कभी एक बैठक के बारे में सोचकर चला गया, "वाह, हम कहीं नहीं मिले?"
एक समूह का एक साथ होना अक्सर किसी बड़े निर्णय या योजना पर आगे बढ़ने का सबसे कारगर तरीका हो सकता है। लेकिन यह केवल तभी काम करता है जब मीटिंग सही तरीके से सेट की गई हो।
इसलिए, जब आपकी अगुवाई करने की बारी है, तो सफलता के लिए अपनी बैठक को निर्धारित करने के लिए इन पांच चरणों का उपयोग करें - इससे पहले कि आप दरवाजे पर भी चलें।
1. सही लोगों को आमंत्रित करें
कमरे में गलत लोगों को बैठाने से कुछ नहीं हो सकता। यदि आपका लक्ष्य समूह को बैठक के अंत तक निर्णय लेना है, तो सुनिश्चित करें कि मेज पर उस निर्णय पर हर किसी के पास एक बड़ी हिस्सेदारी या वीटो शक्ति है। एक उत्पाद के लिए एक नई बिक्री रणनीति पर चर्चा? आप शायद सेल्स लीडर और प्रोडक्ट मैनेजर चाहते हैं, या कुछ भी तय नहीं होगा।
दूसरी ओर, बहुत सारे "अतिरिक्त" लोग - या ऐसे लोग जो कमरे में हर किसी की तुलना में काफी अधिक वरिष्ठ या अधिक कनिष्ठ हैं - गतिशील फेंक सकते हैं। यदि आपको एक विनिर्माण परिवर्तन पर पीआर के सिर की ज़रूरत नहीं है, तो उसे आमंत्रित न करें। यदि हर कोई सीएफओ से भयभीत है, तो उसे प्रारंभिक मंथन बैठक से बाहर कर दें।
2. होमवर्क देने के बारे में सोचें
क्या आप चाहते हैं कि लोग एक साफ स्लेट से शुरुआत करें, या किसी पृष्ठभूमि की जानकारी के साथ बैठक में चलना सभी के लिए मददगार होगा? यदि आप एक ऐसी योजना प्रस्तुत कर रहे हैं जिस पर आप इनपुट चाहते हैं, तो इसे रात को पहले भेजें (घंटे से पहले नहीं), इसलिए संभावना है कि कम से कम कुछ उपस्थित लोगों के पास इस पर गौर करने और पचाने का समय होगा।
और अगर आप चाहते हैं कि लोग बैठक में विचार लाएं - तो उन्हें बताएं।
3. एक एजेंडा सेट करें
यदि आप बैठक आयोजित कर रहे हैं, तो आपको एजेंडा सेट करने की आवश्यकता है। यदि आप मीटिंग को यह कहते हुए शुरू करते हैं, “हम यहां अपनी सोशल मीडिया रणनीति पर चर्चा करने के लिए हैं। किसके पास विचार हैं? ”- ठीक है, आप अराजकता के लिए पूछ रहे हैं।
इसके बजाय, एक सफेद बोर्ड या फ्लिप चार्ट पर हाथ से लिखें- जिन विषयों पर आप समूह चर्चा करते हैं, उन पर योजना बनाएं, ताकि आप उन्हें कवर करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, आपका एजेंडा निम्न हो सकता है:
जब सभी को योजना का पता चलता है, तो उन्हें विषय पर बने रहने की अधिक संभावना होती है। इसके अलावा, एजेंडा आपको वापस गिरने के लिए एक संरचना देता है: यदि चर्चा विषय या स्टॉल से दूर हो जाती है, तो आप कमरे में हर किसी को याद दिला सकते हैं कि आप किस विषय पर चर्चा करने वाले हैं।
4. लोगों को उद्देश्य बताएं
उद्देश्य एजेंडे के समान नहीं हैं। एक एजेंडा वह है जिसके बारे में आप बात करने जा रहे हैं। उद्देश्य वे हैं जिन्हें आप पूरा करना चाहते हैं, या बैठक के लिए लक्ष्य: निर्णय जो कि मेज पर किए जाने की आवश्यकता है, अगले कदम जिन्हें सहमति देने की आवश्यकता है।
उदाहरण के लिए, उपरोक्त काल्पनिक बैठक के उद्देश्य निम्न हो सकते हैं:
5. कोई आश्चर्य की बात नहीं है: अपने बड़े विचारों को "पूर्व-बेच"
यदि आप एक बड़ी योजना या सिफारिश पेश कर रहे हैं, तो यह जानना हमेशा आपके फायदे के लिए होता है कि कमरे के लोग कैसे प्रतिक्रिया देने वाले हैं। आपको किसका समर्थन करने की संभावना है? आपको कौन चुनौती दे सकता है, और वे कौन सी आपत्तियाँ उठा सकते हैं?
बैठक से पहले, उन महत्वपूर्ण लोगों की पहचान करें जिनकी राय मायने रखती है, और एक-एक करके अपनी योजना या सिफारिश साझा करें। इनपुट के लिए पूछें। बड़ी बैठक से पहले अपने विचार "बेचें"। उन चिंताओं के बारे में ध्यान दें, और उन चिंताओं को दूर करने के लिए अपनी योजना को पेश करने के तरीके को अनुकूलित करें।
वित्त के वीपी को लगता है कि आपकी लॉन्च योजना बहुत अधिक खर्च होने वाली है? सुनिश्चित करें कि आप एक बजट अनुमान तैयार करते हैं, और अन्य लॉन्च की लागत का पता लगाते हैं ताकि आप अपने प्रस्तावित बजट को परिप्रेक्ष्य में रख सकें। इस तरह, जब वह आपकी योजना "महंगा लगता है" कहती है, तो बातचीत डी-रेल नहीं करेगी।
दूसरी ओर, अगर हर कोई आपकी योजना के सोशल मीडिया घटक से प्यार करता है, तो वह महान है। सोशल मीडिया क्यों महत्वपूर्ण है, यह बताने में 20 मिनट बर्बाद न करें, बस अपनी वास्तविक योजना के विवरण में कूदें, या अन्य क्षेत्रों पर समूह का ध्यान केंद्रित करें जहां आपके पास निर्णय किए जाने हैं।
यदि आप समय से पहले खुद को व्यवस्थित करते हैं, तो एक साथ सही समूह प्राप्त करें, और आश्चर्य से बचें, आप समूह के अधिकांश समय को एक साथ करने के लिए खुद को स्थापित करेंगे। इसके अलावा, आप अपनी तैयारी के साथ कमरे में सभी को प्रभावित करने और एक नेता के रूप में चमकने का मौका पाने के लिए सुनिश्चित हैं।
