जब मैं पहली बार दूसरों का प्रबंधन कर रहा था, मुझे याद है कि धैर्य से खड़े होने के दौरान मेरी टीम के एक विश्लेषक ने एक दस्तावेज खोजने की कोशिश की, जिसकी मुझे उसके कंप्यूटर पर जरूरत थी। जब पाँच मिनट बाद-उसने कहा कि वह उसे नहीं पा रही है और वह मुझे ईमेल कर देगी, जैसे ही वह फ़ाइल स्थित करेगी, उसने मुझ पर बहुत खराब प्रभाव छोड़ा (और मुझे आश्चर्य हुआ कि वह और कौन सी गेंदें छोड़ सकती है? )।
तो, इसे मुझसे ले लो: अपनी फ़ाइलों और फ़ोल्डरों का नामकरण और आयोजन करते समय मैं जिस सेक्सुअल टॉपिक को कवर नहीं करता हूं, वह हो सकता है (जो महिला आपको बजट और एक्सेल टिप्स लाती है), मैं आपसे वादा करता हूं, यह एक महत्वपूर्ण है। न केवल एक सुव्यवस्थित ऑनलाइन स्टोरेज सिस्टम आपके जीवन को आसान बना देगा और आपको बहुत समय बचाएगा, यह आपको आपके बॉस और सहकर्मियों के लिए आपके सामान के ऊपर और अधिक व्यवस्थित और शीर्ष पर दिखाई देगा। यहाँ आपके द्वारा जीने के लिए दिशानिर्देश हैं।
1. आपका डेस्कटॉप आपका वर्चुअल डेस्क है
आप जानते हैं कि लोग आपको अपनी डेस्क को साफ रखने के लिए कैसे कहते हैं कि आपके बॉस को नहीं लगता कि आप एक नारा हैं? यह आपके कंप्यूटर के डेस्कटॉप पर भी लागू होता है। यह इस सप्ताह आपके द्वारा काम की जा रही फ़ाइलों को डालने का स्थान है, न कि वह स्थान जो आपको प्राप्त हुए प्रत्येक अनुलग्नक को खींचना चाहिए।
मैं सलाह देता हूं कि अपने डेस्कटॉप को संभव के रूप में कुछ फ़ोल्डरों के लिए नीचे विभाजित करें। आपके द्वारा वर्तमान में काम कर रहे प्रत्येक बड़े प्रोजेक्ट के लिए एक है, साथ ही साथ आपके मास्टर वर्क फ़ोल्डर जहां आप आसानी से सब कुछ एक्सेस कर सकते हैं। यदि आपने अभी तक नहीं किया है, तो अपने डेस्कटॉप को ग्रिड पर सेट करें (ताकि आपके आइकन कभी ओवरलैप न हों) और शॉर्टकट के महान आनंद की खोज करें।
यदि आपको अपनी होम स्क्रीन पर संरचना लाने में कुछ अतिरिक्त मदद की आवश्यकता है, तो डेस्कटॉप पर एप्लिकेशन व्यवस्थित करने की कोशिश करें, जैसे कि पीसी पर क्लीन या ड्रैगिंग या पीसी पर फिंगिंग।
2. फ़ोल्डर में एक रणनीति होनी चाहिए
मैंने देखा है कि अधिकांश लोग या तो ओवर-फोल्डर या अंडर-फोल्डर हैं, लेकिन कुछ लोग इसे सही मानते हैं। कैसे पता करें कि आप कहां गिरते हैं? अपने कुछ सबसे सामान्य या हाल ही में उपयोग किए गए फ़ोल्डरों को देखें, और उनमें दस्तावेजों को गिनें। यदि दर्जनों और दर्जनों फाइलें हैं, तो आप शायद थोड़ी अधिक संरचना का उपयोग कर सकते हैं; जबकि यदि केवल वर्क फ़ाइल> क्लाइंट ए> 2012> नवंबर> बिक्री रिपोर्ट के तहत एक ही दस्तावेज है, तो आप निश्चित रूप से एक पुराने ओवर-फोल्डर हैं।
यहाँ कुछ नियम दिए गए हैं जिनसे मैं चिपके रहने की कोशिश करता हूँ:
3. फ़ाइल का नाम एक उद्देश्य है
जब आप किसी फ़ाइल का नामकरण कर रहे हों, तो ऐसा वाक्यांश चुनें जिसका अर्थ कुछ हो। अगर मुझे DSC1045.jpg या Draft Idea.doc नामक अटैचमेंट मिलता है, तो मुझे यह जानने का कोई आसान तरीका नहीं है कि यह क्या है - या इससे भी महत्वपूर्ण बात, बाद में इसे खोजना। एक अच्छा परीक्षण: कुछ महीनों के बाद अपने डेस्कटॉप पर फ़ाइल खोजने की कल्पना करें। क्या आप आसानी से बता पाएंगे कि यह क्या है? यदि नहीं, तो नाम बदलें।
उन दस्तावेज़ों के लिए जो आप नियमित रूप से बनाते हैं, मासिक बोर्ड बैठकों के लिए नोट्स की तरह, विषय के बजाय तारीख को पूरा करके दस्तावेजों को अलग करना आसान हो सकता है। महीना-डे-ईयर का उपयोग कभी न करें, क्योंकि यह पहले महीने के हिसाब से छांटेगा, फिर दिन के बाद, साल के बाद। इसके बजाय, वर्ष-महीना-तारीख (संख्या में महीने के साथ) का उपयोग करें ताकि आप आसानी से कालानुक्रमिक रूप से छांट सकें। उदाहरण के लिए: Oct27-12 बोर्ड प्रेजेंटेशन . pdf या 10-27-2012 बोर्ड प्रेजेंटेशन . pdf के बजाय 2012-10-27 बोर्ड प्रेजेंटेशन . pdf का उपयोग करें। ब्राउज़ करने और बाद में खोज करने पर यह आपको लाखों टन बचाएगा।
4. संस्करण नियंत्रण, संस्करण नियंत्रण, संस्करण नियंत्रण
यदि आपको फ़ाइल नामकरण के बारे में कुछ भी याद है, तो इसे संस्करण नियंत्रण होने दें। यह एक आसान है। जब आप पहली बार एक दस्तावेज़ बनाते हैं, तो इसे v1 के साथ समाप्त होना चाहिए। उदाहरण के लिए, मैं एक प्रस्ताव का नाम दूंगा : ClientA प्रस्ताव_v1.ppt । हर बार जब आप परिवर्तन सहेजते हैं और इसे क्लाइंट या सहकर्मियों को भेजते हैं, तो अपडेट करें कि संस्करण 2, 3, 4 और इसी तरह। एक बार दस्तावेज़ हो जाने के बाद, आप बाद में आसान पहुँच के लिए ClientA प्रस्ताव_vf.ppt या ClientA प्रस्ताव_final.ppt बचाना चाहेंगे । क्योंकि 14 संस्करण है, या अगर संस्करण 13 वास्तव में अंतिम एक था, तो आश्चर्यचकित होने से बदतर कुछ भी नहीं है।
