आपको पता है कि आपको किसी ऐसे व्यक्ति से जल्द से जल्द वापस आने की आवश्यकता है जब वह "तत्काल" नाम से एक ईमेल भेजता है, आप उसकी स्क्रीन पर दूसरे व्यक्ति को घूरते हुए, कल्पना करते हुए, या अस्पष्ट रूप से उसके इनबॉक्स को ताज़ा करते हुए कल्पना कर सकते हैं, क्योंकि वह आपके लिए इंतजार कर रहा है। अंतिम संख्या, अनुमोदन, आगे, उत्तर, या अगले चरण।
लेकिन क्या आप जानते हैं कि आपको वापस लिखने को प्राथमिकता देने की आवश्यकता नहीं है? यह सच है: यदि आप निम्नलिखित में से किसी भी परिदृश्य में कुछ दिन बैठने का संदेश देते हैं, तो आप बहुत असंवेदनशील या अप्रमाणिक दिखते हैं।
यह सुनिश्चित करने के लिए एक कठिन संतुलन है, क्योंकि प्रत्येक उदाहरण में, आप सही बात भी कहना चाहते हैं। लेकिन जवाब देने के लिए समय निकालना महत्वपूर्ण है।
1. जब आपने इससे पहले Punted किया हो
क्या आप अपने इनबॉक्स को प्रबंधित करने के लिए किसी ईमेल को पेंट करने से परिचित हैं? जैसा कि संग्रहालय के सह-संस्थापक और सीओओ एलेक्स कैवलाकोस बताते हैं:
एक छोटी सी भेजें 'मेरे बारे में सोचने के लिए धन्यवाद- मैं इस महीने बुक हो गया हूँ लेकिन अगर आप इसमें पहुँच गए हैं, तो मुझे आपकी मदद करने में खुशी होगी।' बहुत से लोग कभी भी फॉलो-अप नहीं करेंगे - क्योंकि या तो वे भूल गए या क्योंकि उन्हें आपके समय और सलाह की कोई आवश्यकता नहीं है - इसलिए आप निश्चिंत हो सकते हैं कि जो लोग फॉलो करते हैं, वे वही होते हैं जिन्हें आपकी मदद की सबसे ज्यादा जरूरत होती है।
हालांकि यह रणनीति आपको उन सभी लोगों को जवाब देने से बचाएगी जो कभी वापस नहीं पहुंचते हैं, व्यापार बंद है कि अगर कोई आपके पूछने पर करता है - हालांकि लंबे समय तक इंतजार करता है और फिर अनुवर्ती करता है - आप वास्तव में प्रतिक्रिया देने के लिए उसके ऊपर एहसान मानते हैं। वह बाद में आपसे संपर्क करके सम्मानित हो रही है, और इसलिए आप उसे वही शिष्टाचार दिखाना चाहते हैं।
बेशक, आप अभी भी मदद करने के लिए बहुत व्यस्त हो सकते हैं (और यह ठीक है)। लेकिन आपको एक उपयोगी प्रतिक्रिया भेजने में बहुत व्यस्त नहीं होना चाहिए - भले ही वह एक छोटा सा जवाब दे रही हो, किसी और की ओर इशारा करते हुए, या संभव होने पर 24 घंटे के भीतर-और किसी संसाधन को लिंक प्रदान करने के लिए। इसके अतिरिक्त, एक वास्तविक उत्तर की रचना आपको एक कभी न खत्म होने वाली शुरुआत से बचाती है "मैं आपको बाद में वापस मिलूंगा" ईमेल श्रृंखला, जिसे दूसरे व्यक्ति पर अग्रणी के रूप में देखा जाएगा।
2. जब आप कुछ व्यक्तिगत बता रहे हैं
कई लोगों को अपने सहकर्मियों के साथ व्यक्तिगत जानकारी साझा करना मुश्किल लगता है। इसलिए, अगर कोई आपके साथ ईमेल पर परेशान करने वाली खबर साझा करने के लिए समय लेता है, तो जल्दी से वापस लिखना हमेशा कहा जाता है।
यह एक लंबा जवाब नहीं है, और यह ठीक है अगर आप कहने के लिए सही बात का 100% सुनिश्चित नहीं हैं। आप लगभग हमेशा "मुझे सुनने के लिए माफी चाहता हूँ …" के साथ नेतृत्व कर सकते हैं … फिर, ईमेल में जो भी एक्शन आइटम था, उसे ध्यान से संबोधित करें (यह मानते हुए कि वहाँ एक था, जो आमतौर पर होता है) जैसे कुछ, "कृपया अपना समय लें …" या "जब आप वापस लौटते हैं तो बेझिझक पहुंच सकते हैं।"
और अगर कोई समय-संवेदनशील मुद्दा है, जिसके लिए आपको कुछ ठोस मांगने की आवश्यकता होती है, तो प्रतिक्रिया देने से पहले कुछ न्यूनतम मिनटों का पता लगाने के लिए कुछ मिनटों का समय लें।
उदाहरण के लिए, यह है कि आप एक सहकर्मी को कैसे जवाब दे सकते हैं जो आपको बताता है कि वह इस सप्ताह परिवार में मृत्यु के कारण बोर्ड प्रस्तुति को समाप्त नहीं कर पाएगा:
यहां तक कि जब आपके पास सही सही शब्द नहीं होते हैं - और कोई भी नहीं करता है - जल्दी से जवाब देने से पता चलता है कि आप परवाह करते हैं। यह आपकी चिंता को और अधिक वास्तविक बनाता है, और यह स्पष्ट करता है कि आपने इस समाचार को अतीत में हवा नहीं दी या इसे किसी अन्य संदेश के साथ सूची में जोड़ें।
हां, हम सभी इनबॉक्स शून्य तक पहुंचने के लिए अच्छी लड़ाई लड़ रहे हैं; और मैं पूरी तरह से उस एक कठिन ईमेल का जवाब देना चाहता हूं, क्योंकि आप 10 बुनियादी लोगों को एक ही समय में जवाब दे सकते हैं। लेकिन यह किसी और को महत्वहीन महसूस करने के लायक नहीं है - या एक विचारशील व्यक्ति के रूप में अपनी प्रतिष्ठा को खतरे में डालना। तो, इन श्रेणियों में से किसी एक संदेश का जवाब देने के लिए समय निकालें: आप केवल एक ही व्यक्ति नहीं हैं जो आपको खुशी होगी कि आपने किया था।
