीत, यदि आप उस व्यक्ति को CC करते हैं, तो आप बस उसे दूसरों के लिए अपने संदेश पर लूप में रख रहे हैं।
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उस सभी के साथ, कम लोगों को आप ईमेल पर शामिल कर सकते हैं, बेहतर। रसोई में बहुत सारे रसोइयों की संभावना सिर्फ भ्रम और पार तारों को जन्म देगी।
विषय पंक्ति
आपके संदेश का पहला भाग क्या है, जिस पर लोग नज़र रखेंगे? यह आसान है: आपका विषय।
जैसा कि आप पहले से ही जानते हैं, एक महान विषय पंक्ति एक समग्र रूप से आपके ईमेल के लिए अद्भुत काम कर सकती है। एक बुरा विषय? ठीक है, मान लें कि यह आपके प्राप्तकर्ताओं के बीच काफी हद तक बढ़ सकता है।
- "चेकिंग इन" जैसे अस्पष्ट वाक्यांशों पर भरोसा करने के बजाय अपनी विषय पंक्ति को विशिष्ट बनाएं, इससे आपके प्राप्तकर्ता आपके संदेश के बारे में तुरंत स्पष्ट हो जाते हैं। इसके अलावा, इसे बाद में ज़रूरत पड़ने पर इसे ढूंढना बहुत आसान हो जाएगा।
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इसे छोटा रखें। जब आप चाहते हैं कि यह विशिष्ट हो, तो इसका मतलब यह नहीं है कि इसका अपना स्वसंपूर्ण पैराग्राफ होना चाहिए। 10 से कम शब्दों के साथ छड़ी करने की कोशिश करें - इससे अधिक कुछ भी इसकी अपनी सजा हो सकती है।
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चाहे आप कितनी भी बड़ी हड़बड़ी में क्यों न हों, विषय क्षेत्र को पूरी तरह से न छोड़ें। किसी को भी उसके इनबॉक्स में उस अशुभ "नो सब्जेक्ट" को देखना पसंद नहीं है।
ईमेल बॉडी
यह आपके संदेश का मांस और आलू है। अन्य क्षेत्र महत्वपूर्ण हैं, लेकिन यह वह जगह है जहाँ आप वास्तव में यह स्पष्ट करेंगे कि आप पहले व्यक्ति से संपर्क क्यों कर रहे हैं।
हां, कार्यस्थल संचार तेजी से आकस्मिक हो रहे हैं। लेकिन, इसका मतलब यह नहीं है कि आप चाहते हैं कि आपके ईमेल कुल असंगठित मेस में बदल जाएं। सुनिश्चित करें कि आप इन शिष्टाचार नियमों के साथ चल रहे हैं, और आपके संदेशों को पॉलिश और पेशेवर होना सुनिश्चित है।
- यह एक और जगह है जहाँ आप जितना संभव हो उतना स्पष्ट और संक्षिप्त होना चाहते हैं - आप संभवतः इस बात पर विचार कर सकते हैं कि ईमेल करने का सुनहरा नियम। आखिरकार, अगर कोई चीज समझाने के लिए पाठ के पृष्ठों को लेती है, तो आप शायद इसे व्यक्ति या फोन पर करना बेहतर समझते हैं।
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आप स्कूल में सीखे गए सभी पारंपरिक लेखन नियमों के साथ रहें। इसका मतलब है कि उचित वाक्य संरचना, कैपिटलाइज़ेशन, विराम चिह्न, और इमोजीस के साथ अपने संदेश को लिटाने के प्रलोभन का विरोध करना।
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सुनिश्चित करें कि आपके संदेश में एक स्पष्ट पूछ या एक्शन आइटम हैं। चाहे आप किसी चीज़ पर सह-कार्यकर्ता की राय का अनुरोध कर रहे हों या किसी परियोजना के टुकड़े पर विवरण की तलाश कर रहे हों, आपको ईमेल करने का एक ठोस कारण होना चाहिए - और आपको उस कारण को भी स्पष्ट करना होगा।
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यदि प्राप्तकर्ता की कोई कार्रवाई आवश्यक नहीं है और आप केवल अपडेट प्रदान करने के लिए ईमेल कर रहे हैं, तो उसे भी स्पष्ट करें। लोगों को आपके नोट से यह जानने की जरूरत है कि उनसे क्या उम्मीद की जा रही है।
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जहाँ उचित हो, बुलेट पॉइंट या क्रमांकित सूचियों का उपयोग करें। हम सभी व्यस्त हैं, और कुछ फ़ॉर्मेटिंग आपके संदेश के माध्यम से स्किम करना और हाइलाइट प्राप्त करना बहुत आसान बनाता है।
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महत्वपूर्ण जानकारी को बोल्ड करें ताकि यह बाहर खड़ा रहे, लेकिन सभी कैप का उपयोग करने से बचें, जिससे यह लगता है कि आप चिल्ला रहे हैं।
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एक सुपाठ्य फ़ॉन्ट का उपयोग करें, और कई अलग-अलग फ़ॉन्ट रंगों से बचें। आप चाहते हैं कि आपका संदेश यथासंभव सरल पढ़ें।
संलग्नक
अपने ईमेल में कुछ संलग्न करने की आवश्यकता है? यह अक्सर एक बाद है, और आप "भेजने" से पहले सही क्या जरूरत है पर सिर्फ निपटने के लिए हवा।
लेकिन, अटैचमेंट ईमेल वर्ल्ड की वाइल्ड वेस्ट नहीं हैं। नहीं, अभी भी कुछ शिष्टाचार नियम हैं जो आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आप अनुसरण कर रहे हैं।
- कुछ भी संलग्न करने से पहले, सुनिश्चित करें कि यह वास्तव में आवश्यक है। दो वाक्यों वाले एक-पृष्ठ वर्ड दस्तावेज़ को संलग्न करने का कोई मतलब नहीं है।
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जब संदेह हो, तो अपनी फ़ाइल को एक पीडीएफ के रूप में संलग्न करें ताकि आप किसी भी संगतता मुद्दों में न चलें।
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यदि आपको एक बड़ा अनुलग्नक भेजने की आवश्यकता है, तो सुनिश्चित करें कि आप पहले "ज़िप" करें या इसे संपीड़ित करें।
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अपने ईमेल की बॉडी को ड्राफ्ट करने से पहले अपनी फाइल अटैच करने की आदत डालें। इस तरह, आप भयभीत से बच सकते हैं, "क्षमा करें, मैं अनुलग्नक भूल गया!" अनुवर्ती संदेश।
यदि आप अपनी आँखें घुमा रहे हैं और दावा कर रहे हैं कि आपने इन सभी को पहले सुना है, तो मैं आपको दोष नहीं देता। लेकिन, संभावना है, आप अभी भी इन बार-बार दोहराया शिष्टाचार नियमों का पालन करने में विफल रहते हैं।
इसलिए, ऑटोपायलट से बाहर निकलने के लिए अपने अनुकूल अनुस्मारक पर विचार करें और अपने संदेशों पर ध्यान दें। आपके सहकर्मी आपको धन्यवाद देंगे।
क्या आपके पास सूची में जोड़ने के लिए कोई अन्य नियम या पालतू पशु हैं? मुझे ट्विटर पर बताएं!
