ईमेल शिष्टाचार मुश्किल है। यदि आप परेशान हो रहे हैं तो आपको कैसे पता चलेगा? क्या उस अंतिम विस्मयादिबोधक चिह्न ने आपको उत्साही उत्साही से ध्वनिहीन करने के लिए जाना था? क्या आपका संदेश बेमानी है? यदि आप इसे शाम 5 बजे के बाद भेजते हैं तो क्या इसे खोला जा रहा है?
लेकिन, इससे पहले कि आप बहस करने में समय व्यतीत करें कि क्या इमोटिकॉन को शामिल करना है या किसी संदेश को भेजने के लिए दिन के सबसे अच्छे और बुरे समय पर शोध करना है, पता है कि कुछ और है जो आपके ईमेल को पूरी तरह से कम कर सकता है: आपके शब्द। (अंधेरा अंधेरा अंधेरा।)
यहाँ पाँच शब्द दिए गए हैं जो आपको कम आत्मविश्वासी और अधिक अनिश्चित महसूस कराते हैं। तो, अपने आप को एक एहसान करो और उन्हें छोड़ दो।
1. बस
फूड52 के सह-संस्थापक अमांडा हेसर और मेरिल स्टब्स ने एक बार टिप्पणी की थी कि आपके ईमेल में "बस" जोड़ने से आप कम आत्मविश्वास महसूस करते हैं। मेरे द्वारा भेजे गए पिछले ईमेल पर नज़र डालने के बाद, मुझे वास्तव में सहमत होना होगा।
"बस चेक इन" या "बस एक सवाल पूछना चाहता था" जैसी बातें कहना, आपके अनुरोध को कम करता है। आप सिर्फ चेक इन नहीं कर रहे हैं; आप एक महत्वपूर्ण व्यक्ति हैं जो यह जानना चाहते हैं कि क्या हो रहा है! अतिरिक्त शब्द ड्रॉप करें, और बॉस की तरह जांचें।
2. उम्मीद है
"उम्मीद है" एक और शब्द है जो मुझे महसूस नहीं हुआ कि किसी ईमेल की प्रभावशीलता में बहुत बाधा आ सकती है जब तक कि कोई स्पष्ट रूप से मुझे नहीं बताता। एक बार एक संरक्षक ने मुझसे कहा, "आपको किसी भी चीज़ के लिए उम्मीद नहीं करनी चाहिए।" "लोगों को बस काम करने की ज़रूरत है।"
इसे इस तरह से सोचें: यदि आप किसी से कह रहे हैं कि आप उम्मीद से तय समयसीमा में कुछ करेंगे या उम्मीद है कि चीजें काम करेंगी, तो आप अवचेतन रूप से दिखा रहे हैं कि आपका किसी स्थिति पर नियंत्रण नहीं है। या इससे भी बदतर, कि आप अविश्वसनीय हैं।
3. वास्तव में
"वास्तव में" धीरे-धीरे नए "सचमुच" या "मूल रूप से" ईमेल में होते जा रहे हैं, जहां लोग इसे फेंक देते हैं, जहां यह शैलीगत रूप से समझ में नहीं आता है। मुझे एहसास नहीं हुआ कि जब तक मुझे एक प्रचारक से पांच-वाक्य वाले ईमेल में तीन बार शब्द का इस्तेमाल किया गया था, जिसमें से एक "घृणास्पद वाक्यांश" लेकिन वास्तव में ") था, और सभी तीन बार पूरी तरह से अनावश्यक थे, तब तक यह समस्या नहीं थी। ! कहने की जरूरत नहीं है, मुझे वास्तव में पता नहीं है कि वह क्या बढ़ावा देने की कोशिश कर रही थी क्योंकि मैं इतना विचलित हो गया था।
4. तरह का
यह एक बहुत सीधा है: ईमेल में "तरह के" (या "प्रकार") का उपयोग करना अस्पष्ट या अस्पष्ट के रूप में आता है, जैसे कि आप पूरी तरह से प्रतिबद्ध नहीं हैं या पता नहीं क्या चल रहा है। और अगर वास्तव में ऐसा है तो? ईमेल शुरू करने से पहले स्थिति को स्पष्ट करें।
5. क्षमा करें
जब मैंने कई पेशेवर संपर्कों और सहकर्मियों से पूछा कि कौन सा शब्द उन्हें ईमेल में सबसे अनावश्यक लगता है, तो उनमें से लगभग सभी ने "क्षमा करें" की ओर इशारा किया, यह बताते हुए कि 99% समय, कोई माफी आवश्यक नहीं है। (सोचो, "क्षमा करें, मैं सोमवार नहीं कर सकता- मंगलवार का काम करता है?") और ईमानदारी से, अगर आपने वास्तव में कुछ गलत किया है, तो आपको फोन उठा लेना चाहिए और खेद व्यक्त करना चाहिए जैसे आप इसका अर्थ करते हैं।
आप ईमेल शिष्टाचार के हर टुकड़े को नाखून देने में सक्षम नहीं हो सकते हैं (बहुत सारे माना जाता है "नियम"!), लेकिन कुछ अनावश्यक शब्दों से छुटकारा पाकर, आप तुरंत अपने संदेशों को और अधिक पॉलिश, सरल और आत्मविश्वास से ध्वनि करेंगे। यह सब आप वास्तव में पूछ सकते हैं, है ना?
