स्वयंसेवकों को प्रबंधित करना: विदेश में एक महान टीम कैसे बनाएं

स्वयंसेवकों को दुनिया भर में उनके अच्छे काम के लिए बहुत ध्यान दिया जाता है, लेकिन उस इष्टतम स्वयंसेवी अनुभव को बनाने के लिए, पर्दे के पीछे बहुत कुछ होता है। चाहे आप एक भुगतान किए गए कर्मचारी हैं, जो क्षेत्र में किसी संगठन के लिए स्वयंसेवकों या एक परियोजना प्रबंधक के साथ काम करते हैं, आपको काम करने के लिए विभिन्न व्यक्तित्व, कौशल और अपेक्षाओं को नेविगेट करना होगा।

स्वयंसेवकों को प्रबंधित करना, कार्यालय में कर्मचारियों के प्रबंधन की तुलना में बहुत भिन्न नहीं है, सिवाय एक बड़े अंतर के - स्वयंसेवक आम तौर पर अवैतनिक होते हैं, और कभी-कभी अनुभव के लिए भुगतान भी करते हैं। और कई स्थितियों में, उम्मीदें अधिक हैं और हमेशा स्पष्ट वितरण नहीं होते हैं। तो, आप यह कैसे सुनिश्चित करते हैं कि स्वयंसेवक अपने अनुभव से सबसे अधिक लाभ प्राप्त करें और काम पूरा करें? यहाँ कुछ रणनीतियाँ हैं जिनका उपयोग मैंने यह सुनिश्चित करने के लिए किया है कि दोनों प्रबंधकों और स्वयंसेवकों के पास एक अच्छा अनुभव है।

टाइमिंग के बारे में यथार्थवादी बनें

स्वयंसेवकों के लिए एक परियोजना के लिए समय की सबसे कुशल और प्रभावशाली राशि के बारे में बहस अभी भी जारी है। कुछ लोग कहते हैं कि 3-6 सप्ताह पर्याप्त हैं, और अन्य लोग तर्क देते हैं कि स्वयंसेवक विकास और जमीन पर प्रभाव को सुनिश्चित करने के लिए 6 महीने से एक वर्ष का सबसे अच्छा समय है। इसलिए, विचार करें कि आपके संगठन के लिए सबसे अच्छा क्या है, और अपने स्वयंसेवकों को बोर्ड पर लाने से पहले यह बताएं कि आपके संगठन के लिए वास्तविक समय क्या है।

"रिवाल्विंग डोर" स्वयंसेवकों की लागतों और लाभों को गंभीरता से तौलना चाहिए जो केवल एक या दो दिन के लिए हैं। जब तक आपको वास्तव में श्रम या वित्त पोषण की आवश्यकता नहीं होती है, या वे वास्तव में आपके संगठन में संसाधन ला सकते हैं, "हिट एंड रन" शैली की स्वैच्छिकता का अर्थ है कि आपका संगठन अक्सर स्वयंसेवकों को समायोजित करने की तुलना में अधिक देना छोड़ देता है। यह हमेशा किसी संगठन के दीर्घकालिक लक्ष्यों के लिए अच्छा नहीं होता है, और यह निश्चित रूप से स्थानीय समुदायों में संदेह को बढ़ावा देता है।

एक नए पर्यावरण के लिए ओरिएंट

जब स्वयंसेवक आते हैं, तो आपको सबसे पहले अपने संगठन और उस संस्कृति पर एक उन्मुखीकरण की मेजबानी करनी चाहिए जिसमें आप काम कर रहे हैं। (आपको यह जानकर आश्चर्य होगा कि बुनियादी देश-ज्ञान के बिना कितने लोग पहुंचते हैं।) कई संगठन इस कदम को छोड़ देते हैं, लेकिन उन्मुखीकरण महत्वपूर्ण हैं - वे स्वयंसेवकों के लिए एक आधार के रूप में सेवा करते हैं और दैनिक कार्यों, टीम के लक्ष्यों और उन्हें समझने में मदद करते हैं। उनकी उम्मीद है।

इस प्रक्रिया के भाग के रूप में, प्रत्येक स्वयंसेवक के साथ एक प्रवेश साक्षात्कार होना अच्छा हो सकता है, उनके कौशल स्तरों का पता लगाना और वे सबसे प्रभावी कैसे हो सकते हैं। यह एक संगठन और प्रमुख विवरण के रूप में अपनी नीतियों को स्पष्ट करने का समय भी है, जैसे कि आपकी नीति गोपनीयता और सामाजिक मीडिया के जिम्मेदार उपयोग पर। (स्वयंसेवकों के लिए जागरूकता बढ़ाने के लिए सोशल मीडिया का उपयोग करना बहुत अच्छा है, लेकिन यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि जो स्वयंसेवक ऑनलाइन खुलासा करते हैं वह आपके संगठन या स्थानीय समुदायों को जोखिम में नहीं डालता है।)

एक व्यापक अभिविन्यास आपको आगमन के क्षण से खुले संचार की संस्कृति बनाने में भी मदद करता है, जिससे आपके स्वयंसेवकों को पता चलता है कि क्या आपके पास कोई मुद्दा है या यदि उन्हें स्पष्टीकरण की आवश्यकता है। इस संस्कृति को बनाए रखने के लिए, उम्मीदों और मुद्दों के माध्यम से बात करने के लिए साप्ताहिक स्वयंसेवक बैठकें स्थापित करने की कोशिश करें, या भोजन के समय का उपयोग चेक-इन करने के लिए करें कि हर कोई कहाँ पर है।

उनकी उम्मीदों को प्रबंधित करें

कंबोडिया में काम करते हुए, मैंने स्वयंसेवकों के एक समूह को प्रबंधित किया, जिन्होंने हमें अपनी शोध यात्रा के माध्यम से बताया, "हम एक पुस्तकालय का निर्माण करना चाहते हैं।" यह एक अजीब अनुरोध था, जैसा कि गाँव ने खेती के उपकरण के लिए कहा था, सामग्री पढ़ने के लिए नहीं। यह एक सुविचारित सुझाव था, लेकिन वास्तव में इस पुस्तकालय की देखभाल कौन करेगा जब हमने छोड़ा था - और कम साक्षरता दर के साथ, वास्तव में किताबें कौन पढ़ेगा? उल्लेख नहीं करने के लिए, कि जमीन पर हमारा उद्देश्य नहीं था, न ही समुदाय एक पुस्तकालय चाहते थे।

स्वयंसेवक बहुत सी अपेक्षाओं के साथ आ सकते हैं: कि आपका संगठन निर्बाध रूप से चलना चाहिए, कि इसे पश्चिमी संगठन की तरह चलाना चाहिए, या यह कि यह कुछ और अलग करना चाहिए। इन अपेक्षाओं से उत्पन्न होने वाले संघर्षों को रोकने के लिए, आपको इस बारे में बहुत स्पष्ट होने की आवश्यकता है कि आप क्या कर सकते हैं और क्या प्रदान नहीं कर सकते हैं, आपके लक्ष्य क्या हैं और क्या नहीं हैं, और आपके पास कौन से संसाधन हैं और इन तक पहुंच नहीं होगी। जितने अधिक स्वयंसेवक आपके संगठन के बारे में समझेंगे, वे उतनी ही अधिक आपकी परियोजनाओं और लक्ष्यों के साथ होंगे।

इसी तरह की रेखाओं के साथ, अपने स्वयंसेवकों की उनकी यात्रा के परिणाम के बारे में अपेक्षाओं को प्रबंधित करना महत्वपूर्ण है: वे कुछ शानदार कर रहे हैं, लेकिन वे रातोंरात दुनिया को बदलने नहीं जा रहे हैं। कभी-कभी ताजे स्वयंसेवकों को निराश और निराश हो जाते हैं जब वे तत्काल परिवर्तन नहीं देखते हैं, और वे मेजबान संगठन या स्वयंसेवक प्रबंधक को दोष देने के लिए जल्दी हो सकते हैं। उम्मीदों को सामने रखकर, आप उन्हें यह समझने में मदद कर सकते हैं कि इस काम में समय लगता है, और यह कि वे अपने समय का योगदान देकर बहुत बड़े लक्ष्य या आंदोलन का हिस्सा हैं।

मूल्यांकन और जवाबदेही की एक प्रणाली बनाएँ

स्वयंसेवकों की स्थिति अवैतनिक होने के बावजूद, वे अक्सर अन्य गैर-लाभकारी कार्यों के लिए एक कदम रखते हैं, इसलिए यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि आपके स्वयंसेवक प्रक्रिया के दौरान सीखें और बढ़ें। इसी तरह, हालांकि आप भुगतान किए गए कर्मचारियों का प्रबंधन नहीं कर रहे हैं, आपके पास काम करने के लिए एक नौकरी है, इसलिए आपको स्वयंसेवकों को उस परियोजना को पूरा करने के लिए एक प्रणाली स्थापित करने की आवश्यकता है जिसे उन्होंने करने के लिए निर्धारित किया है।

जैसे आप किसी कार्यालय में होते हैं, आपको लक्ष्य लक्ष्य और समय सीमा निर्धारित करनी चाहिए, अनुवर्ती बैठकें होनी चाहिए, और मध्य अवधि की जाँच करें। आप स्वयंसेवकों को अपनी प्रतिबद्धता (कानूनी से अधिक प्रतीकात्मक) पर प्रकाश डालते हुए एक आचार संहिता या दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने पर विचार करना चाह सकते हैं, ताकि आप उन्हें याद दिला सकें कि उनके आगमन पर क्या करना है।

यदि आप स्वयंसेवकों को परेशान कर रहे हैं, तो उनसे सीधे बात करें जैसे आप एक कर्मचारी हैं, और यदि कोई बदलाव नहीं है, तो उनके प्रायोजक संगठन (आमतौर पर एक स्कूल या प्लेसमेंट कंपनी) के साथ बात करें। यदि वह काम नहीं करता है, और वे आपके समय और संसाधनों को बर्बाद कर रहे हैं, एक नीति को तोड़ दिया है, या बस अपना वजन नहीं खींच रहे हैं, तो, हाँ, आप उन्हें आग लगा सकते हैं। यह बहुत सारे प्रबंधकों के लिए कठिन है (क्योंकि स्वयंसेवा का पूरा विचार निस्वार्थ होने के बारे में है), लेकिन कई बार ऐसा होता है जब कोई स्वयंसेवक अच्छे से अधिक नुकसान करता है, और इससे किसी को कोई फायदा नहीं होता है।

फॉलो-अप के बारे में ईमानदार रहें

आँसू और आलिंगन के बीच, स्वयंसेवक अक्सर कहते हैं "मैं वापस आने का वादा करता हूं, स्थानीय समुदाय और कर्मचारियों के लिए मैं आपको कभी नहीं भूलूंगा।" लेकिन हालांकि वे चले गए अनुभव के अनुसार, उनके पास घर वापस आने पर संसाधन या लौटने का समय नहीं हो सकता है। यह ठीक है, लेकिन उन्हें इस बात के लिए यथार्थवादी होने के लिए प्रोत्साहित करें कि वे एक बार घर पाने के लिए क्या कर सकते हैं - चाहे वह एक छोटे से फंडराइज़र को व्यवस्थित करें, अन्य स्वयंसेवकों को प्रोत्साहित करने के लिए कुछ वार्ताएं दें, या कुछ भी नहीं। उनके जाने से पहले टाइमलाइन के साथ एक्शन प्लान विकसित करना अच्छा हो सकता है, इसलिए आप दोनों जानते हैं कि क्या करना है और उस पर अमल कर सकते हैं। कहा गया है कि, आप स्वयंसेवकों को एक सूची-सूची, फेसबुक समूह, या ट्विटर फीड को बनाए रखने में शामिल और प्रोत्साहित करने के लिए प्रोत्साहित कर सकते हैं।

और एक पक्ष के रूप में, सुनिश्चित करें कि आप अपने स्वयंसेवकों की ओर से अनुवर्ती कार्रवाई के बारे में ईमानदार हैं। यदि आप कर सकते हैं तो एक संदर्भ होना या अपने स्वयंसेवकों के लिए सिफारिश के पत्र लिखना बहुत अच्छा है, लेकिन यदि आपका समय हर किसी की सिफारिश करने की अनुमति नहीं देता है (या यदि आप इसके साथ सहज नहीं हैं), तो ईमानदार रहें और उन्हें बताएं।

अपने स्वयंसेवकों को एक शानदार अनुभव देने के लिए बहुत सारी योजना, अनुवर्ती और संचार की आवश्यकता होती है। व्यावहारिक, तैयार और ईमानदार रहें, और आपका स्वयंसेवक आधार और संगठन दोनों अच्छा करने से लाभान्वित हो सकते हैं।