क्या यह कष्टप्रद नहीं है जब आप किसी सहकर्मी को एक अच्छी तरह से सोचा-समझा ईमेल भेजने के लिए समय लेते हैं, जो परियोजना की विभिन्न समस्याओं और संभावित समाधानों को प्रस्तुत करता है और प्रतिक्रिया में "अच्छा लगता है" या "मेरे लिए काम करता है" प्राप्त करता है।
आप शायद चिल्ला कर प्रतिक्रिया करें। या चीखना चाहते हैं, लेकिन निराशा में अपने कंप्यूटर को घूर रहे हैं। लेकिन यह जानते हुए कि, आप सभी अपठित संदेशों के माध्यम से कितनी बार तेज प्रतिक्रियाओं से बचते हैं?
जब मैं कहता हूं कि मुझ पर भरोसा करो, मैं उस नशे को समझता हूं जो तुम्हारा इनबॉक्स है। जब आपको लगता है कि आप शून्य नए संदेशों के लिए नीचे हैं, तो तीन और जादू के रूप में दिखाई देंगे। यही कारण है कि आप जवाब देने के लिए बहुत जल्दी हैं - टाइपो, मिश्रित संदेश, अनुत्तरित प्रश्नों को धिक्कार है।
लेकिन अगर आप किसी के साथ ऐसा करते हैं तो आपको गुस्सा आता है- आप इसे दूसरे लोगों के साथ क्यों कर रहे हैं?
जब आप शॉर्टकट लेते हैं और जल्दबाजी में उत्तर देने से पहले एक संदेश ब्राउज़ करते हैं, तो आप अपने सहकर्मियों (या बदतर, ग्राहकों) को गंभीरता से परेशान करने का जोखिम उठाते हैं। जवाब भेजने के बजाय, जो आपको आलसी या उन्मत्त दिखाई देने की धमकी देता है - न ही एक विजेता विशेषता है - यह दिखाने का प्रयास करें कि आप ध्यान दे रहे हैं।
यह वास्तव में आसान है:
- हर संदेश को पूरी तरह से पढ़ने के लिए समय ले रहा है
- डबल-चेकिंग जो आप किसी भी प्रश्न का उत्तर दे रहे हैं
- प्रेस भेजने से पहले प्रूफरीडिंग करें
और अगर आप उससे आगे निकल जाते हैं और कुछ ऐसा करते हैं कि अगले कदमों का पालन करते हैं या स्वयंसेवक का अनुसरण करते हैं, तो आप अपने सहयोगी का दिन बना सकते हैं।
बेहतर ईमेल लिखने का असली राज यही है। किसी प्रतिक्रिया को शूट करने से पहले अपने इनबॉक्स में क्या है, इसे पूरी तरह से पढ़ने के लिए समय निकालकर, आप न केवल अपनी प्रतिष्ठा में सुधार करेंगे, बल्कि आप सहयोगियों, ग्राहकों और अपने बॉस के साथ चेहरा भी बचाएंगे।
