आपको एक कहानी सुनाता हूं: एक बार, एक कर्मचारी के पास काम के बाद एक बहुत महत्वपूर्ण तारीख थी। वे बस अपने मॉनीटर को बंद करने और अपने कोट पर लगाने के बारे में थे जब उनके सहकर्मी ने अपने समय के "दो सेकंड" के लिए पूछकर रोका। कर्मचारी ने कहा कि क्यों नहीं, वे दो सेकंड के लिए अतिरिक्त नहीं कर सकते। और वह "दो सेकंड" एक आधे घंटे की बैठक में बदल गया जिसमें कई कदम शामिल थे और कर्मचारी को देर से दिखाने के लिए अपनी तिथि के लिए माफी मांगते हुए छोड़ दिया।
ज़रूर, मैंने इस विशिष्ट कहानी को बनाया, लेकिन यह वास्तविकता से दूर नहीं है। वास्तव में, यह मेरे कार्यालय में और कार्यालय के बाहर भी हर समय होता है।
समस्या उस तरह से है जैसे हम समय के बारे में बात करते हैं। हमें लगता है कि हमारे अनुरोध छोटे, आसान हैं, या थोड़े प्रयास की आवश्यकता है, लेकिन क्योंकि हमें कभी विशिष्ट नहीं मिलता है कि हमें कुछ करने के लिए कितना समय चाहिए, सब कुछ आमतौर पर अपेक्षा से अधिक समय तक समाप्त होता है।
इसलिए, यदि आप समय पर काम छोड़ना शुरू करना चाहते हैं (और अपना शेड्यूल सामान्य रूप से बेहतर ढंग से प्रबंधित करना चाहते हैं) तो आपको लोगों को यह कहने से रोकने की जरूरत है कि आपके साथ निम्नलिखित बातें करें:
1. "मुझे दिन के अंत तक इसकी आवश्यकता है"
अपने कार्यालय के तीन लोगों से पूछें कि "दिन का अंत" उनके लिए क्या मायने रखता है। क्या उनके पास एक ही जवाब था?
मैंने अपने सहयोगियों के साथ ऐसा किया और निम्नलिखित तीन प्रतिक्रियाएँ मिलीं:
- शाम 5 बजे (काम छोड़ने के एक घंटे पहले)
- शाम 6 बजे (जब आप वास्तव में काम छोड़ देते हैं)
- 12 AM (जब दिन शारीरिक रूप से समाप्त होता है)
मुद्दा यह है, जब कोई आपको दिन के अंत तक उनसे कुछ पाने के लिए कहता है, तो इसका मतलब कुछ भी हो सकता है।
इसके साथ आगे की कार्यवाही करें
यह वह जगह है जहां एक सरल पेज एक ही स्टेटमेंट पर मिलता है जो चमत्कार कर सकता है: "मैं दिन के अंत को 5 बजे के रूप में परिभाषित करता हूं - क्या यह आपके लिए काम करता है?"
2. "क्या आप मुझे ASAP में ले सकते हैं?"
फिर से, ASAP का मतलब अलग-अलग लोगों के लिए अलग-अलग हो सकता है। इसका तात्पर्य तात्कालिकता है - और फिर भी, हम अक्सर इसका उपयोग करते हैं जब कुछ वास्तव में यह सब जरूरी नहीं है
इसके साथ आगे की कार्यवाही करें
उस व्यक्ति को याद दिलाएं कि आप केवल इस बात का उल्लेख करके आग के इंतजार में बेकार नहीं बैठे हैं कि यह आपकी प्राथमिकताओं में कैसे फिट बैठता है। यदि यह वास्तव में एक ASAP स्थिति है, तो विश्वास करें कि वे आपको बताएंगे।
कोशिश करें: “अपने कार्यक्रम के आधार पर, मैं इसे बुधवार सुबह 10 बजे तक प्राप्त कर सकता हूं। अगर आपको लगता है कि आपको जल्द ही इसकी आवश्यकता है, तो मैं ऐसा कर सकता हूं! लेकिन मुझे ऐसा करने के लिए अपनी प्राथमिकताओं को फिर से समायोजित करना होगा। ”
3. "यह केवल दो सेकंड ले जाएगा"
आइए इसका सामना करें: कुछ भी करने में दो सेकंड नहीं लगते हैं। यहां तक कि छींक से भी अधिक समय लगता है।
इसके साथ आगे की कार्यवाही करें
की तर्ज पर कुछ: ", तो अगर यह वास्तव में एक त्वरित बातचीत है, तो मैं इसे अभी कर सकता हूं - लेकिन यदि नहीं, तो क्या यह इंतजार कर सकता है?"
4. "आपके लिए त्वरित प्रश्न …"
यदि आप ऊपर मेरी कहानी पढ़ते हैं, तो आप जानते हैं कि त्वरित प्रश्न शायद ही कभी जल्दी होते हैं।
इसके साथ आगे की कार्यवाही करें
ऊपर जैसा ही है, उनसे पूछें कि उनके प्रश्न को कवर करने में कितना समय लग सकता है।
5. "मैं पाँच मिनट देरी से चल रहा हूँ, क्षमा करें"
संभावना है कि यह व्यक्ति ठीक पांच मिनट में नहीं पहुंचेगा।
इसके साथ आगे की कार्यवाही करें
समझ लें कि वे कहाँ हैं और यदि वे प्रतीक्षा करने के लायक हैं: "हम इस बैठक को 4 बजे समाप्त करना चाहते हैं - आप वर्तमान में कहां हैं, और क्या हमें आपके बिना शुरू करना चाहिए और आपको बाद में पकड़ना चाहिए?"
यह दोनों तरह से भी जाता है। यदि आप इस भाषा का उपयोग करके खुद को पकड़ते हैं, तो अपने आप को स्पष्ट करने के लिए मजबूर करें। क्योंकि हम जितना अधिक यथार्थवादी रूप में समय के बारे में बात करना शुरू करते हैं, उतना ही बेहतर होगा कि हम एक-दूसरे की अपेक्षाओं को प्रबंधित करने के लिए मिलकर काम कर सकें।
