जब आपसे सिफारिश का पत्र लिखने के लिए संपर्क किया जाता है, तो आपको अपने सहकर्मी या पुराने सहकर्मी की मदद करने के लिए उत्साहित और उत्साहित होना चाहिए। हालाँकि, यह परिदृश्य तंत्रिका-विकट भी हो सकता है - आखिरकार, आप किसी का भविष्य तय करने में मदद कर रहे हैं! आप एक छोटे पृष्ठ पर उसके सभी गुणों को कैसे फिट कर सकते हैं? यदि आप सही बात नहीं कहते हैं तो क्या होगा?
रुकें और एक सांस लें। एक पत्र लिखना रॉकेट विज्ञान नहीं है, खासकर यदि आप उस व्यक्ति के बारे में सकारात्मक रूप से महसूस करते हैं जिसे आप अनुशंसा कर रहे हैं। मैंने अपने दिन में बहुत सी चिट्ठियां लिखी हैं, यहां तक कि कई अलग-अलग कंपनियों के सीईओ (हां, अधिकारी इस काम को सौंपते हैं) के लिए उन्हें लिख रहे हैं, और साथ ही, मैंने कुछ चीजें सीखी हैं जो प्रक्रिया को सरल बनाती हैं। पत्र लिखने के लिए इन चरणों का पालन करें जो आपके सहयोगी को काम पर रखने में मदद करेंगे।
1. अपनी पृष्ठभूमि अनुसंधान करो
सिफारिश के पत्र पूरे कारणों से मांगे जा सकते हैं - एक नौकरी आवेदन, पुरस्कार नामांकन, एक स्कूल या बोर्ड में स्वीकृति, और बहुत कुछ। इसलिए, भले ही आप उम्मीदवार की वर्तमान स्थिति, कार्य नीति और अतीत की सफलताओं के बारे में जानने के लिए सब कुछ जानते हैं, फिर भी आपके पास आवश्यक सभी जानकारी नहीं है। पता करें कि सिफारिशी आपसे एक पत्र क्यों मांग रहा है और उसके पाठक इसमें क्या खोज रहे हैं।
लिखना शुरू करने से पहले, निम्नलिखित पूछना सुनिश्चित करें:
ये प्रश्न आपके पत्र की सामग्री को निर्देशित करने में मदद करेंगे और यह सुनिश्चित करेंगे कि आप सबसे अच्छे तरीके से नौकरी या पुरस्कार के लिए उम्मीदवार का स्थान ले रहे हैं।
2. सूत्र का पालन करें
सिफारिश के पत्रों को तीन चीजों को संबोधित करना चाहिए: उम्मीदवार के साथ आपका रिश्ता, उसके काम का मूल्यांकन, और वह आपके साथ काम करने वाले अन्य लोगों के साथ तुलना करता है (समान, क्यों वह बाहर खड़ा है)। इसलिए, जैसा कि आप लिख रहे हैं, उन क्षेत्रों के चारों ओर पत्र की संरचना करें:
अपने रिश्ते की व्याख्या करें
सबसे पहले, पत्र की शुरुआत की ओर, उम्मीदवार के साथ अपने काम की प्रकृति की व्याख्या करें। यह एक साधारण विवरण हो सकता है जब आपने उसके साथ काम किया हो, कितनी देर तक और किस क्षमता में। उदाहरण के लिए: "जेन 2010 से 2013 तक मेरी कंपनी में एक खाता कार्यकारी था, जहां वह हमारे सबसे बड़े ग्राहकों में से पांच के लिए मार्केटिंग रणनीति की योजना, विकास और क्रियान्वयन के लिए जिम्मेदार था। उसके प्रबंधक के रूप में, मैंने देखा … "
उम्मीदवार का मूल्यांकन करें
अपने रिश्ते की व्याख्या करने के बाद, अपने सहयोगी के काम का मूल्यांकन करना अगली प्राथमिकता है। यह आपके पत्र का मांस होना चाहिए, हालांकि सटीक सामग्री उस आधार पर भिन्न होगी जो आप उसके लिए सुझा रहे हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप जानते हैं कि वह जिस पद के लिए आवेदन कर रही है, वह प्रबंधन में है, तो आप इस बात पर ध्यान केंद्रित करना चाहेंगी कि उसने आपकी टीम के भीतर कितनी अच्छी तरह काम किया है और एक महान नेता होने की उसकी स्वाभाविक क्षमता है। यदि वह जिस पद के लिए आवेदन कर रही है वह तकनीकी स्थिति से अधिक है, या शायद एक लेखन स्थिति है, तो परिणाम देते समय एक समय में कई परियोजनाओं को टालने की उसकी क्षमता पर ध्यान केंद्रित करें।
किसी भी स्थिति में, आप यह समझाना चाहेंगे कि आपने उसके काम में क्या देखा था, और उसके द्वारा उत्पादित मूर्त परिणामों की ओर इशारा करते हैं। याद रखें कि हमेशा दिखाना बेहतर होता है, बताना नहीं। यदि आप कहती हैं कि वह परिष्कृत विपणन रणनीति को विकसित और कार्यान्वित करने में सक्षम है, तो कुल विपणन बजट जैसी चीजों को इंगित करें जो उसने प्रबंधित किया है और बिक्री टीम को उसके कार्यकाल के दौरान प्रतिशत में वृद्धि हुई है। आपके द्वारा संदर्भित किसी भी संख्या या आंकड़े से, वास्तव में, उसने क्या हासिल किया, इसकी एक मजबूत तस्वीर को चित्रित करने में मदद मिलेगी।
सौदा सील करने के लिए एक तुलना करें
आपके द्वारा काम किए गए अन्य लोगों के लिए उम्मीदवार की तुलना करना एक मजबूत सिफारिश पेश करने का एक शक्तिशाली तरीका हो सकता है। आप किसी से कह सकते हैं कि "सबसे प्रभावी परियोजना प्रबंधक, जिसके साथ मैंने कभी काम किया है, " या "मेरे द्वारा प्रबंधित शीर्ष तीन कर्मचारियों में से एक।" बेशक, केवल उन बयानों का उपयोग करें जिन्हें आप वास्तव में मानते हैं!
यह भी एक काम पर रखने प्रबंधक को हो सकता है किसी भी चिंताओं को आत्मसात करने का एक तरीका हो सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक ऐसे उम्मीदवार की सिफारिश कर रहे हैं, जो युवा है या जिसके पास बहुत अनुभव नहीं है, तो वह कहता है कि वह "परिपक्वता और रणनीतिक सोच को अपने वर्षों और अनुभव के स्तर से परे अच्छी तरह से दिखाता है" बहुत आगे जा सकता है।
यदि संभव हो, उपरोक्त क्षेत्रों में से एक को प्रदर्शित करने के लिए एक कहानी या उपाख्यान का उपयोग करें। एक पत्र के माध्यम से पढ़ना और यह देखना आसान है कि एक उम्मीदवार के पास मजबूत विशेषताएं हैं, लेकिन अंत में इसे एक तरफ टॉस करें क्योंकि उसके द्वारा याद करने के लिए कुछ उल्लेखनीय या ठोस नहीं था। दूसरी ओर, किसी ऐसे व्यक्ति को भूलना मुश्किल है जिसने अपने पूर्व सहयोगियों के साथ एक स्पष्ट प्रभाव और सच्चा संबंध बनाया हो।
3. फाइनल टच में लगाएं
अब लॉजिस्टिक्स: सबसे पहले, सिफारिश के पत्रों को एकत्र करने और पढ़ने वाले व्यक्ति व्यस्त हैं और उनके पास पढ़ने के लिए बहुत सारे अन्य पृष्ठ हैं। सबसे अधिक प्रभाव डालने के लिए, जल्दी से, अपने पत्र को छोटा (एक पृष्ठ से अधिक नहीं) और बिंदु तक रखें। टोन के संदर्भ में, आप औपचारिक और पेशेवर होना चाहते हैं, लेकिन उत्साही भी हैं। एक गुनगुना सिफारिश एक बुरा भी हो सकती है, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप बता रहे हैं कि आप उम्मीदवार को कितना पसंद करते हैं।
अपनी कंपनी के लेटरहेड का उपयोग करें और नीचे अपने हस्ताक्षर और संपर्क जानकारी शामिल करें। दिनांक शामिल करें, नाम से प्राप्तकर्ता को संबोधित करें (यदि संभव हो), और उम्मीदवार के बारे में आगे चर्चा करने की आपकी इच्छा के बारे में एक बयान के साथ समाप्त करें, जैसे कि, "यदि आपके कोई और प्रश्न हैं, तो कृपया मुझे कॉल करने में संकोच न करें।"
पत्र केवल उन विभिन्न प्रकार की सिफारिशों की शुरुआत है जो आपको करने के लिए कहा जा सकता है, लेकिन ये चरण किसी भी रूप में आपकी सहायता कर सकते हैं। चाहे आप फोन पर पूर्व कर्मचारी के संदर्भ के रूप में सेवा कर रहे हों या लिंक्डइन पर किसी सहकर्मी की सिफारिश कर रहे हों, अपने शोध करें, प्रारूप का पालन करें, और उत्साही रहें। आपको (आपके सहकर्मी को) जाने के लिए अच्छा होना चाहिए!
अंत में, याद रखें कि यदि कोई सहकर्मी आपसे सिफारिश मांगता है, तो आपने उस पर प्रभाव डाला है और यदि आप सफलता की राह पर हैं, तो वह हमेशा आभारी रहेगा। पत्र-लेखन की प्रक्रिया तनावपूर्ण लग सकती है, लेकिन यह वास्तव में एक सम्मान की बात है।
