हम में से अधिकांश, एक बिंदु या किसी अन्य पर, एक पल, एक दिन, या यहां तक कि समय की एक विस्तारित अवधि का अनुभव करते हैं जब हमें लगता था कि हम संवाद करने में फ्लैट-आउट भयानक थे। शायद किसी को आपके इरादे समझ में नहीं आए। या बातचीत से यह नहीं निकला कि आप कैसे चाहते हैं। या आपके द्वारा अनुरोधित परिणाम अपेक्षित रूप से नहीं आए।
आप कोशिश कर सकते हैं और उंगली को कुछ और इशारा कर सकते हैं, लेकिन अगर आपने विभिन्न लोगों के साथ संचार विफलताओं के एक सुसंगत पैटर्न पर ध्यान दिया है, तो संभावना है कि आप कुछ कर रहे हैं। (और यहां तक कि अगर आप खुद को व्यक्त करने में बहुत अच्छे हैं, तो आप हमेशा थोड़ा बेहतर हो सकते हैं।)
यहां पांच सामान्य त्रुटियां हैं और सभी तरीके जिन्हें आप आज ठीक करना शुरू कर सकते हैं:
1. ध्यान न दें
आप जानते हैं कि आप क्या चाहते हैं - और ईमानदार होना चाहते हैं, यह बातचीत का केवल आधा हिस्सा है जो आप वास्तव में केंद्रित हैं। नतीजतन, आप केवल आधे-अधूरे हैं कि आपके आस-पास के लोग क्या कह रहे हैं और आप बातचीत में प्रभावी रूप से शामिल नहीं हो रहे हैं।
समाधान
अन्य लोगों पर ध्यान देना और वास्तव में जो कुछ भी उन्हें कहना है उसे सुनना, आपसी समझ और संवादी प्रवाह को प्राप्त करने के लिए महत्वपूर्ण है। अब, लगे हुए दिखने के बारे में बहुत सारी सलाह दी जाती है, जैसे बार-बार आँख से संपर्क करना या समझौते में अपना सिर हिलाते रहना। लेकिन मेरी पसंदीदा टिप दिलचस्पी लेने के बारे में कम चिंता करने की है, और वास्तव में ट्यून की है। जैसा कि सेलेस्टे हेडली ने हाल ही में टेड की एक बातचीत में कहा, "यह जानने का कोई कारण नहीं है कि यदि आप वास्तव में ध्यान दे रहे हैं तो आपको कैसे ध्यान देना है। "
इसलिए, विकर्षणों को कम करें और अपने फोन को दूर रखें। दूसरे व्यक्ति की बात को एक वाक्यांश के साथ शांत करने की कोशिश करके अपने आप को परखें जैसे कि "अगर मैं समझ गया कि आप क्या कह रहे हैं …"
2. आप इस बिंदु पर मत जाओ
आप या तो किसी अप्रासंगिक के बारे में या उस पर ड्रोनिंग कर रहे हैं, या आप अन्यथा विवरण साझा कर रहे हैं जो आवश्यक नहीं हैं। परिणामस्वरूप, आपका अर्थ तिरछा हो जाता है और दूसरा व्यक्ति रुचि खो देता है।
समाधान
यथासंभव संक्षिप्त और संक्षिप्त रूप से संवाद करने का प्रयास करें। यह कई कारणों से प्रभावी है। सबसे पहले, यह आपको यह समझने के लिए मजबूर करता है कि आप वास्तव में क्या पाने की कोशिश कर रहे हैं: यदि आप अपने आप को किसी भी कमरे को बंद करने या बंद करने की अनुमति नहीं देते हैं, तो आप सबसे महत्वपूर्ण जानकारी से चिपके रहेंगे। दूसरा, यह गलत संचार की संभावना को कम करता है। यदि आप केवल दो वाक्य लिखते हैं, तो यदि आपने छह पैराग्राफ लिखे हैं, तो अपना अर्थ खोना बहुत कठिन है। तीसरा, यह दूसरे व्यक्ति के समय के लिए सम्मान दर्शाता है। अंत में, यह पारस्परिकता को प्रोत्साहित करता है। अधिक सुसाइड करने से, आप अपने संगठन या समूह के अन्य लोगों को भी इसी तरह संक्षिप्त रहने के लिए प्रोत्साहित करेंगे। इसलिए, चाहे आप एक ईमेल लिख रहे हों या भाषण देने की तैयारी कर रहे हों, अपने आप से पूछें कि क्या आप कोई अतिरिक्त फुल कटवा सकते हैं।
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3. आप टू-वे कम्युनिकेशन को प्रोत्साहित न करें
यदि आप एक बॉस हैं जो केवल आदेश देता है, या एक कर्मचारी जो कभी सवाल नहीं पूछता है, तो आप सार्थक संवाद पर दरवाजा बंद कर रहे हैं। अधिकांश काम के लिए एक विनिमय के कुछ रूप की आवश्यकता होती है, और आप अप्राप्य के रूप में नहीं देखा जाना चाहते हैं।
समाधान
मैं आपको सुझाव नहीं दे रहा हूं कि आप हर एक ईमेल का जवाब दें, या आपके द्वारा दिए गए प्रत्येक कार्य के लिए दो प्रश्न पूछना अनिवार्य है। इसके बजाय, लोगों से सवाल पूछने या अधिक जानकारी प्रदान करने में आपका स्वागत महसूस करने पर ध्यान केंद्रित करें। संकेत: इस व्यवहार को प्रोत्साहित करने का एक तरीका इसे मॉडल करना है। यदि आप पहला कदम उठाते हैं, तो अन्य लोग ऐसा करने में अधिक सहज महसूस करेंगे।
4. आप सही प्लेटफॉर्म का उपयोग न करें
एक संदेश प्राप्त करने के लिए दर्जनों अलग-अलग माध्यम हैं, और हम में से अधिकांश उन सभी का उपयोग दैनिक आधार पर करते हैं, चाहे वह हमारे दोस्तों, प्रियजनों, सहकर्मियों या परिचितों के साथ बातचीत में हो। और ज्यादातर लोगों की प्राथमिकता होती है ("मुझे ट्विटर नहीं मिलता है!" "मैं फोन नहीं करता, मैं केवल पाठ करता हूं।" "मैंने अपना व्यक्तिगत ईमेल कभी नहीं किया।")
समाधान
अपने व्यक्तिगत पसंदीदा को चुनने के बजाय, आपको हमेशा उस माध्यम को चुनने का प्रयास करना चाहिए जो स्थिति के लिए सबसे उपयुक्त हो। उदाहरण के लिए, अपने कर्मचारियों को एक नई नीति में बदलाव के बारे में बताने के लिए आपको इन-पर्सन मीटिंग की आवश्यकता नहीं हो सकती है जब कोई ईमेल पर्याप्त होगा। जब आप व्यावसायिक घंटों तक प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है, तो आप देर रात को अपने सहयोगियों को त्वरित संदेश भेज सकते हैं। इससे पहले कि आप ईमेल, फोन कॉल, इन-पर्सन मीटिंग्स, IM, ट्वीट्स या टेक्स्ट चुनें, विचार करें कि क्या आपके संचार का तरीका दूसरे व्यक्ति की प्रतिक्रिया को प्रभावित करेगा।
5. आप प्रतिक्रिया के लिए मत पूछो
कोई भी पूर्ण नहीं है। आप सभी "सर्वोत्तम अभ्यास" सलाह का पालन कर सकते हैं जो आप इंटरनेट पर पा सकते हैं, लेकिन सुधार के लिए हमेशा छोटे व्यक्तिगत क्षेत्र होंगे।
समाधान
फीडबैक के लिए अपने साथियों और वरिष्ठों से पूछने के लिए अपने रास्ते से बाहर जाएं (यह औपचारिक या अनौपचारिक हो सकता है जितना आप चाहें)। उदाहरण के लिए, आप एक वार्षिक प्रदर्शन समीक्षा के दौरान पॉइंटर्स के लिए पूछ सकते हैं, या आप अपने ग्राहकों को वार्तालाप में लापरवाही से शामिल कर सकते हैं और उनसे पूछ सकते हैं कि क्या ऐसा कुछ है जो आप साझेदारी को मजबूत बनाने के लिए कर सकते हैं या मापदंडों को अधिक स्पष्ट कर सकते हैं, या आप अपने सहयोगियों से भी पूछ सकते हैं। सीधे कैसे वे जानकारी प्राप्त करना पसंद करते हैं। आप कभी भी संपूर्ण नहीं होंगे, लेकिन बेहतर होने के लिए आप जो भी कदम उठाएंगे वह सही दिशा में एक कदम है।
जब आप इन रणनीतियों को लागू करना शुरू करते हैं, तो यदि आप तत्काल बदलाव नहीं देखते हैं, तो निराश न हों। किसी भी अन्य कौशल की तरह, संचार में सुधार देखने के लिए अभ्यास की आवश्यकता होती है; और जब आप सुधार करते हैं, तब भी परिवर्तन शुरू करने के लिए छोटे और सूक्ष्म होंगे। सुसंगत, मापित प्रयासों के बाद, आप अपने आप को बेहतर प्रथम छापें बनाकर महसूस करेंगे और महसूस करेंगे कि आप अपनी बात मनवाने में सक्षम हैं। केवल इतना ही नहीं, बल्कि आपके आस-पास के लोग भी नोटिस करेंगे, और वह आपकी सारी मेहनत को बेकार कर देगा।
