कोई भी जो सप्ताह में सैकड़ों ईमेल भेजता है और प्राप्त करता है वह प्रतिक्रियाओं और आगेों में स्पष्टता के मूल्य को समझता है। लंबे ईमेल थ्रेड जिनमें प्रत्येक प्रतिक्रिया पिछले या मूल संदेश की संपूर्णता को उद्धृत करती है, का पालन करना मुश्किल होता है, लेकिन एक ईमेल जो पिछले संदेश को संदर्भित करता है, उसके बारे में कोई संकेत नहीं है, क्योंकि यह प्रेषक के मूल बिंदु को याद रखने की कोशिश करते समय आपके समय को बर्बाद कर देता है । जब आप किसी ईमेल संदेश का जवाब देते हैं, तो आपको प्राप्त संदेश से उद्धरण देना चाहिए, लेकिन संदर्भ स्थापित करने के लिए जितना आवश्यक हो।
अपने उत्तर में एक ईमेल उद्धरण कैसे करें
आपके ईमेल प्रदाता या ऐप के आधार पर, आप उस ईमेल के उस हिस्से को हाइलाइट करने में सक्षम हो सकते हैं, जिसे आप क्लिक करना चाहते हैं या क्लिक करने से पहले उद्धरण देना चाहते हैं जवाब दे दो या आगे बटन। उत्तर ईमेल फ़ील्ड पहले से ही ईमेल के शरीर में स्थित हाइलाइट किए गए उद्धरण के साथ खुलता है। बस अपनी प्रतिक्रिया जोड़ें और इसे अपने रास्ते पर भेजें। मैकोज़ और आईओएस मेल इस तरह से काम करते हैं।
याहू सहित कुछ ईमेल कार्यक्रम! मेल और जीमेल, आपको अपने उत्तर में उद्धरण के लिए केवल एक भाग को हाइलाइट करने की अनुमति नहीं देता है। आपको ईमेल से टेक्स्ट की पूरी लंबाई उद्धृत करना होगा और उसके बाद उन हिस्सों को मैन्युअल रूप से हटा देना होगा जिन्हें आप अपने उत्तर से नहीं चाहते हैं।
कुछ मामलों में, आप उस ईमेल के उस हिस्से की प्रतिलिपि बना सकते हैं जिसे आप उद्धृत करना और चुनना चाहते हैं उद्धरण के रूप में पेस्ट करें या इसी के समान। लगभग सभी मामलों में, उद्धृत जानकारी को पहचानना आसान बनाने के लिए इंडेंट किया जाता है। कुछ ईमेल कार्यक्रमों में, उद्धृत सामग्री एक अलग रंग में दिखाई देती है।
अपने ईमेल में उद्धरण के साथ कैसे काम करें
ईमेल शिष्टाचार आमतौर पर एक संदेश के वर्गों के संबंध में एक निश्चित आदेश का पालन करता है। अभिवादन और एक प्रारंभिक टिप्पणी के साथ अपना ईमेल शुरू करें। अगला उद्धृत सामग्री आता है। फिर, उद्धरण के प्रति आपकी प्रतिक्रिया उस के नीचे दिखाई देती है।
यदि आप एक से अधिक बिंदुओं का जवाब दे रहे हैं, तो उद्धरण के एक हिस्से को एक पंक्ति पर पेस्ट करें और उसके बाद केवल निम्न पंक्ति पर उस भाग का जवाब दें। इसके बाद, उद्धृत ईमेल के दूसरे हिस्से को पेस्ट करें और निम्न पंक्ति पर उस भाग का जवाब दें। यदि आपके उत्तर या अग्रेषित करने के लिए आपके पास अधिक उद्धरण और टिप्पणियां हैं, तो इस पैटर्न को दोहराएं। यह बातचीत के प्राकृतिक प्रवाह की नकल करता है और ईमेल प्राप्तकर्ताओं के लिए थ्रेड को आसान बनाता है।
