आपने अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट में बहुत काम किया है, इसे फिसलने दें क्योंकि आप सेव बटन को हिट करना भूल गए हैं। अगली बार जब आपको उस महत्वपूर्ण फ़ाइल की आवश्यकता होती है तो अपने काम को सुरक्षित रखने और सहेजने के लिए इन युक्तियों का उपयोग करें। या, यदि आपको अपना काम साझा करने की ज़रूरत है, तो पीडीएफ सेव फंक्शन के साथ आसानी से ऐसा करने का तरीका जानें।
Excel सहेजें शॉर्टकट कुंजी का उपयोग करें
के तहत स्थित सहेजें विकल्प का उपयोग कर कार्यपुस्तिका फ़ाइलों को सहेजने के अलावा फ़ाइल मेनू या आइकन पर सहेजें कुइक एक्सेस टूलबार, एक्सेल के पास कीबोर्ड पर शॉर्टकट कुंजियों का उपयोग करके सहेजने का विकल्प है। इस शॉर्टकट के लिए मुख्य संयोजन है:
Ctrl + एस
अगर फ़ाइल पहले सहेजी गई है, तो सहेजने के दौरान माउस पॉइंटर एक घंटे का चश्मा आइकन में बदल जाएगा। अन्यथा, अगर पहली बार कार्यपुस्तिका को सहेजा जा रहा है, तो के रूप रक्षित करें संवाद बॉक्स खुल जाएगा।
पहली बार बचाओ
जब पहली बार फ़ाइल सहेजी जाती है, तो जानकारी के दो टुकड़े निर्दिष्ट किए जाने चाहिए के रूप रक्षित करें संवाद बॉक्स, जिसमें फ़ाइल के नाम और स्थान कहां से सहेजा जाएगा।
फ़ाइल नामों में रिक्त स्थान सहित 255 वर्ण हो सकते हैं।
अक्सर बचाओ
उपयोग करने के बाद से Ctrl + एस शॉर्टकट डेटा को सहेजने का इतना आसान तरीका है, कंप्यूटर क्रैश होने की स्थिति में डेटा के नुकसान से बचने के लिए - कम से कम हर पांच मिनट - अक्सर सहेजना एक अच्छा विचार है।
स्थान सहेजें पिनिंग
एक्सेल 2013 के बाद से, अक्सर इस्तेमाल किए गए सहेजे गए स्थानों को पिन करना संभव हो गया हैके रूप रक्षित करें . ऐसा करने से हालिया फ़ोल्डर्स सूची के शीर्ष पर स्थान आसानी से सुलभ रहता है। पिन किए जा सकने वाले स्थानों की संख्या की कोई सीमा नहीं है। एक सेव स्थान पिन करने के लिए:
- पर क्लिक करेंफ़ाइल> के रूप रक्षित करें।
- मेंके रूप रक्षित करें विंडो, माउस पॉइंटर को वांछित स्थान पर रखेंहाल के फ़ोल्डर्स - स्क्रीन के बहुत दूर दाईं ओर, उस स्थान के लिए पुश पिन की एक छोटी क्षैतिज छवि दिखाई देती है।
- पर क्लिक करेंपिनउस स्थान के लिए। छवि पुश पिन-ड्रॉप-डाउन की ऊर्ध्वाधर छवि के उसमें बदलती है जो इंगित करती है कि स्थान अब शीर्ष के शीर्ष पर पिन किया गया है हाल के फ़ोल्डर्स सूची।
- किसी स्थान को अनपिन करने के लिए, पर क्लिक करेंऊर्ध्वाधर पुश पिन छविफिर इसे एक क्षैतिज पिन में बदलने के लिए।
एक्सेल वर्कशीट को पीडीएफ फाइलों के रूप में सहेजें
एक्सेल 2010 में पहली बार पेश की गई सुविधाओं में से एक एक्सेल स्प्रेडशीट फ़ाइलों को कनवर्ट या सहेजने की क्षमता थी पीडीएफ प्रारूप। एक पीडीएफ फाइल (पोर्टेबल डॉक्यूमेंट फॉर्मेट) दूसरों को मूल प्रोग्राम की आवश्यकता के बिना दस्तावेज़ देखने की अनुमति देती है, जैसे एक्सेल, उनके कंप्यूटर पर स्थापित।
इसके बजाए, उपयोगकर्ता एक मुफ्त पीडीएफ रीडर प्रोग्राम जैसे एडोब एक्रोबैट रीडर के साथ फ़ाइल खोल सकते हैं। एक पीडीएफ फ़ाइल आपको दूसरों को इसे बदलने की क्षमता के बिना स्प्रेडशीट डेटा देखने की अनुमति देती है।
पीडीएफ प्रारूप में सक्रिय वर्कशीट को सहेजना
पीडीएफ प्रारूप में फ़ाइल को सहेजते समय, डिफ़ॉल्ट रूप से केवल वर्तमान, या सक्रिय वर्कशीट - यह स्क्रीन पर वर्कशीट है - सहेजा गया है। एक्सेल का उपयोग कर पीडीएफ प्रारूप में एक्सेल वर्कशीट को सहेजने के लिए कदमके रूप रक्षित करें फ़ाइल प्रकार विकल्प हैं:
- पर क्लिक करेंफ़ाइलका टैबफीता उपलब्ध मेनू विकल्प देखने के लिए।
- पर क्लिक करें के रूप रक्षित करें संवाद के रूप में सहेजें खोलने के लिए विकल्प।
- एक स्थान चुनें के तहत फ़ाइल को सहेजने के लिएसेव इन लाइन।
- के तहत फ़ाइल के लिए एक नाम टाइप करेंफ़ाइल का नामनीचे लाइन।
- के अंत में नीचे तीर पर क्लिक करेंटाइप के रुप में सहेजें लाइन।
- खोजने और क्लिक करने के लिए सूची के माध्यम से स्क्रॉल करें पीडीएफ (* .पीडीएफ)इसे में दिखाने के लिए विकल्पटाइप के रुप में सहेजें संवाद बॉक्स की रेखा।
- क्लिक करेंबचानाफ़ाइल को पीडीएफ प्रारूप में सहेजने और संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए।
पीडीएफ प्रारूप में एक संपूर्ण कार्यपुस्तिका सहेजें
जैसा कि बताया गया है, डिफ़ॉल्टके रूप रक्षित करें विकल्प केवल पीडीएफ प्रारूप में वर्तमान वर्कशीट बचाता है। अपनी संपूर्ण कार्यपुस्तिका को पीडीएफ फ़ाइल के रूप में सहेजने के लिए इन चरणों का पालन करें:
- को खोलो के रूप रक्षित करें संवाद बॉक्स।
- खुला अधिक विकल्प।
- पर क्लिक करेंपीडीएफ (* .पीडीएफ) विकल्प बॉक्स को डायलॉग बॉक्स के प्रकार के रूप में सहेजें बटन में दिखाने के विकल्प।
- खोलने के लिए बटन पर क्लिक करेंविकल्पसंवाद बॉक्स।
- चुनते हैं संपूर्ण कार्यपुस्तिकाप्रकाशित करें में कौन सा खंड।
- क्लिक करेंठीकवापस लौटने के लिएके रूप रक्षित करें संवाद बॉक्स।
- क्लिक करेंबचानापीडीएफ प्रारूप में अपनी कार्यपुस्तिकाओं को सहेजने और संवाद बॉक्स को बंद करने के लिए।
विकल्प के रूप में सहेजें बटन के रूप में फ़ाइल प्रकार को पीडीएफ (* .pdf) में बदलने के बाद विकल्प बटन केवल दिखाई देता है। यह आपको पीडीएफ प्रारूप में कौन सी जानकारी और डेटा सहेजा जाता है, इस बारे में कई विकल्प देता है।
OneDrive के लिए ऑटोसेव
यदि आप उपयोग कर रहे हैं माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 365, जब भी आप कंपनी के OneDrive क्लाउड स्टोरेज को अपने सेव स्थान के रूप में चुनते हैं तो एक्सेल स्वचालित रूप से आपके काम को स्वत: सहेज लेगा। नई सुविधा आपके दस्तावेज़ को हर कुछ सेकेंड बचाती है, जिससे आप लगातार बटन या किसी भी संबंधित शॉर्टकट कुंजियों को हिट करने की आवश्यकता को समाप्त कर देते हैं - यह काम करने के बारे में चिंता करने के लिए एक कम पहलू है।
ऑटोसेव फ़ंक्शन को काम करने के लिए, आपको अपने दस्तावेज़ों को अपने OneDrive फ़ोल्डर में किसी स्थान पर सहेजना होगा। ऑटोसेव फ़ंक्शन आपके पीसी या मैक पर किसी भी अन्य स्थान के साथ काम नहीं करता है।
अगर आपके पास Office 365 है और आपकी फ़ाइलों को OneDrive में सहेज रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि स्वत: सहेजना एक्सेल स्क्रीन के ऊपरी-बाएं कोने में टॉगल स्विच की जांच करके फ़ंक्शन सक्षम किया गया है। सक्षम होने पर, स्विच कहेंगे पर। सुविधा को बंद करने और मैन्युअल रूप से अपना काम सहेजने के लिए, इसे बदलने के लिए स्विच पर क्लिक करें बंद.
