बेहतर ईमेल कैसे लिखें जो प्रतिक्रियाएं प्राप्त करें - म्यूज

आपने जो सही ईमेल माना है, उसे आपने तैयार किया है। यह दोस्ताना है - लेकिन बहुत अनुकूल नहीं है । यह बोल्ड सेक्शन और बुलेट पॉइंट के साथ अच्छी तरह से व्यवस्थित है। तुम भी अच्छे उपाय के लिए एक आराध्य इमोजी में फेंक दिया।

आप अपनी उस कृति पर "भेजें" दबाएं और अनिवार्य उत्तर की प्रतीक्षा करें ताकि आप उसमें रोल करना शुरू कर सकें। आप एक घंटे, फिर चार घंटे, फिर दो दिन प्रतीक्षा करें। आप सभी ने उस पूरी तरह से पॉलिश किए गए संदेश के जवाब में सुना है? क्रिकेट्स - और आपके दिमाग में चारों ओर अपनी ही हताशा की आवाज गूंज रही है।

क्या देता है? आपने सोचा कि आपने उन सभी और सच्चे ईमेल नियमों का पालन किया है। आपने चौगुना-चेक किया कि आपने इसे सही प्राप्तकर्ताओं को भेजा है। आप यह सुनिश्चित करने के लिए 800 वीं बार भी फिर से दौड़ें कि कुछ भी गलत या असभ्य आक्रामक के रूप में गलत नहीं किया जा सकता है। तो, आप केवल बदले में रेडियो मौन क्यों प्राप्त कर रहे हैं?

धीरे-धीरे-आप इसे खत्म कर सकते हैं। वास्तव में, यह हो सकता है कि आपका ईमेल अभी बहुत लंबा है ।

बहुत लंबा?

क्या आप उत्साहित हैं जब आपको एक ईमेल के माध्यम से उतारा जाना है जो इतना घना है कि यह आपको इतना स्क्रॉल करने से एक हाथ की ऐंठन देता है? शायद ऩही। संभावना है, आपके प्राप्तकर्ता उसी तरह महसूस करते हैं।

ईमेल एक्सटेंशन, बूमरैंग द्वारा किए गए शोध के अनुसार, आदर्श लंबाई कहीं 50 और 125 शब्दों के बीच है। उस श्रेणी के संदेशों में 50% से ऊपर प्रतिक्रिया की दर थी।

वास्तव में वह लंबाई कैसी दिखती है? "बहुत लंबा?" पर वापस देखें और फिर अपनी आँखें यहीं रोक दें। यह 87 शब्द है, जो आप जिस रेंज में होना चाहते हैं, उसके बीच में स्मैक डब है।

बूमरैंग ने पाया कि 125 शब्दों वाले ईमेल के लिए प्रतिक्रिया दर 50% से घट गई, 500 शब्दों के ईमेल के लिए 44% हो गई। उन संदेशों के लिए जो एक अविश्वसनीय 2, 500 शब्द या अधिक थे? प्रतिक्रिया की दरों में 35% से नीचे एक वास्तविक शून्य लिया गया।

देखो मेरा मतलब है? उन लंबे-लंबे संदेशों को आप बाहर क्रैंक कर रहे हैं जो शायद लोगों को आँसू में बहा देने वाले हैं। आप चीजों को छोटा रखने से बेहतर हैं (लेकिन बहुत कम नहीं - आप उन 50 शब्दों से ऊपर रहना चाहते हैं, आखिरकार)।

कैसे अपने ईमेल को सिकोड़ें

"लेकिन, मैं जो कुछ भी कह रहा हूं वह सुपर महत्वपूर्ण है, " आप अभी अपने आप को गुनगुना रहे हैं। मुझ पर विश्वास करो, मैं इसे प्राप्त करता हूं- मैं खुद एक बहुत ही चिंतित लेखक हो सकता हूं। हालाँकि, जब से मैं पत्रों के साथ अपना जीवन यापन कर रहा हूँ, मैं कुछ गुर और रणनीति सीखने में कामयाब रहा हूँ जो मुझे लंबाई को बनाए रखने में मदद करते हैं।

1. कॉमस के लिए देखो

यह मेरे पसंदीदा चालों में से एक है जब मुझे पता है कि मुझे कुछ लेखन को ट्रिम करने की आवश्यकता है। मैं पूरे टुकड़े पर वापस स्कैन करता हूं, जिससे मेरी आंखें किसी भी अल्पविराम के लिए छिल जाती हैं। हालांकि उन्हें अक्सर सूचियों में शामिल किया जा सकता है, आप उन्हें बहुत कम परिचयात्मक वाक्यांशों के बाद भी पाएंगे (मैंने पहले से ही इस लेख में उनमें से कुछ का उपयोग किया है)।

जब आप चीजों को छोटा रखने की कोशिश कर रहे हों, तो इन वाक्यांशों को आसानी से हटाया जा सकता है - बिना अपने समग्र संदेश का त्याग किए। "बस स्पष्ट होने के लिए" जैसे वाक्यांशों से, "मामले में आप सोच रहे थे, " यहां तक ​​कि एक सरल, "कहने की आवश्यकता नहीं", वे अनावश्यक क्वालिफायर हैं जो केवल कीमती अचल संपत्ति ले रहे हैं।

2. विशेषण और क्रियाविशेषण निकालें

आपके विशेष रूप से लंबे ईमेल से फूलों के विशेषणों और बेकार क्रियाविशेषणों को हटाना बिल्कुल कम कर सकता है। एक उदाहरण चाहते हैं? उन्हें उस पहले वाक्य से हटा दें और आपको छोड़ दिया जाए, "आपके ईमेल से विशेषण और क्रिया विशेषण हटाना इसे कम कर सकता है।"

हां, वे आपके संदेशों में थोड़ी मित्रता और संवादी स्वर ला सकते हैं। लेकिन, जब आप अपनी शब्द गणना को कम करना चाहते हैं, तो उन्हें जाने वाली पहली चीजों में से एक होना चाहिए। आखिरकार, ठंड या असभ्य के रूप में आने के बिना छोटे ईमेल लिखना पूरी तरह से संभव है।

3. अपना ध्यान परिष्कृत करें

यदि आप उन दोनों चरणों से गुजरते हैं और फिर भी अपने आप को उस 125-शब्द सीमा से ऊपर का रास्ता ढूंढते हैं, तो आप बहुत अधिक कवर करने की कोशिश कर सकते हैं। क्या आप चीजों को अलग-अलग, छोटे संदेशों में विभाजित करना बेहतर होगा?

अपनी पूरी टीम को भेजने के बजाय, जो आपके हालिया प्रोजेक्ट के विवरण पर चर्चा करता है, कंपनी के पिकनिक के लिए विचार पूछता है, और यह भी याद दिलाता है कि आपके बॉस का जन्मदिन आ रहा है, एक विषय चुनें और उससे चिपके रहें। न केवल आपका ईमेल छोटा होगा, बल्कि अधिक व्यवस्थित भी होगा।

इसे मुझसे ले लो, मुझे पता है कि आपके लेखन को छोटा करना हमेशा एक आसान काम नहीं है - एक कारण यह है कि विलियम फॉल्कनर ने इसे "आपके प्यारों को मारना" कहा है।

यदि आप अभी भी युद्ध और शांति से बचने के लिए संघर्ष कर रहे हैं, तो अपने आप से यह पूछें: यदि यह विषय इतना विशाल है, तो क्या यह ईमेल के लिए सबसे उपयुक्त है? या, क्या आपको फोन उठाना चाहिए, मीटिंग शेड्यूल करना चाहिए, या एक Google डॉक भी बनाना चाहिए, जहां हर कोई सहयोग कर सकता है-बजाय हर किसी के इनबॉक्स को बंद करने के?

उपरोक्त तीन युक्तियों के साथ, उस पूर्व विचार में डालने का मतलब होगा कि आपके ईमेल संक्षेप में हैं, इस बिंदु पर, और सबसे महत्वपूर्ण रूप से - करने के लिए प्रतिक्रिया।