आपको पता है कि यह कैसे होता है। आप उचित अभिवादन के साथ अपने बॉस, सहकर्मी, ग्राहक या मानव संसाधन निदेशक को ईमेल शुरू करते हैं। आप अपने टीएस और डॉट को अपने पार करते हैं, और आप संदेश को "सर्वश्रेष्ठ" या "ईमानदारी से" जैसे औपचारिक हस्ताक्षर के साथ समाप्त करते हैं।
ईमेल प्राप्तकर्ता समान औपचारिकता के साथ जवाब देता है, आपको एक मानक अभिवादन में संबोधित करता है, और फिर एक समान हस्ताक्षर के साथ नोट को लपेटने से पहले व्याकरणिक रूप से ध्वनि पैराग्राफ के एक जोड़े को लिखता है; शायद यह "सादर, " या अधिक आकस्मिक, "चीयर्स।"
चूँकि उस संदेश को आपसे प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है, आप जो सोचते हैं उसके साथ खेलना जारी रखते हैं, पेशेवर तरीका है- पूर्ण बधाई (फिर से) टाइप करना, संदेश के मुख्य भाग की रचना करना, और फिर "ऑल द बेस्ट"। आप इसे कई पीठ और कांटे के बाद भी जारी रखते हैं, भले ही यह अंततः पूरी तरह से व्यर्थ और यहां तक कि थोड़ा अजीब लगता है।
जब तक आप एक सुपर कड़े कॉर्पोरेट कार्यालय में काम नहीं करते हैं, यहां तक कि विस्मयादिबोधक बिंदुओं पर भी फेंक दिया जाता है, तो आपको औपचारिक भाषण को खोदने के साथ अच्छा मिला है, खासकर अगर पूरे दिन अपने बॉस या सहकर्मियों के साथ संवाद करना एक लगातार घटना है।
जैसे ही यह "हैलो, " सुखद और निरर्थक "धन्यवाद, " अलविदा स्क्रैप करने के लिए स्वाभाविक लगता है, इसे करो। और आपको वास्तव में ठीक महसूस करने में मदद करने के लिए वास्तव में ऐसा करना (और शिष्टाचार राक्षस की तरह नहीं), मैं कुछ दिशानिर्देशों के साथ आया हूं।
1. बेझिझक फॉलो करें सूट
हालांकि यह सभी एक्सचेंजों को औपचारिक रूप देने के लिए लुभावना हो सकता है यदि यह वही है जो आप के आदी हैं या क्योंकि यह है कि आपको कैसे सिखाया गया था, बहुत समय, यह सिर्फ आवश्यक नहीं है। अपने कार्यस्थल के संकेतों पर ध्यान दें, या आप बस बाहर चिपके रहेंगे। यदि आपके बॉस ने आपको एक ईमेल भेजा है जिसमें नोट के अलावा और कुछ नहीं है, तो यह देखने के लिए कि क्या यह रुचि है, और आप एक औपचारिक संदेश के साथ उत्तर देते हैं, मैं आपसे वादा करता हूं, आप कोई भी ब्राउनी अंक नहीं जीत रहे हैं - आप केवल क्लॉगिंग कर रहे हैं अपने इनबॉक्स को अनदेखा करना और यह अनदेखी करना कि आपकी टीम आकस्मिक पत्राचार को कैसे संभालती है। या, यदि आपके सहकर्मी ने आपके साथ आकस्मिक तरीके से संवाद करना शुरू कर दिया है (बिना नाम बताए या किसी आधिकारिक साइन ऑफ सहित), तो स्वीकार करें कि आपका हस्ताक्षर किस तरह का है।
2. इसे स्विच करें (यह निर्भर करता है कि आप किससे बात कर रहे हैं)
इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपके अंतिम बॉस ने यह स्पष्ट कर दिया कि अनौपचारिक स्वर अपनाना असहनीय था; अब आप उसके लिए काम नहीं कर रहे हैं। हालाँकि, सावधानी का एक शब्द, सिर्फ इसलिए कि आप एक बिंदु पर पहुँच जाते हैं जहाँ आप अपने प्रबंधक के साथ "सर्वश्रेष्ठ" छोड़ते हैं, इसका मतलब यह नहीं है कि आपको अपनी शब्दावली से शब्द को पूरी तरह से समाप्त कर देना चाहिए। यदि आप नियमित रूप से किसी ऐसे व्यक्ति के साथ बात कर रहे हैं जो आपसे कभी नहीं मिला है और आपका संबंध अधिक औपचारिक नहीं है, तो एक उचित समापन सहित बिना साइन अप करने के लिए इतनी जल्दी मत बनो, खासकर यदि आप बाड़ पर हैं कि कैसे आगे बढ़ना है। सावधानी के पक्ष में Erring हमेशा ध्वनि सलाह होगी।
इसे जानें: इसे अलग-अलग लोगों पर लागू करना यहां तक कि अगर एक व्यक्ति के साथ एक पत्राचार औपचारिक रूप से शुरू होता है, तो आपको उस विषय के मांस में कूदने की अनुमति दी जाती है, जब आप किसी लंबे ईमेल थ्रेड में किसी आइटम पर चर्चा कर रहे हों - बजाय किसी अभिवादन या साइन-ऑफ के परेशान होने के।
3. टाइमिंग पर विचार करें
यदि आप एक सप्ताह के लिए छुट्टी पर जाते हैं और अपने बॉस के लिए सवालों की एक सूची के साथ कार्यालय में लौटते हैं, जिसे आपने दूर जाने के बाद से बात नहीं की है या नहीं देखा है, तो संभवत: सबसे अच्छा ईमेल शुरू करना सबसे अच्छा है "सुप्रभात, " "आशा है कि आप अच्छी तरह से कर रहे हैं, " या, यदि आपका प्रबंधक छुट्टी पर था, तो "आपका स्वागत है" - यदि आप और आपके पर्यवेक्षक आमतौर पर ग्रीटिंग या छोटी सी बात को छोड़ देते हैं। बाहरी ग्राहकों या विक्रेताओं के साथ आदान-प्रदान के लिए समय की चूक भी महत्वपूर्ण है। यदि आप सप्ताह में एक बार या महीने में सिर्फ एक-दो बार संपर्क में हैं, तो गो-टू इंट्रो और उपयुक्त समापन हस्ताक्षर के साथ कुछ समय बीतने के बाद प्रारंभिक संदेश को बंद करना उचित हो सकता है।
आपके विभाग के वरिष्ठ सदस्य के साथ मासिक टच-बेस के लिए आपको अधिक रूढ़िवादी रूप से लिखने की ओर झुकाव करने की आवश्यकता हो सकती है। यदि उस आरंभिक संदेश का परिणाम एक दो दिनों में महत्वपूर्ण हो जाता है, तो यह औपचारिक कारक को कम करने के लिए ठीक है, खासकर यदि अन्य पार्टी ने ऐसा किया है।
अंततः, आपको अपने आउटगोइंग संदेशों के स्वर और संरचना का निर्धारण करना होगा। मैं आपको एक बात बता सकता हूं, हालांकि, मैंने व्यक्तिगत रूप से इसे कभी समस्याग्रस्त नहीं पाया है जब कोई व्यक्ति नियमित रूप से मानक उद्घाटन और समापन को छोड़ने का निर्णय लेता है; वास्तव में, मुझे यह एक राहत की बात है कि हम सिर्फ यह कह सकते हैं कि हम जो कहने के लिए ऑनलाइन आए हैं। किसी ईमेल को एक्सेस करना अक्सर केवल एक बिंदु के लिए उपयुक्त होता है- और मेरा कूबड़ यह है कि आपको पता होगा कि औपचारिकता के साथ कब क्या करना है।
