यदि आपने कभी किसी कार्यालय में काम किया है, तो आप जानते हैं कि बैठकें कार्य कार्यों की काली भेड़ हैं। हम उनसे नफरत करना पसंद करते हैं और हम उन्हें हमेशा के लिए खत्म करने का प्रयास करते हैं, और फिर भी हम उन्हें जारी रखते हैं- बार-बार जब तक हम खुद को यह नहीं समझते कि हम उनमें इतना समय क्यों लगाते हैं।
हर किसी के पास बैठकों के मुश्किल परिदृश्य को नेविगेट करने के लिए अपने रहस्य हैं (और कुछ दूसरों की तुलना में बेहतर हैं।)
इसलिए, मैंने कंपनी के चार सफल नेताओं से आपके मीटिंग लोड (और आपकी उत्पादकता में वृद्धि) को कम करने के लिए रणनीति बनाई। कौन जानता है, आप अपने स्वयं के कार्यालय में इनमें से एक रणनीति का प्रयास करने में सक्षम हो सकते हैं!
1. "नो मीटिंग" टाइम्सलॉट्स बनाना
यह पुस्तक में सबसे पुरानी और सबसे आसान चाल है, जो किसी के लिए भी है जो सिर से नीचे काम करने के लिए संघर्ष करता है।
और यह एंड्रयू फिंगरमैन, फोटोशेल्टर के सीईओ के लिए काम कर रहा है:
“एक साल से अधिक समय से, मैंने दोपहर से पहले बैठकें करने से मना कर दिया है। मेरी उत्पादकता पर असर आश्चर्यजनक रहा है। जैसा कि किसी के पास भी ADHD है, मैंने पाया है कि सुबह काम के लिए जरूरी है कि मेरे उच्चतम स्तर की आलोचनात्मक सोच की आवश्यकता है। इसलिए, अगर किसी को सुबह मेरे साथ मिलने की सख्त जरूरत है, तो मैं लगभग हमेशा ही इनकार कर देता हूं और इसके बजाय पूछता हूं कि क्या हम दोपहर में समय निकाल सकते हैं। एकमात्र शर्त जिस पर मैं गुफा जाएगा, अगर बैठक पूरी तरह से मेरी सर्वोच्च प्राथमिकताओं के साथ संरेखित हो।
द म्यूजियम में, हमने बुधवार को सुबह 9 बजे से दोपहर 1 बजे तक, जहां "विनिंग बुधवार" को लागू करके एक समान रणनीति अपनाई है, कंपनी में किसी को भी मीटिंग शेड्यूल करने की अनुमति नहीं है।
"सबसे आम शिकायतें थीं कि लोगों के पास लगातार सुसंगत सोच का समय नहीं था क्योंकि बैठकें इतनी बार बाधित होती हैं, " हमारे वीपी ऑफ पीपल एंड टैलेंट, टोनी थॉम्पसन कहते हैं। "कुछ युगल बैठकें हैं जो लोगों ने मुझे बताई हैं कि वे बंद नहीं कर सकते, लेकिन यदि प्रयास अनुत्पादक बैठकों के 70% पर भी कटौती करते हैं और उन लोगों को बहुत उत्पादकता, रचनात्मकता और कर्मचारी विवेक के साथ बदल देते हैं, तो यह इसके लायक है।"
2. बैठक केवल एक दिन एक सप्ताह होने
मटन ग्रिफ़ेल, वन मंथ के सह-संस्थापक और सीईओ हैं। अपनी खुद की बैठक के मुद्दों को हल करने के लिए, उन्होंने तय किया कि निश्चित समय को रोकने के बजाय, वह एक को छोड़कर हर दिन बंद कर देंगे।
संग्रहालय की अपनी प्रणाली के विपरीत, ग्रिफ़ेल बुधवार को पूरी तरह से बैठकें आयोजित करता है: “मैं इसके बारे में कोई बड़ी बात नहीं करता। अगर कोई मंगलवार को कॉफी हड़पने के लिए कहता है, तो मैं पूछता हूं कि क्या इसके बजाय बुधवार काम करेगा यदि वह बुधवार पूरी तरह से बुक किया गया है, तो मैं अगले बुधवार (कभी-कभी मुझे दो या तीन बुधवार को बुक करना होगा) के बारे में पूछूंगा, ”वह हाल ही में फोर्ब्स के एक लेख में कहते हैं। हैरानी की बात है सरल, है ना?
परिणाम, वह मिला है, अन्य कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए समय का विशाल ब्लॉक नहीं है, लेकिन "लोगों को बुधवार तक इंतजार करने के लिए मजबूर करना अक्सर महत्वहीन बैठकों को फ़िल्टर करेगा। यह उन लोगों को खत्म कर देगा जो आपका कुछ समय चाहते हैं लेकिन इसके लिए इंतजार करने या अपने कार्यक्रम के भीतर काम करने के लिए तैयार नहीं हैं। मेरे लिए यह बहुत अच्छा है, क्योंकि मैं उन लोगों के साथ वैसे भी मिलना नहीं चाहता। ”
3. नियमित रूप से कैलेंडर पर दोबारा गौर करना
ग्रीनहाउस में संचार निदेशक दीना अलोबिद कहते हैं, "हम नियमित रूप से मीटिंग शेड्यूल को फिर से काम करने के लिए त्रैमासिक आधार पर बैठकों का फिर से मूल्यांकन कर रहे हैं।" इसका मतलब है कि प्रत्येक तिमाही में, कंपनी में हर कोई अपने कैलेंडर को देखता है और यह तय करता है कि कुछ चर्चाओं को दूसरे चैनल में स्थानांतरित किया जा सकता है या नहीं।
इसे आप अपने शेड्यूल के साथ आसानी से कर सकते हैं। नीचे मीटिंग्स को कम करने में मदद करने के लिए और एलोबीड समय सीमा में कटौती करने का सुझाव देता है: “30-मिनट की बैठकों से शुरू करें और जब संभव हो तो उन्हें 20 मिनट तक काट लें; वही 60 मिनट के लिए चला जाता है, तो 45 का प्रयास क्यों नहीं किया जा सकता है? ”आपको पता चल सकता है कि आप कम समय में उतना ही पूरा कर सकते हैं, अगर इसके बजाय ईमेल या Google दस्तावेज़ के माध्यम से नहीं।
साथ ही, वह कहती है, "सोमवार को समय व्यतीत करें जो आप इस सप्ताह पूरा करना चाहते हैं और जो बैठकें हो रही हैं उन्हें पूरा करने और कुछ परियोजनाओं को आगे बढ़ाने के लिए कुछ करने की आवश्यकता है।" यदि वे आपकी प्राथमिकताओं के अनुरूप नहीं हैं, तो हटा दें। उन्हें।
4. मीटिंग पर्ज धारण करना
एलेक्स विला, हेल्थिफ़ के मुख्य परिचालन अधिकारी, उनकी कंपनी में एक "मीटिंग पर्ज" का आयोजन करके और भी ऊपर ले जाते हैं:
"यह हर छह से नौ महीने में एक विशिष्ट बिंदु है जहां हम 100% आवर्ती बैठकों और संस्थान के नियमों को हटा देते हैं जिनके द्वारा उन्हें वापस जोड़ा जा सकता है।"
तो, क्या वास्तव में विला और उनकी टीम के लिए कैलेंडर पर एक बैठक वापस लाना है? “गैर-पुनरावर्ती और क्लाइंट-फ़ेसिंग मीटिंग्स के लिए, आप अपने विवेक पर मीटिंग को रख सकते हैं या हटा सकते हैं। हटाए गए मीटिंग को कम से कम दो सप्ताह तक वापस नहीं जोड़ा जा सकता है। उन दो हफ़्तों के बाद, आप केवल बैठक को वापस जोड़ सकते हैं, यदि बहुसंख्यक उपस्थित व्यक्ति इसे वापस लाने के लिए कहें, (आपकी अपनी बैठकों की पैरवी करना मना है!)
इस तरह के डराने वाले अनुरोध के बावजूद, उनकी कंपनी में प्रतिक्रिया अविश्वसनीय रूप से सकारात्मक रही है: "हर कोई इसे प्यार करता है और सब कुछ हटाने के लिए इंतजार नहीं कर सकता है। समस्या को स्वीकार किए बिना, आपके पास कोई भी ऐसा नहीं होने की अजीब स्थिति है, जो यह कहना चाहता है कि 'यह बैठक उपयोगी नहीं है, क्या हम इसे रद्द कर सकते हैं?' अंतत: हम इष्टतम प्रदर्शन के चक्र से गुजरते हैं, जहां लोग अपने व्यक्तिगत कार्य करने के लिए समय रहते हुए भी सहयोग करने में सक्षम होने के एक अच्छे संतुलन पर प्रहार करते हैं। ”
जबकि इस योजना के साथ बोर्ड पर आपकी टीम में सभी को प्राप्त करना मुश्किल हो सकता है, यह छोटी बैठकों के लिए परीक्षण के लायक है। अपने सहकर्मियों के साथ कुछ हफ़्ते के लिए किसी भी गैर-ज़रूरी चेक-इन को हटाने के बारे में बात करें, और देखें कि क्या यह आपके काम को नकारात्मक रूप से प्रभावित करता है।
ओवरलोड मीटिंग को हल करना वास्तव में आपके कार्यभार को प्राथमिकता देने के लिए नीचे आता है, यही कारण है कि उपरोक्त रणनीतियाँ इतनी प्रभावी हैं।
