जो भी कारण हो, आप अपने काम पर पीछे हैं। आपकी टू-डू सूची नियंत्रण से बाहर है, आप समय-सीमा को याद कर रहे हैं, और आपका इनबॉक्स उन सहकर्मियों के ईमेल से भरा हुआ है, जिन चीज़ों के लिए आपने उन्हें हफ्तों पहले वादा किया था।
जब चीजें वास्तव में गंभीर होती हैं, तो एक त्वरित फ़िक्स या नया टू-डू सूची ऐप स्थिति को ठीक करने वाला नहीं होता है। फिर से नियंत्रण करने के लिए, एक कदम वापस लेने का समय है, स्थिति का आकलन करें, और अपनी प्लेट को खाली करने के लिए कुछ और रणनीतिक चालें बनाएं।
सबसे पहले, आपको वह बनाने की ज़रूरत है जिसे मैं "किचन सिंक लिस्ट" कहता हूं। अपने समय पर अपने साथ होने वाली मीटिंग के लिए समय निकाल दें (मैं एक आउट-ऑफ-ऑफिस नाश्ते की सलाह देता हूं)। फिर, उस बैठक में, अभी आपके पास जो कुछ भी चल रहा है, उसे बिल्कुल लिखें। काम के प्रमुख समूहों (जैसे, क्लाइंट कम्युनिकेशंस, इंटरनल रिपोर्टिंग, हायरिंग) की पहचान करके शुरू करें, जिससे सभी विविध वस्तुओं के लिए एक "अन्य" बाल्टी जोड़ना सुनिश्चित हो जो अनिवार्य रूप से पॉप अप हो। फिर, वह सब कुछ लिखें जो आपको कागज पर करने की आवश्यकता है। सूची बनाने के लिए कोई भी वस्तु बहुत छोटी या बहुत कम नहीं है। स्थिति की गंभीरता को निर्धारित करने के लिए आपको जो कुछ भी करने की आवश्यकता है, उसकी वास्तविकता का सामना करना महत्वपूर्ण है - और आपको जिस रणनीति को लागू करने की आवश्यकता है, वह कितना चरम है।
आमतौर पर, एक रसोई सिंक सूची करने के बाद, आप अपने आप को दो शिविरों में पाएंगे। पहला शिविर है यदि आप सब कुछ देखते हैं और यह बहुत कुछ महसूस करता है, लेकिन थोड़े परिप्रेक्ष्य के साथ, कुछ चीजें पुनर्गठित होती हैं, और कुछ हफ़्ते का जानवर मोड में होता है। यह सिर्फ कुछ हफ्तों में व्यस्त हो जाएगा।
लेकिन, यदि आप अपने किचन सिंक सूची को देखते हैं और जानते हैं कि यह सब करना असंभव है, तो आप कैम्प टू में हैं। किसी भी तरह, आप जितना चबा सकते हैं उससे अधिक काट लिया है, और आप पूरी तरह से अभिभूत और निराश हैं। खैर, मैं यहां आपको बता रहा हूं कि उस वास्तविकता का सामना करने और कुछ बदलाव करने का समय आ गया है।
अपने frazzled स्वयं पर आसान बनाने के लिए, यहां सात रणनीतियाँ हैं जो आपके काम के जीवन को नियंत्रण में लाने में मदद कर सकती हैं:
1. प्रून द ट्री
अपनी रसोई की सिंक सूची के कार्यों को देखें और निर्णय लें कि किन लोगों को पूरी तरह से बंद किया जा सकता है। मुझे पता है, यह डरावना लगता है - और भी असंभव। लेकिन मैं शर्त लगाने को तैयार हूं कि कुछ चीजें हैं जिन्हें वास्तव में अभी करने की जरूरत नहीं है (कम से कम आपके द्वारा नहीं)। कुछ भी गैर-महत्वपूर्ण को कुल्हाड़ी मिलनी चाहिए।
2. 80/20 नियम का उपयोग करके आउटपुट को सरल बनाएं।
क्या कोई कार्य या परियोजनाएं हैं, जहां 20% प्रयास 80% प्रभाव पैदा करेंगे? उदाहरण के लिए, आपका बॉस एक नए उत्पाद के लिए एक प्रतिस्पर्धी विश्लेषण चाहता है जिसे वह लॉन्च करने की सोच रहा है। प्रतिस्पर्धी परिदृश्य पर एक उपन्यास सौंपने से पहले, प्रत्येक गंभीर प्रतियोगी का एक पृष्ठ उस निर्णय को बनाने में मदद करने के लिए पर्याप्त होगा? या, यदि आप बिक्री के प्रतिनिधि के रूप में लाते हैं, तो राजस्व का अधिकांश हिस्सा बड़े सौदों से आता है, लेकिन आप अपना आधा समय छोटे सौदों पर खर्च करते हैं जो सुई को मुश्किल से स्थानांतरित करते हैं, क्या आप अपना समय और ध्यान बड़े सौदों के बजाय स्थानांतरित कर सकते हैं? हाँ? उन कार्यों या परियोजनाओं के साथ जाओ।
3. स्वचालित या आउटसोर्स
उत्पादकता विशेषज्ञ स्टेब रॉबिंस ने 30/3 नियम पर एक महान कृति लिखी। यह बताता है कि दिन में 30 मिनट के लिए कुछ ऐसा होता है जो साल में तीन सप्ताह तक जुड़ जाता है। पूरे तीन हफ्ते! शेड्यूलिंग को तेज करने के लिए यह देखकर कि क्या कोई छोटा काम है या नहीं, आप थर्ड-पार्टी टूल्स का उपयोग कर सकते हैं या आउटसोर्स कर सकते हैं।
4. मदद के लिए पूछें
अपने बॉस, सहकर्मियों, कर्मचारियों, यहां तक कि अन्य विभागों से बात करें कि क्या कोई काम करने में मदद कर सकता है। कौन जानता है कि - शायद आपका इंटर्न पावरपॉइंट में अपने पैरों को गीला करने के लिए मर रहा है, या शायद डेन से सेल्स में एक एक्सेल मॉडल है जिसे आप आसानी से अपने बजट का अनुमान लगाने के लिए अनुकूलित कर सकते हैं। उन क्षेत्रों को देखें जहां सबसे स्पष्ट हाथ से काम करने के लिए सहयोगियों के काम के साथ कुछ ओवरलैप है। (अगर आपको उस बातचीत को शुरू करने में मदद की ज़रूरत हो तो इन प्रतिनिधि सुझावों की जाँच करें।)
5. सीक्वेंसिंग शुरू करें
यदि आपकी सूची में शेष सब कुछ होने की जरूरत है और आपको कोई मदद नहीं मिलने वाली है, तो यह होना ही है - बस एक बार में ही नहीं। यह निर्धारित करने के लिए अपनी समय सीमा देखें कि कौन-सी वस्तुएँ वास्तव में अत्यावश्यक हैं और कौन-सी समय-सारिणी को वापस धकेला जा सकता है। आपका प्रबंधक प्राथमिकता और अनुक्रमण के साथ आपकी सहायता कर सकता है और करना चाहिए।
6. हां पर एक अधिस्थगन पारित करें
यह रणनीति आपकी मौजूदा समस्या से निपटने में मदद नहीं करती है, लेकिन इसे नियंत्रण में रखना महत्वपूर्ण है। जब तक चीजें फिर से नियंत्रण में नहीं होती हैं, तब तक आपको "नहीं!" के राजा या रानी होने की आवश्यकता है, जब तक आप खुद को इस गड़बड़ से बाहर नहीं निकाल लेते, तब तक अतिरिक्त परियोजनाओं पर न जाएं।
7. एक सुझाव दें
यदि आपने उपरोक्त सभी की कोशिश की है और अभी भी अपने आप को इन-डॉस में तैरते हुए पाते हैं, तो यह समय हो सकता है कि आप अपनी टीम में किसी को जोड़ने का अनुरोध करें। अपनी कंपनी की संस्कृति और बजट के आधार पर, कम-लागत विकल्प के रूप में अंशकालिक, आंतरिक या अस्थायी मदद पर विचार करें।
और अगर बाकी सभी विफल हो जाते हैं, तो टू-डू लिस्ट दिवालियापन घोषित करें और बाली चले जाएं। केवल मजाक कर रहे हैं, आप असफल नहीं होंगे। जब तक आप यह सब समझ नहीं लेते, तब तक आप सामान्य से थोड़ा अधिक तनाव में रहेंगे। लेकिन मैं वादा करता हूँ, आप वहाँ पहुँचेंगे।
