क्या आप सिर्फ टूल, शॉर्टकट या हैक को पसंद नहीं करते हैं जो आपको चीजों को तेजी से या अधिक कुशलता से प्राप्त करने में मदद करते हैं? सब के बाद, जो आप की जरूरत है की तुलना में कुछ भी कर अधिक समय बिताना चाहता है?
उस नोट पर, यहां तीन भयानक कार्यस्थल समरूप हैं, जिन्हें आपको पता होना चाहिए- जिनमें से सभी ऐसे फ्रेमवर्क प्रदान करते हैं जो आपको ध्यान केंद्रित रखने में मदद करेंगे और कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप क्या काम कर रहे हैं।
1. ओहियो: केवल एक बार इसे संभाल लें
कितनी बार आप केवल एक ईमेल खोलते हैं, वापस जाने के लिए और इसे पढ़ने के लिए? शायद तीन या चार बार?
यह सुपर अनुत्पादक कार्य है, जब तक कि आप इस मामले पर गहन विचार नहीं कर रहे हैं। यह देखते हुए कि विशेषज्ञ कहते हैं कि हमारे ईमेल का केवल 20% ही वास्तव में हमारी नौकरियों के लिए आवश्यक है, इसे कई बार छूने से केवल खराब स्थिति खराब होती है।
इसके बजाय, OHIO! इसे एक बार खोलें और इसके साथ कुछ करें। (यह कागजी कार्रवाई, आने वाले मेल, या किसी अन्य चीज़ के लिए भी काम करता है।) ईमेल या पेपर मेल को अधिक प्रभावी ढंग से हैंडल करने के लिए गेटिंग थिंग्स डोन से इन आसान युक्तियों को आज़माएं।
- इसकी आवश्यकता नहीं है? इसे मिटाओ!
- यदि आप इसे रखना चाहते हैं, लेकिन इस पर तत्काल कार्रवाई करने की आवश्यकता नहीं है, तो इसे दर्ज करें।
- यदि आप इस पर तुरंत कार्रवाई कर सकते हैं - तो सोचिए कि संदेशों को दो मिनट से कम समय लगता है - जवाब देने के लिए।
- वास्तविक कार्य सामग्री वाले संदेशों के लिए आपको प्राथमिकता देने और समय बिताने की आवश्यकता होगी, उन्हें "कार्रवाई" फ़ोल्डर में दर्ज करें, फिर उस क्षेत्र में केंद्रित काम करने के लिए तैयार होने पर वापस लौटें।
2. FIOSP: तथ्य, अंक, उद्देश्य, रणनीति, योजना
कई साल पहले, एक संरक्षक ने मेरे साथ इस प्रक्रिया को साझा किया, और मैं इसे हर समय समस्या-समाधान या समस्या निवारण स्थितियों के लिए उपयोग करता हूं। यह मेरे विचारों को व्यवस्थित करने और एक साथ कार्रवाई की योजना बनाने में एक बड़ी मदद है, चाहे मैं अपने प्रोजेक्ट पर काम कर रहा हूं या किसी टीम के साथ।
अगली बार जब आपको ASAP को हल करने के लिए आवश्यक कार्य संकट का सामना करना पड़े, तो यह प्रयास करें:
तथ्य
अपने तथ्यों को सीधे प्राप्त करके शुरू करें। आपको समाधानों में कूदने, या यहां तक कि समस्या की जड़ को दोष देने के लिए मान्यताओं, टिप्पणियों या विचारों पर जाने के लिए लुभाया जा सकता है। लेकिन समस्या निवारण के दौरान, आपके समाधान को मामले के तथ्यों में एम्बेड करने की आवश्यकता होती है।
उदाहरण के लिए, मान लें कि आप उस ग्राहक की समस्या को हल करने का प्रयास कर रहे हैं जो आपकी कंपनी द्वारा प्रदान की जा रही कॉल सेंटर सेवा से नाखुश है। यहाँ तथ्य हैं:
कॉल सेंटर में प्रतिक्रिया समय दो मिनट के भीतर 60% कॉल का जवाब देने के लिए चल रहा है। हमारा अनुबंध कहता है कि हमें दो मिनट के भीतर 80% कॉल का जवाब देना होगा।
मुद्दा
एक बार जब आप मामले के तथ्यों को नीचे रखते हैं, तो तथ्यों से प्रेरित मुद्दे को बताएं। फिर से, दोष से दूर रहें और तथ्यों के निहितार्थ को देखें:
ग्राहक हमारी सेवा के बारे में कर्मचारी शिकायतों से भर जाता है, हमारे भविष्य के अनुबंधों को जोखिम में डाल देता है। इसके अतिरिक्त, अनुबंध के साथ गैर-अनुपालन होने के कारण हमारी कंपनी को प्रति दिन 1, 000 डॉलर का जुर्माना भरना पड़ता है।
लक्ष्य
यह वह जगह है जहां आप स्पष्ट करते हैं कि वास्तव में, आपका लक्ष्य किस स्थिति में है। यह तथ्यों और उद्देश्यों के बीच अंतराल की पहचान करने में मदद करेगा।
हमारा लक्ष्य अनुबंध के अनुसार दो मिनट के भीतर सभी कॉल का 80% जवाब देना है, वर्तमान बैकलॉग को साफ़ करना है, और उन जुर्मानाों को रोकना है जो हम कर रहे हैं।
रणनीति
अब, आप पीछे हटते हैं और बड़ी तस्वीर देखते हैं: मुद्दे तथ्यों के साथ कैसे फिट होते हैं - और उचित सुधारात्मक कार्रवाई क्या होनी चाहिए।
हमारी रणनीति प्रशिक्षित रिज़र्व स्टाफ में खराब प्रदर्शन को ठीक करना है, जो इस सप्ताह प्रत्येक दिन दो घंटे तक कॉल सेंटर के घंटे बढ़ाता है, और जब आवश्यक हो, एक अच्छी तरह से प्रशिक्षित अतिप्रवाह केंद्र में कॉल चला रहा है।
योजना
एक बार जब आप अपनी रणनीति की पहचान कर लेते हैं, तो आप इसे लागू करने के लिए उठाए जाने वाले सामरिक कदम होंगे। यहां, आप आवश्यकतानुसार टास्क और टाइमलाइन असाइन कर सकते हैं।
खाता प्रबंधन
- आज कारोबार बंद करके ग्राहकों के साथ सुधारात्मक कार्य योजना की समीक्षा करें।
- प्रत्येक 24 घंटे में ग्राहक अपडेट प्रदान करें जब तक कि सेवा स्तर अनुपालन दर पर फिर से शुरू न हो जाए।
संचालन
- सीओबी द्वारा आज दो अतिरिक्त घंटे के संचालन को समायोजित करने के लिए सिस्टम को समायोजित करें।
- मंगलवार तक तीन अतिरिक्त पूर्णकालिक स्टाफ को बुलाओ।
कानूनी
- गैर-अनुपालन अनुबंध के निहितार्थ की समीक्षा करें और आज तक नुकसान का आकलन करें।
इस ढांचे का उपयोग करके, आप कार्यस्थल की दुविधाओं को हल करने के चारों ओर एक अधिक उत्पादक वार्तालाप के लिए अपनी टीम का मार्गदर्शन करते हुए सिरदर्द से जल्दी और आसानी से हल कर सकते हैं।
3. ब्रान: लाभ, जोखिम, विकल्प, कुछ नहीं
नहीं, यहाँ अनाज की बात नहीं कर रहा हूँ! यह निर्णय लेने के लिए पेशेवरों, विपक्षों और निहितार्थों का मूल्यांकन करने में आपकी सहायता करने के लिए एक त्वरित परिचित है।
उदाहरण के लिए, मान लें कि आपका विभाग यह तय करने की कोशिश कर रहा है कि सोशल मीडिया अभियानों में मदद करने के लिए किसी नए कर्मचारी को नियुक्त किया जाए या नहीं।
आइये BRAN को देखें।
लाभ
- हमारे दर्शकों द्वारा उपयोग किए जाने वाले शीर्ष पांच सोशल मीडिया स्थानों में लगातार उपस्थिति बनाकर इंप्रेशन और ब्रांड जागरूकता बढ़ाएं।
- हमारी मेलिंग सूची बढ़ाएँ।
- वेब साइट दृश्य बढ़ाएं।
- हमें सोशल मीडिया बाज़ारों के अग्रणी स्थान पर बनाए रखें।
जोखिम
- सोशल मीडिया अभियानों पर ROI को मापना मुश्किल है। अगर यह काम कर रहा है तो हमें कैसे पता चलेगा?
- एक हेड काउंट और एक नए किराए के साथ जुड़े खर्चों को जोड़ता है।
- सुनिश्चित नहीं है कि सामाजिक ब्रांड जागरूकता ग्राहकों या राजस्व वृद्धि में योगदान करेगी।
वैकल्पिक
- छोटे पैमाने पर मौजूदा कर्मचारियों को सोशल मीडिया सौंपें और परिणाम मापें।
- गर्मियों में अवधारणा को साबित करने के लिए कम लागत वाला इंटर्न खोजें।
- संगठन में अन्य विभागों के साथ एक सामाजिक मीडिया प्रबंधक की लागत साझा करें।
कुछ भी तो नहीं
- वर्तमान विपणन प्रयासों के साथ यथास्थिति जारी रखें, हेड काउंट या स्कोप न जोड़ें, और सोशल मीडिया के टुकड़े को बढ़ने के लिए कोई बदलाव न करें।
याद रखें, आपके पास हमेशा कुछ न करने का विकल्प होता है। कभी-कभी "नहीं अभी तक" एक अच्छा पर्याप्त जवाब है जब तक कि आप अधिक जानकारी, अधिक धन, या स्पष्ट लाभ कथन एकत्र नहीं करते हैं।
कार्यस्थल अक्सर जटिल हो सकता है, लेकिन चौखटे और उपकरणों का उपयोग करने से उस जटिलता में से कुछ के माध्यम से कटौती करने में मदद मिल सकती है - और समाधान और निर्णय प्राप्त करें जो आपको और आपके काम की बेहतर सेवा करें
