उत्पादक बैठकें कैसे होती हैं - म्यूज

चाहे आप एक छोटे स्टार्टअप के लिए काम करते हैं, एक विशाल निगम, या बीच में कुछ भी, अच्छा संचार और नियमित जानकारी साझा करना सफलता के लिए महत्वपूर्ण हैं। व्यवसाय जितना पुराना है, बैठकें उतने ही मूल्यवान तरीके से की जाती हैं कि यह सुनिश्चित हो सके कि हर कोई उसी उत्तर सितारा की ओर मेहनत कर रहा हो।

और फिर भी, हम में से ज्यादातर उनसे नफरत करते हैं। जैसा कि आप जानते हैं कि सभी बहुत अच्छी तरह से जानते हैं, बैठकें अक्सर काउंटर-उत्पादक होती हैं और वे जितना समय लेती हैं उससे अधिक समय लेती हैं। कमरे से बाहर निकलने से बहुत बुरा नहीं है, यह सोचकर कि आप सिर्फ एक घंटे का समय बिता रहे हैं, खासकर जाम से भरे दिन में।

लेकिन क्या उन्हें ऐसा होना चाहिए? नहीं। किसी भी मीटिंग को, जिसे आप शेड्यूल या अटेंड करते हैं, को बनाने के लिए, आपको बस सचेत रूप से सबसे अधिक परेशानी से बचने के लिए समय व्यतीत करना होगा। कुछ मदद की जरूरत है? हमने छोटी और अधिक उत्पादक बैठकों के लिए आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली तरकीबों की एक सूची तैयार की है जो हर किसी के समय का उत्कृष्ट उपयोग होने की अधिक संभावना है।

1. तकनीकी समस्याएँ दूर करें

तकनीकी ग्लिट्स पर खर्च किए गए सेकंड जल्दी से मिनटों में रूपांतरित हो सकते हैं या खराब हो सकते हैं, एक बैठक का आधा हिस्सा ले सकते हैं। यह विशेष रूप से सामान्य है जब यह उन लोगों के साथ संवाद करने की बात आती है जो शारीरिक रूप से मौजूद नहीं हैं। चूँकि आप चाहते हैं कि कोई भी चीज़ आपके आस-पास बैठे और आपके लैपटॉप को प्रोजेक्टर तक पहुंचाने या 10 मिनट सुनने के लिए "क्या अब आप मुझे सुन सकते हैं?" दूर से किसी से जुड़ने के लिए, अपने आप को बनाने के लिए सही उपकरण से लैस करें? सब कुछ आसानी से चलता है।

ऑन-साइट सभी के लिए स्क्रीन साझाकरण और प्रक्षेपण तकनीक के अलावा, विश्वसनीय सॉफ्टवेयर जो आपको दूरस्थ टीम के साथियों से जोड़ता है, आवश्यक है। स्काइप मीटिंग का मुफ्त संस्करण एक महान समाधान है, क्योंकि कोई भी किसी भी डिवाइस से अनुकूलित (और आसानी से याद रखने वाला) URL के साथ जुड़ सकता है-बिना किसी खाते के साइन अप करने या संख्याओं में डायल खोदने के लिए समय बिताने के बिना।

2. प्लान शॉर्टर मीटिंग्स

पारंपरिक घंटे-लंबी बैठक हमेशा की तरह लगने वाली चीज़ों के लिए थोड़ा दबाव डाल सकती है और चीजों को लपेटने के लिए दबाव डाल सकती है। इसलिए एक छोटी बैठक की योजना बनाना दक्षता के लिए चमत्कार कर सकता है - बस बर्बाद करने का कोई समय नहीं है!

एक बैठक की स्थापना करते समय, अपने आप को वास्तव में ईमानदार होने के लिए चुनौती दें कि आपको कितना समय लगेगा - और शायद आपको अपनी ज़रूरत से थोड़ा कम समय निर्धारित करने के लिए। याद रखें कि बैठक की लंबाई हमेशा 30-मिनट की वेतन वृद्धि में नहीं होती है और सिर्फ पांच या 10 मिनट शेविंग करने से आपको हर एक को जोड़ने की आवश्यकता नहीं होती है।

प्रो टिप: अपने कंप्यूटर पर एक टाइमर सेट करने पर विचार करें, जिसे हर कोई मीटिंग के दौरान देख सकता है-समय को दूर टिकते हुए देखने से आपको ट्रैक पर रखने में मदद मिलेगी।

3. एक विशिष्ट एजेंडा सेट करें और इसे चिपका दें

एक एजेंडा बनाना एक दिनांकित अभ्यास की तरह लग सकता है, लेकिन यह वास्तव में बैठक को जल्दी से आगे बढ़ाने के लिए सबसे उपयोगी तरीकों में से एक है। इसके बारे में सोचो: यदि आप किसी अन्य संदर्भ के साथ "उत्पाद प्रसाद" पर चर्चा करने के लिए बस एक आमंत्रण के आसपास भेजते हैं, तो हर कोई बैठक में विभिन्न विचारों के साथ आ सकता है जो कवर होने जा रहे हैं, और आप एक ही पृष्ठ पर समय बर्बाद करेंगे।

इसके बजाय, समय से एक या दो दिन पहले एक एजेंडा भेजें और जितना संभव हो उतना विशिष्ट हो। प्रत्येक विषय पर चर्चा करने के लिए निम्न सरल प्रारूप को आज़माएं:

• विशिष्ट विषय
  • बैठक से पहले क्या तैयार किया जाना चाहिए
  • मीटिंग के दौरान क्या अपडेट दिए जाएंगे
  • बैठक के दौरान किन सवालों का जवाब दिया जाना चाहिए

प्रत्येक विषय के लिए समय की मात्रा निर्धारित करना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है - इससे आप इस बारे में ईमानदार रहेंगे कि बैठक में वास्तविक रूप से क्या फिट हो सकता है और आपको अगले एजेंडा आइटम के लिए समय आने पर लोगों को आगे बढ़ने के लिए स्वतंत्र लगाम दे सकता है।

4. दिखाओ, बताओ मत

एक तस्वीर 1, 000 शब्द कहती है- और यह बात सभाओं पर भी लागू होती है! छवियां, रेखांकन और चार्ट अक्सर आपको प्रत्येक बिंदु पर बोलने के बजाय स्पष्ट रूप से संवाद करने में मदद कर सकते हैं - हर समय को बचाने का उल्लेख नहीं करने के लिए।

इसलिए जब आप तैयारी कर रहे हों, तो उन दृश्यों के बारे में सोचें जो आपके विचारों को आसान बना सकते हैं। जब आप इसे लाइव प्रदर्शित कर सकते हैं तो किसी उत्पाद अपडेट को समझाने में समय क्यों व्यतीत करें? एक जटिल विचार को साझा करने के लिए शब्दों के साथ आने की कोशिश क्यों करें जब एक आरेख सेकंड में कर सकता है?

यदि आप अपने सभी सहयोगियों के साथ एक कमरे में हैं, तो व्हाईटबोर्ड का उपयोग करने और अपने कंप्यूटर को फ्लिप करने या अपने कंप्यूटर को फ्लिप करने से डरो मत। यदि आप दूरदराज के लोगों के साथ मिल रहे हैं तो यह मुश्किल हो सकता है, लेकिन मुफ्त स्काइप मीटिंग जैसे उत्पाद अक्सर बहुत सारे सहयोग उपकरण प्रदान करते हैं जो इसे स्क्रीन पर दृश्य विचारों और निष्कर्षों को साझा करने के लिए एक हवा बनाते हैं। उदाहरण के लिए, मुफ्त Skype मीटिंग्स के आसान PowerPoint अपलोडर (वर्चुअल लेजर पॉइंटर जैसे इंटरेक्टिव टूल के साथ) या स्क्रीन साझाकरण सुविधा आपको विज़ुअल्स के माध्यम से लोगों को आपके द्वारा पहले से तैयार किए गए विज़ुअलाइज़ेशन की सुविधा देती है, और वर्चुअल व्हाइटबोर्डिंग टूल आपके सहकर्मियों को वास्तविक समय में विचारों को स्केच करने देता है।

5. जानते हैं कि कैसे हर किसी को तौलना चाहिए

हां, एक बैठक सभी को सहयोग के बारे में होनी चाहिए, लेकिन जब हर कोई अपने टुकड़े को बोलने की कोशिश कर रहा है, तो बातचीत जल्दी से सभी के इरादे से लंबी हो सकती है। इसलिए, सभी के लिए रचनात्मक तरीके खोजने की कोशिश करें ताकि बिना समय गँवाए वज़न कम किया जा सके।

उदाहरण के लिए, चुनाव या हाथों का त्वरित प्रदर्शन बहुत अधिक राय लेने से बचने के लिए उपयोगी तरीके हैं या एक चर्चा जो जल्दी से एक-दूसरे से बात करते हुए हर किसी में बदल जाती है जब एक त्वरित सहमति प्राप्त करने की कोशिश करते हैं - समय की निराशाजनक बर्बादी। यदि आप एक वर्चुअल मीटिंग कर रहे हैं, तो आप एक एकीकृत IM सुविधा का उपयोग कर सकते हैं, जैसे एक Skype मीटिंग का मुफ्त उत्पाद ऑफ़र लोगों को अंत में उत्तर देने के लिए प्रश्न प्रस्तुत करता है, या लोगों को गैर-ज़रूरी विचारों को आवाज़ देने की अनुमति देता है। बैठक के बाद।

6. कट आउट मीटिंग आपको वास्तव में जाने की आवश्यकता नहीं है

हालाँकि ऐसा लग सकता है कि आपको हर उस बैठक में भाग लेने की ज़रूरत है जिसे आप आमंत्रित कर रहे हैं, यह ठीक है कि आप अपने समय का एक अच्छा उपयोग नहीं करेंगे। यदि आप प्रस्तुत नहीं कर रहे हैं या यह आपके द्वारा काम कर रहे कुछ के साथ निकटता से संबंध नहीं रखता है, तो बाद में प्रमुख बिंदुओं पर पकड़ बनाना सबसे अच्छा हो सकता है।

याद रखें कि एक अच्छा कर्मचारी और मजबूत टीममेट जानता है कि कैसे प्राथमिकता और उत्पादक होना चाहिए। आपके निर्णय और आउटपुट सभी को प्रभावित करते हैं, इसलिए अपने आप को याद दिलाएं कि आप अपने समय का किस तरह उपयोग करते हैं, इसका आपकी टीम पर भी प्रभाव पड़ता है।

निश्चित रूप से नहीं कि शालीनता से कैसे चुना जाए? आयोजक से सीधे बात करें कि आप उसे बताएं कि जब आप में लूप होने की सराहना करते हैं, तो आप जो कुछ भी काम कर रहे हैं, उसके साथ एक शानदार खांचे में हैं और बाद में पकड़ना पसंद करेंगे। यदि आयोजक आपका बॉस है, तो अपनी प्रगति के बारे में एक नोट शामिल करना सुनिश्चित करें और कुछ के साथ आगे बढ़ने की आपकी विशिष्ट योजना, "मैं आज की चर्चा से उत्साहित हूं, लेकिन अभी भी प्रोजेक्ट ब्लू के लिए संख्या खींच रहा हूं। क्या आप बुरा मानेंगे अगर मैंने अपना सिर नीचे रखा और बाद में नोटों पर पकड़ लिया? "

बैठकें वास्तव में आपके दिन में बिताए गए कुछ सबसे अच्छे समय हो सकती हैं, जब तक कि वे सोच-समझकर योजनाबद्ध और उत्कृष्ट रूप से चलती हैं। ये ट्रिक्स आपको वहां पहुंचने में मदद करनी चाहिए!