अपने इनबॉक्स को नियंत्रण में रखने का रहस्य

जैसा कि आप सभी अब तक जानते हैं, मैं एक बहुत बड़ा ईमेल geek हूँ। आप अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करने का तरीका जानना चाहते हैं या नहीं, इसे सप्ताहांत में साफ़ करें, या फ़ुल-ऑन स्प्रिंग क्लीनिंग करें, मैं आपका गैलन हूं। लेकिन एक बात है जिसके बारे में हमने अभी तक बात नहीं की है: व्यक्तिगत ईमेल से कैसे निपटें क्योंकि वे आते हैं।

यहाँ स्कूप है। अपने इनबॉक्स को नियंत्रित करने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि आप प्रत्येक ईमेल को पहली बार देखने के बजाय, उस पर नज़र रखने और बाद में उससे निपटने का वादा करने के बारे में निर्णय लें। इसके दो लाभ हैं: यह सुनिश्चित करता है कि आपका इनबॉक्स पहली बार में एक अव्यवस्थित गड़बड़ी में बदल नहीं जाता है, और यह आपको एक ही ईमेल को एक बार से अधिक नहीं देखने के लिए समय बचाता है।

यह कठिन लगता है, लेकिन यह नहीं है - यह सिर्फ कुछ नियोजन और कुछ सरल प्रश्न लेता है। आएँ शुरू करें।

एक समय चुनें

सबसे पहले, जब तक आपकी नौकरी के लिए आपको ईमेल के लिए तुरंत उत्तरदायी होने की आवश्यकता नहीं होती है, मैं आपको हर दिन कुछ निर्धारित समय पर अपने सभी नए मेल से गुजरने की सलाह देता हूं। यह समय हर दिन अलग हो सकता है, यह सिर्फ जानबूझकर होना है: उदाहरण के लिए, आज मैं अपने इनबॉक्स से गुजरने के लिए सुबह 9-10 बजे तक का समय तय करूंगा, फिर मैं इसे 4-5 से फिर से देखूंगा। बीच में, मैं महत्वपूर्ण ईमेल के लिए स्कैन करूँगा लेकिन बाकी को अनदेखा करूँगा।

मुझे पता है कि यह करना मुश्किल है (और हाँ, मैं जाने वाले GIF पर क्लिक करने के लिए जाना जाता हूं!), लेकिन अगर आप इस शेड्यूल से चिपके रहते हैं, तो आप पाएंगे कि आपके इनबॉक्स से गुजरना बहुत कम है। उल्लेख नहीं करने के लिए, आपके पास वास्तविक काम करने के लिए समय की बड़ी मात्रा होगी।

यह अपने आप से पूछो

अगला कदम आपके इनबॉक्स से गुजर रहा है, प्रत्येक ईमेल को एक-एक करके पढ़ना, और अपने आप को प्रत्येक संदेश के लिए प्रश्नों की यह त्वरित सूची पूछना:

1. क्या मुझे यह ईमेल प्राप्त करने की आवश्यकता है?

मुझे पता है कि मैं एक टूटे हुए रिकॉर्ड की तरह लग रहा हूं, लेकिन आपको हर बार खुद से यह पूछना चाहिए। यह सदस्यता समाप्त करने, फ़िल्टर करने और उन सूचियों और न्यूज़लेटर्स से निकालने के लिए एक अच्छा अनुस्मारक है, जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है। ईमेल पर कटिंग हमेशा मेरी किताब में एक जीत है।

2. क्या मुझे इसका जवाब देने की आवश्यकता है?

हैरानी की बात है, जवाब हमेशा हाँ नहीं है। यदि यह एक सूचनात्मक ईमेल या एक समूह ईमेल है जिसे आपकी प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है, तो इसे पढ़ें, किसी भी उपयोगी जानकारी पर ध्यान दें, फिर इसे संग्रहीत या फ़ाइल करें।

3. क्या मैं इससे निपटने के लिए सही व्यक्ति हूं, या क्या मुझे इसे बंद कर देना चाहिए?

इसी तरह की पंक्तियों के साथ, याद रखें कि आपको हर उस चीज़ का बोझ उठाने की ज़रूरत नहीं है जो आपसे अनुरोध की जाती है। आप जानते हैं कि मेरा क्या मतलब है: वे संख्याएँ जो आप तब तक खींचते थे जब तक वे एक जूनियर विश्लेषक को काम पर नहीं रखते, लेकिन यह कि आपका बॉस आपसे इसके बदले मांगता रहता है, यात्रा का समय निर्धारण जो वास्तव में एक अलग विभाग के माध्यम से जाना चाहिए, वह संख्या जो आपको करने के लिए कहा जाता है। हालांकि यह आपके नौकरी विवरण में नहीं है। उन परिधीय कार्यों को सही व्यक्ति को सौंप दें, और आप केवल अपने इनबॉक्स को साफ नहीं करेंगे, आप अपना मुख्य काम करने के लिए अधिक समय छोड़ देंगे।

4. क्या मुझे जवाब देने के लिए किसी और से जानकारी चाहिए?

अगर यहां जवाब हां है, तो उस व्यक्ति से जानकारी के लिए पूछें ताकि आप ईमेल को अपनी प्लेट से हटा सकें। आप भेजने वाले को यह बताने का जवाब देना चाह सकते हैं कि आप उस पर काम कर रहे हैं और कुछ दिनों में जिस व्यक्ति का आप इंतजार कर रहे हैं, उसके साथ जांच करने के लिए एक नोट बनाएं। इस बीच, ईमेल को दूर दर्ज करें या सही समय पर अपने इनबॉक्स में वापस लाने के लिए बूमरैंग का उपयोग करें।

5. क्या मैं 5 मिनट से भी कम समय में ईमेल का जवाब दे सकता हूं?

यह वह जगह है जहाँ ज्यादातर लोग यात्रा करते हैं। ईमेल की एक अच्छी संख्या में आपको या किसी और से अतिरिक्त जानकारी की आवश्यकता नहीं होती है और इसे बहुत जल्दी से उत्तर दिया जा सकता है। अगर ऐसा है, तो तुरंत ईमेल का जवाब दें; यह आपको दूसरी बार फिर से पढ़ने, प्रसंस्करण और सोचने के समय को बचाएगा। बोनस: जितनी जल्दी आप एक ईमेल का जवाब देते हैं, उतना ही स्वीकार्य एक सुपर शॉर्ट उत्तर होता है।

6. क्या यह अर्जेंट है?

दुर्भाग्य से आपके हाथों से दुर्भाग्य है, इसलिए यदि ईमेल अत्यावश्यक है, तो तय करें कि क्या आप अभी इससे निपटना चाहते हैं या जब आप अपना इनबॉक्स साफ कर रहे हों तो इसका ख्याल रखें। मैं उत्तरार्द्ध के लिए वकालत करता हूं, क्योंकि यदि आप प्रत्येक ईमेल पर कुछ मिनट खर्च करने से एक एकल अंक में खुदाई करने के लिए स्विच करते हैं तो आप अपने स्ट्राइड को थोड़ा तोड़ देंगे।

बाकी चीजों से निपटें- आपकी शर्तों पर

तो बाकी का क्या? यदि ईमेल को पांच मिनट से अधिक की प्रतिक्रिया की आवश्यकता है और यह जरूरी नहीं है, तो तय करें कि आपके लिए इससे निपटने का सबसे अच्छा समय कब है।

मैं आमतौर पर उन ईमेलों से निपटता हूं जिन्हें मेरे इनबॉक्स स्वीप के अंत में एक लंबी लिखित प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है। या, अगर मैं एक व्यस्त दिन बिता रहा हूं, तो मैं उन्हें एक दिन के लिए बुमेरांग करता हूं जब मुझे लगता है कि मेरे पास अधिक समय होगा। उन संदेशों के लिए जिन्हें अधिक काम करने की आवश्यकता होती है (एक साथ मॉक-अप करना, कुछ एक्सेल नंबर क्रंच करना), मैंने उन कार्यों को अपनी टू-डू सूची में डाल दिया और उन्हें अपने समय पर एक गैर-ईमेलिंग ब्लॉक के लिए योजना बनाई।

प्रो टिप: इस प्रक्रिया को और भी तेज़ी से आगे बढ़ाने के लिए, अपना ईमेल सेट करें ताकि एक बार जब आप एक ईमेल को निपटा लें और इसे हटा दें या इसे हटा दें, तो आप सीधे वापस आने के बजाय अपने इनबॉक्स में अगले एक पर ले जाएंगे ईमेल की सूची। (जीमेल के लिए, आप Google लैब्स में ऑटो-एडवांस विकल्प के माध्यम से ऐसा कर सकते हैं।) यह आपके सभी ईमेल के माध्यम से सुनिश्चित करेगा कि आप समय बिताने के बजाय किस संदेश पर ध्यान दें!