जब आपको प्रतिक्रिया की आवश्यकता हो तो काम का पालन कैसे करें - म्यूज

जब अनुवर्ती ईमेल की बात आती है, तो मुझे लगता है कि वे दो अलग-अलग समूहों में से एक में आते हैं: क्योंकि आप एक प्रतिक्रिया की उम्मीद कर रहे हैं या वापस चक्कर लगा रहे हैं क्योंकि आप सख्त प्रतिक्रिया की जरूरत है।

यदि आपने पहले कभी शिकार किया है, तो आप उस पहले परिदृश्य से परिचित होंगे। आप शायद मासूमियत से काम पर रखने वाले प्रबंधक के इनबॉक्स में कुछ समय के लिए वापस आ गए हैं, इस उम्मीद के साथ कि आप अंत में भर्ती प्रक्रिया के अगले चरणों के बारे में कुछ सुनेंगे। हां, वह रेडियो चुप्पी निराश करने वाला हो सकता है।

लेकिन, ईमानदारी से, यह फॉलो-अप का दूसरा समूह है - जहां आप बिल्कुल, बिना किसी संदेह के, बिना किसी संदेह के एक प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है - जो कि सर्वथा उल्लंघन हो सकता है।

चाहे आप किसी सहकर्मी से किसी परियोजना के पिछले-नियत टुकड़े पर प्रतीक्षा कर रहे हों या आप अभी भी अपनी आँखें अपने बॉस से उस आवश्यक उत्तर के लिए छलनी कर रहे हों, जो आपको जरूरत पड़ने पर नहीं मिल रही है। । और, अधिकांश समय, यह उन दोस्ताना "बस जाँच में!" संदेशों की तुलना में एक अलग प्रकार के दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है जो आप संभावित नियोक्ताओं या संभावित ग्राहकों को भेजने के लिए उपयोग किए जाते हैं।

तो, यहाँ चार प्रमुख सुझाव दिए गए हैं जिनकी मदद से आप प्रभावी ढंग से अनुवर्ती कार्रवाई कर सकते हैं जब आप सिर्फ एक प्रतिक्रिया नहीं चाहते हैं, लेकिन पूरी तरह से एक की आवश्यकता है।

1. माफी के लिए आग्रह का विरोध करें

जाना पहचाना? संभवतः वे सभी पंक्तियाँ हैं जिनका उपयोग आपने अनुवर्ती संदेश को किकऑफ़ करने के लिए किया है। और, जब आप किसी को काम पर रखने वाले प्रबंधक की तरह विनम्र ईमेल भेज रहे हैं, तो वे आपके अनुरोध पर बहस करने का एक प्रभावी तरीका हो सकते हैं।

लेकिन, जब आप बेसब्री से एक प्रतिक्रिया का इंतजार कर रहे हैं कि कोई आप पर बकाया है? खैर, इसके लिए माफी मांगने की जरूरत नहीं है। आप अपने काम के साथ आगे बढ़ते रहने के लिए एक उत्तर के लायक हैं- और यह वह चीज नहीं है जिसके लिए आपको खेद होना चाहिए। आपने कुछ भी गलत नहीं किया है।

तो, आधे-अधूरे माफी और निकेतों के एक समूह के साथ अपने ईमेल को शुरू करने के लिए भारी आग्रह का विरोध करें। वे वास्तव में आवश्यक नहीं हैं।

2. इसे आसान बनाएं

यदि आप इसका अनुसरण कर रहे हैं, तो संभवतः आपने इस व्यक्ति को इस से पहले कम से कम एक (ठीक, कुछ ) संबंधित ईमेल भेजे हैं। और, संभावना है, आपके प्रारंभिक संदेशों में बहुत सारी पृष्ठभूमि की जानकारी थी: आपको क्या चाहिए, आपको इसकी आवश्यकता क्यों है, आपको इसकी आवश्यकता किसके लिए है, इत्यादि।

बेशक, थोड़ा सा संदर्भ प्रदान करना महत्वपूर्ण है - प्राप्तकर्ता को केवल एक ईमेल से मूल बातें चमकाने में सक्षम होना चाहिए (उस प्रतीत होता है अंतहीन धागे के माध्यम से स्क्रॉल करने की आवश्यकता के बिना)। हालांकि, याद रखें कि मुख्य शब्द मूल बातें है ।

जब आपको प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है, तो आपका सबसे अच्छा शर्त यह होता है कि उस व्यक्ति के लिए जितना संभव हो सके उतना आसान बना दिया जाए - जिसका मतलब है कि आपको फ़्लफ़ को छोड़ना होगा और सीधे किटी ग्रिट्टी में जाना होगा।

"फॉलो अप" के उस मानक विषय पर भरोसा न करें और इसके बजाय विषय रेखा को स्पष्ट रूप से वर्णन करने के लिए संपादित करें कि क्या आवश्यक है। छोटे वाक्य और पैराग्राफ का उपयोग करें, और यहां तक ​​कि बुलेट पॉइंट का उपयोग करें यदि यह आपके संदेश को स्किम करना आसान बनाता है।

बोनस अंक चाहते हैं? यदि आपको विशेष रूप से बहादुर महसूस कर रहे हैं, तो जब आपको प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है, तो उसके लिए एक समय सीमा शामिल करें। आपका संदेश पढ़ने और उत्तर देने में जितना आसान होगा, वास्तव में आपको उतनी ही संभावना होगी, जितनी आपकी जरूरत है।

यहाँ एक उदाहरण दिया गया है कि इस प्रकार का ईमेल कैसा दिख सकता है:

• क्लाइंट ग्रोथ चार्ट
• ग्राहक उद्योग चार्ट

3. अन्य तरीके आज़माएं

हम सभी ईमेल पर और अच्छे कारण पर भरोसा करने आए हैं। यह संवाद करने का एक सुविधाजनक और आसान तरीका है।

हालाँकि, यह मानते हुए कि हम अपने इनबॉक्स में लगातार डूब रहे हैं, उन संदेशों के लिए पूरी तरह से फेरबदल में खो जाना आसान है। लोग आपके ईमेल को पढ़ते हैं और बाद में उस पर प्रतिक्रिया देने की कसम खाते हैं, केवल इसे आगे और आगे दफन करने के लिए - जिसका अर्थ है "बाद में" कभी नहीं आता है।

ऐसी स्थिति में जब आप केवल प्रतिक्रिया प्राप्त करने की उम्मीद कर रहे हों, मैं आमतौर पर इस दृष्टिकोण की सिफारिश नहीं करता (ईमानदारी से, काम पर रखने वाले प्रबंधकों को डंठल पसंद नहीं है)। लेकिन, यदि आप अपनी जरूरत की जानकारी के इंतजार में खड़े हैं, तो उस उत्तर को पाने के लिए आपकी कंप्यूटर स्क्रीन के पीछे से उद्यम करने का समय हो सकता है।

फोन उठाओ, उस व्यक्ति की डेस्क पर रुक जाओ, या सुबह कॉफी पॉट के आसपास इकट्ठा होने पर उसका जिक्र करो। हाँ, यह आपको कीट से लगातार लाइन पर धकेल सकता है। लेकिन, कभी-कभी हताश करने के लिए हताश उपायों को बुलाते हैं।

4. अगले चरणों का वर्णन करें

जब बाकी सब विफल हो जाता है, तो यह वर्णन करने का समय है कि आप आगे कैसे आगे बढ़ेंगे यदि आपको कभी भी उस प्रतिक्रिया की ज़रूरत नहीं है जो आपको चाहिए। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कितने अलग-अलग युक्तियों और युक्तियों की कोशिश करते हैं, कुछ लोग हैं जो बस आपको वापस नहीं मिलेंगे। और, दुर्भाग्य से, इसका मतलब यह नहीं है कि आप पूरी चीज के अपने हाथों को पोंछ सकते हैं। आपको समायोजित करने और आगे बढ़ने की आवश्यकता है।

आप आम तौर पर जानते हैं कि आप अपना अंतिम अनुवर्ती संदेश भेज रहे हैं - उस व्यक्ति को अंततः "उत्तर" बटन दबाने के लिए अपना अंतिम प्रयास। इसलिए, इस अंतिम चेतावनी को भेजते समय, अपने संदेश को समाप्त करके बताएं कि आगे क्या होगा अगर आपको वह नहीं मिलता जो आपको चाहिए।

मुझे पता है कि शायद थोड़ा खतरा है। लेकिन, यह महत्वपूर्ण है कि आप अपने प्राप्तकर्ता को यह स्पष्ट कर दें। पहले से हमारे उदाहरण का उपयोग करते हुए, आप इस तरह से उस ईमेल के नीचे एक पंक्ति जोड़ सकते हैं:

थोड़ा कठोर से आप का उपयोग किया जा रहा है? हाँ। प्रभावी? निश्चित रूप से।

आपके ईमेल के जवाब में सुनने वाले क्रिकेटर हमेशा निराश होते हैं - लेकिन यह विशेष रूप से परेशान कर देता है जब आपको वास्तव में उत्तर की आवश्यकता होती है । और, उस परिदृश्य को अक्सर आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले विनम्र की तुलना में एक अलग दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है।

इन युक्तियों को लागू करें और आप अंत में उस उत्तर को प्राप्त करने के अपने अवसरों में सुधार करेंगे, जिसका आप इंतजार कर रहे हैं। अगर नहीं? ठीक है, कम से कम आपको पता होगा कि आपने एक वाहक कबूतर (जो रिकॉर्ड के लिए, मैं सुझा नहीं होगा) को भेजने की कोशिश की थी।