कोई और काम किए बिना अधिक काम करने का रहस्य - म्यूज

पिछले शुक्रवार को शाम 4:30 बजे, मैंने अपना कंप्यूटर बंद किया, अपनी डेस्क को साफ किया, और घर चला गया। मेरे द्वारा छोड़े जाने से पहले जिन वस्तुओं को मैंने कूड़ेदान में फेंक दिया था, उनमें से एक सप्ताह के लिए मेरी टू-डू सूची थी: 150 आइटम, सभी को बंद कर दिया गया। मैंने उस सप्ताह देर रात या सुबह जल्दी काम नहीं किया। और मेरे पास घर पर भी समय था कि मैं खुद को सभ्य डिनर करूं, दोस्तों को देखूं, कुत्ते को घुमाऊं और बहुत ज्यादा टीवी देखूं।

अब, इससे पहले कि आप मेरी टू-डू सूची की सामग्री या सामान्य रूप से मेरी नौकरी के महत्व के बारे में कोई भी धारणा बनाते हैं, मुझे उल्लेख करना चाहिए कि उस सप्ताह के दौरान, मैंने निदेशक समिति की कॉल का नेतृत्व किया, यूएसडीए के लिए एक अनुदान प्रस्ताव का मंथन किया, एक प्रमुख फाउंडेशन के कार्यकारी निदेशक के साथ मुलाकात की, एक Microsoft कार्यकारी द्वारा एक प्रमुख उद्यमी से परिचय कराया गया, तीन अनुदान प्रस्ताव प्रस्तुत किए, और मेरी वार्षिक प्रदर्शन समीक्षा प्राप्त की (जो कि बहुत सकारात्मक थी, वैसे)।

संक्षेप में, मैं प्रत्येक सप्ताह बहुत सारे काम करता हूं। मैं बिना किसी टूट-फूट के इसे कैसे करूं - और समय के साथ? यहां कुछ सलाह हैं।

1. जानिए क्या करने की जरूरत है

हालांकि यह स्पष्ट प्रतीत होता है, जो चीजें लोगों को सबसे अधिक तनाव देती हैं, वे आमतौर पर वे चीजें होती हैं जिनकी वे अपेक्षा नहीं करते थे। इसलिए, सप्ताह शुरू करने के लिए, आपको जो कुछ भी करना है, उसकी विस्तार से समीक्षा करें। उदाहरण के लिए, मान लें कि आप जानते हैं कि एक प्रस्ताव शुक्रवार को होने वाला है, और कथा करना आपका काम है, लेकिन बजट के लिए वित्त टीम जिम्मेदार है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि पूरी परियोजना समय पर पूरी हो जाए, अपनी बजट सूची में "बजट के बारे में वित्त टीम के साथ जाँच" जोड़ना सुनिश्चित करें।

मैं टू-डू सूचियों के टूल के बारे में बहुत अज्ञानी हूं; लिखित सूचियाँ एवरनोट या आसन जैसे इलेक्ट्रॉनिक समाधानों के लिए भी काम करती हैं। लेकिन मेरे पास एक नियम है कि पूरी सूची को एक स्थान पर होना चाहिए। आप इसे अपनी पसंद के अनुसार सेगमेंट कर सकते हैं और पुनर्व्यवस्थित कर सकते हैं, लेकिन आपको वह सब कुछ देखना चाहिए जो आपको एक नज़र में करने की आवश्यकता है।

2. पहले जानें कि क्या जरूरत है

जब मैंने कम अनुभवी कर्मचारियों की देखरेख की, तो मैंने पाया कि उनके लिए सबसे बड़ी सड़क उनके दिन को प्राथमिकता देने और व्यवस्थित करने के बारे में नहीं जानती थी।

उदाहरण के लिए, यदि अगले सप्ताह के कारण कोई बड़ी परियोजना थी, तो वे उस समय सीमा के आगे पूर्ण-स्टीम को आगे बढ़ाएंगे, इस तथ्य के बावजूद कि उन्हें पहले किसी अन्य विभाग से जानकारी इकट्ठा करने की आवश्यकता थी - ऐसी जानकारी जो संभवतः उन सभी कार्यों को पूर्ववत कर सके। 'किया गया। और इस बीच, अन्य, छोटी परियोजनाएं थीं, जिन पर वे वास्तविक हेडवे बना सकते थे।

आपकी प्राथमिकताएं आपके मूड या शेड्यूल के आधार पर भी बदल सकती हैं। उदाहरण के लिए, यदि मैं विशेष रूप से बिना सोचे-समझे दिन बिता रहा हूं, तो मुझे पता है कि डेटा प्रोजेक्ट को प्राथमिकता देना मेरे लिए अधिक प्रभावी होगा। यदि मैं दिन के अधिकांश समय के लिए बैठकों में हूं, तो मैं नियुक्तियों के बीच कॉल और ईमेल का जवाब देता हूं, बजाय इसके कि इतने कम समय में कुछ बड़ा लॉन्च करने का प्रयास करें।

यदि आप उनका विरोध करने की कोशिश करने के बजाय अपनी प्राथमिकताओं और प्रतिबंधों के साथ काम करते हैं तो आप बहुत अधिक प्रभावी होंगे।

3. मदद के लिए पूछें

अगर मुझे गैर-लाभकारी संस्थाओं में काम करने से कुछ नहीं मिला है, तो मैंने सीखा है कि यदि आप नहीं पूछते हैं, तो आपको नहीं मिलता है। कोई भी संगठन का कार्य अकेले नहीं कर सकता है। यदि आपके पास कुशलता से कुछ हासिल करने का कौशल या समय नहीं है, तो मदद के लिए पूछना आपका कर्तव्य है।

सौभाग्य से, गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए काम करते हुए, मैं आमतौर पर अधिक सांसारिक कार्यों में मेरी मदद करने के लिए एक स्वयंसेवक पा सकता हूं। यदि मुझे उच्च स्तर की विशेषज्ञता की आवश्यकता है, तो मैं अपनी पता पुस्तिका निकालता हूं और देखता हूं कि क्या मैं किसी को जानता हूं जो समाधान सुझा सकता है। उदाहरण के लिए, हाल ही में, मैं एक दाता के लिए एक अंतरिम रिपोर्ट पर सहमत था। हम एक नए कार्यक्रम के बीच में थे, इसलिए जब मुझे पता था कि हमने बहुत कुछ किया है, मुझे नहीं पता था कि रिपोर्ट फॉर्म में यह कैसे बताया जाए। इसलिए, मैंने अपने संचार में से एक कॉफ़ी के लिए दोस्तों को बाहर निकाल लिया, और उसने ग्राहकों से कहानियों पर पूरी रिपोर्ट और नए कार्यक्रम की व्याख्या करने का सुझाव दिया।

यह एक सफलता थी - एक जो मैंने कभी अपने दम पर नहीं की होगी। दाता ने इसे प्यार किया और कार्यक्रम को और अधिक प्रचारित करने के लिए मुझे अपने संचार विभाग के संपर्क में रखा। एक बार जब मुझे अंदाजा हो गया, तो रिपोर्ट खत्म होने में मुझे एक हफ्ता लग गया- अपने दोस्त से मिलने से पहले मैंने जितना समय बिताया है, उतने ही समय के लिए।

4. लूप बंद करें

आप जानते हैं कि आपकी टू-डू सूची से कुछ जाँचने की संतुष्टि महसूस कर रही है? यह सिर्फ अच्छा नहीं लगता है; यह इंगित करने का एक महत्वपूर्ण तरीका है कि आपने एक कार्य पूरा किया है और अब कुछ और पर जा सकते हैं।

लेकिन इससे पहले कि आप आगे बढ़ें, आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आपके पास अपने पूरे किए गए कार्यों का रिकॉर्ड कहीं न कहीं है, इसलिए आप यह मान सकते हैं कि अगर- अहम आपके लिए उतने कुशल नहीं हैं। जब मैं एक अनुदान प्रस्ताव समाप्त करता हूं, उदाहरण के लिए, मैंने हमेशा अपने कैलेंडर में आठ सप्ताह में धन के साथ पालन करने के लिए एक अनुस्मारक रखा। उस समय तक, अधिकांश फंडों ने अपने फैसले किए होंगे, और यदि वे नहीं करते हैं, तो वे संगठन के बारे में थोड़ा और जानने में रुचि रख सकते हैं। इसी तरह, यदि आप इसे छोड़ देते हैं, तो आपका बॉस कुछ हफ्तों के लिए आपको किसी प्रोजेक्ट के बारे में बता नहीं सकता है, लेकिन कुछ ही दिनों के बाद उसे जल्द ही देख लेने का मौका मिल सकता है।

मैं काम करने के मामले में दृढ़ विश्वासी हूँ, कठिन नहीं। मेरा काम मेरे लिए और लोगों के लिए बहुत महत्वपूर्ण है कि मेरा संगठन किसी भी चीज़ को स्वीकार करने के लिए कार्य करता है लेकिन सबसे अच्छा। लेकिन मैं अनुभव से जानता हूं कि सप्ताह में 60 से अधिक घंटे काम करके खुद को रैगिंग में शामिल करना अंत में किसी की मदद करने वाला नहीं है। अधिक कुशलता से काम करने का अर्थ है बेहतर परिणाम और सप्ताहांत - इससे बेहतर क्या हो सकता है?