मुझे लेखन पसंद है, और मुझे इसके साथ आने वाले सभी "नियमों" से प्यार है। और जब मुझे लगता है कि मेरे ट्वीट और फेसबुक पोस्ट को कॉपी करने से पहले मैं उन्हें दुनिया के साथ साझा करता हूं तो ज्यादातर लोगों के लिए थोड़ा बहुत है, मुझे लगता है कि कुछ लेखन नियम हैं जो हमें सभी का पालन करना चाहिए- विशेष रूप से काम पर।
लेकिन हममें से कई (खुद शामिल हैं) उन्हें रोजाना तोड़ते हैं, अक्सर इसे साकार किए बिना भी। और जब सही गद्य हर कार्यालय या उद्योग में अत्यधिक महत्व का नहीं हो सकता है, तो संभावना है कि कोई-कोई सहकर्मी, एक ग्राहक, या आपका बॉस-जो आपके लेखन को नोटिस कर रहा है और इससे भी बदतर, आपके व्यावसायिकता के निर्णय पर आधारित है ।
इसलिए, इससे पहले कि आप एक अन्य ईमेल का मसौदा तैयार करें, गलतियों को लिखने वाले सबसे सामान्य कार्यस्थल पर ध्यान दें, और उनसे बचने के लिए इस गाइड का पालन करें।
1. बहुत अधिक लेखन
उदाहरण: Thx उर प्रतिक्रिया के लिए, जो! कल f / u करेंगे।
मैं बहुत आकस्मिक वातावरण में काम करने के लिए पर्याप्त भाग्यशाली हूं - एक जहां हम (और कर सकते हैं) काम करने के लिए फ्लिप-फ्लॉप पहनते हैं और एक-दूसरे के चेहरे के फोटोशॉप्ड स्नैपशॉट्स को बड़े पैमाने पर ईमेल करते हैं।
लेकिन यह आकस्मिकता हर कार्यालय के लिए आदर्श नहीं है, जिसका अर्थ है कि आपके पेशेवर लेखन में तुच्छता से अधिक औपचारिक होना सबसे अच्छा है। जबकि इसका स्पष्ट अर्थ है कि संक्षिप्त और कठबोली को दरकिनार करते हुए, इसका अर्थ पूर्ण वाक्यों में लिखना, सही वर्तनी का उपयोग करना और उपनामों से बचना भी है। ऐसा समय आ सकता है जब आप अपने संदेश के प्राप्तकर्ता के साथ अधिक सहजता से बात करने के लिए पर्याप्त सहज हों, लेकिन व्यवसाय में, इसे खेद से सुरक्षित (और पेशेवर) खेलना हमेशा बेहतर होता है।
2. एक्टिव की जगह पैसिव वॉइस का इस्तेमाल करना
उदाहरण: संलग्न दस्तावेज टीम को प्राप्त हुआ।
आइए इसे पहले इस तरह से निकाल दें: निष्क्रिय आवाज - जब एक क्रिया का रिसीवर वाक्य का विषय होता है (इस मामले में, दस्तावेज़) - व्याकरणिक रूप से गलत नहीं है। लेकिन वाक्य जो कि निष्क्रिय हो जाते हैं अक्सर अजीब या अनावश्यक रूप से अस्पष्ट लगते हैं। सक्रिय आवाज़- जब कोई कार्रवाई करना वाक्य का विषय है - आमतौर पर अधिक प्रत्यक्ष और स्पष्ट होता है। यह अधिक आधिकारिक भी लगता है, और जो आपने किया है उसके लिए स्वामित्व या जिम्मेदारी दिखाने का एक बेहतर तरीका हो सकता है। ("मैंने ग्राहक को $ 5, 000 बचाया" आपकी उपलब्धि $ 5, 000 से बेहतर थी। ”
3. विस्मयादिबोधक बिंदुओं का उपयोग करना
उदाहरण: हाय बॉब! आशा करते है कि आपका सप्ताहांत अच्छा था! मैं Q1 रिपोर्ट का पालन करना चाहता हूं, और उम्मीद कर रहा था कि आप मुझे नवीनतम ड्राफ्ट भेजने में सक्षम हो सकते हैं - हालांकि कोई जल्दबाजी नहीं! :-)
मुझे निश्चित रूप से ऐसे कारण मिलते हैं कि लोग पेशेवर लेखन में विस्मयादिबोधक-खुश हो जाते हैं। स्वभाव के बहुत स्पष्ट प्रदर्शनों के लिए नहीं तो ईमेल के पीछे की टोन या भावना को गलत तरीके से समझना आसान हो सकता है, और लोग अक्सर यह दिखाने के प्रयास में अपने लेखन को विस्मयादिबोधक बिंदुओं के साथ काली मिर्च करते हैं कि वे अनुकूल हो रहे हैं। लेकिन सच्चाई यह है कि यह केवल पेशेवर नहीं है - और इससे भी बदतर, यह किशोर के रूप में सामने आ सकता है। (वही इमोटिकॉन्स के लिए चला जाता है - एक स्माइली चेहरा एक बुद्धिमान-लगने वाले तरीके से कभी भी आपकी बात को प्राप्त नहीं करेगा।)
याद रखें कि विस्मयादिबोधक बिंदु जोर दिखाने के लिए होते हैं, और वे अति प्रयोग होने पर अपना अर्थ खो देते हैं। उन्हें संयम से उपयोग करें, और, जब संदेह में, बिल्कुल नहीं।
4. अस्पष्ट विषय लाइनें लिखना
उदाहरण: विषय: मंगलवार; निकाय: मुझे अगले मंगलवार तक वितरित Q1 रिपोर्ट की आवश्यकता है।
आपके ईमेल का विषय शरीर में क्या है इसका त्वरित सारांश होना चाहिए। यह एक बहुत ही सरल अवधारणा है, जो आश्चर्यजनक रूप से, अभी भी बड़ी संख्या में कामकाजी दुनिया द्वारा समझ में नहीं आई है। लेकिन, जब हम में से अधिकांश एक दिन में 200 ईमेल प्राप्त करते हैं और अक्सर हमें जिन विषयों की तलाश होती है, उनके लिए एक जैम-पैक इनबॉक्स के माध्यम से स्कैन करने की आवश्यकता होती है, तो यह आपके विषय रेखाओं को अस्पष्ट छोड़ने के लिए विशेष रूप से infurating व्यवसाय लेखन गलती हो सकती है।
सभी व्यावसायिक संचार के साथ, आपका लक्ष्य जितनी जल्दी हो सके स्पष्टता प्रदान करना है - और ईमेल में, जो आपकी विषय पंक्ति से शुरू होता है। उपरोक्त उदाहरण में, "Q1 रिपोर्ट: ड्यू नेक्स्ट मंगलवार" बस, "मंगलवार" की तुलना में अधिक स्पष्ट होगा।
5. जारगॉन-हैप्पी होना
उदाहरण: क्या आप एफएस संख्या को खींच सकते हैं और जांच सकते हैं कि वे हमारी एसटीएच गणना के समानांतर हैं?
जबकि आप सोच सकते हैं कि उद्योग या कंपनी के buzzwords का उपयोग आपको पेशेवर और इन-द-साउंड बनाता है, यह आपके उद्देश्य को हरा देता है यदि कोई भी यह नहीं समझ सकता है कि आप क्या कह रहे हैं। याद रखें, यहां तक कि अगर आपको लगता है कि आपके प्रत्यक्ष प्राप्तकर्ता को पता चल जाएगा कि आप किस बारे में बात कर रहे हैं, तो आपका संदेश दूसरों के साथ-साथ आपके संगठन के भीतर और बाहर भी पारित किया जा सकता है।
सबसे अच्छा ईमेल या नोटिस वह है जो आपकी बात (या आपके अनुरोध या आपके उत्तर) को स्पष्ट रूप से स्पष्ट करता है, और शब्दजाल उस उद्देश्य को अनावश्यक रूप से अस्पष्ट करता है।
हां, हम सभी समय-समय पर इन नियमों को तोड़ते हैं (हे, मैंने अपने दिन में कई बार एक स्माइली चेहरे को इंटरऑफिस ईमेल के माध्यम से भेजा है)। और एक आकस्मिक ईमेल में एक आकस्मिक कार्यालय में एक करीबी सहकर्मी, हर अब और फिर? ठीक। लेकिन, सामान्य तौर पर, आपका सबसे अच्छा शर्त यह है कि आप इसे सुरक्षित रूप से निभाएं, पेशेवर रहें, और इन सामान्य भूलों को आपके लिखित संचार से बाहर रखने के लिए अपने काम की समीक्षा करें।
अपने लेखन में सुधार जारी रखना चाहते हैं? यहां बताया गया है कि आप 10 मिनट में एक बेहतर लेखक कैसे बन सकते हैं।
