अपने सहायक के जीवन को आसान बनाएं- और आपका भी

एक प्रबंधक के रूप में, आपके पास सबसे महत्वपूर्ण संसाधनों में से एक कार्यकारी या प्रशासनिक सहायक है। वह या वह आपके कार्यालय को क्रम में रख सकता है, आपकी अनुसूची को ट्रैक पर रख सकता है, और आपकी प्लेट से कुछ दिन की ड्यूटी ले सकता है।

लेकिन, उसकी प्रभावशीलता आपके साथ बहुत कुछ करती है - आप उसे कितनी अच्छी तरह प्रशिक्षित करते हैं, उसके साथ अपनी अपेक्षाओं को साझा करें, और उसे प्रतिक्रिया दें। यह एक पर्यावरण बनाने के लिए सोचा और योजना बना रहा है जिसमें एक सहायक अपने काम को अच्छी तरह से कर सकता है (विशेषकर उन लोगों के लिए जो स्वयं सब कुछ करने के लिए उपयोग किए जाते हैं!)।

इसलिए, आप प्रबंधन के लिए नए हैं या नहीं, यहां इस मूल्यवान संसाधन का अधिकतम उपयोग करने के तरीके के बारे में कुछ अच्छे अनुस्मारक दिए गए हैं।

1. हाथ उसे या उसकी सफलता के लिए

आपका प्रशासनिक सहायक आपके जीवन को आसान बनाने के लिए वहां मौजूद है - लेकिन वह ऐसा नहीं कर पाएगी, जब तक कि वह नहीं जानती कि वास्तव में, वह कैसे मदद कर सकती है। गेट-गो से, सुनिश्चित करें कि आप उसे पर्याप्त समय, प्रशिक्षण, और संसाधन उसके लिए उत्कृष्टता के लिए दें। निर्देश दें कि आपको क्या चाहिए और जब आपको इसकी आवश्यकता हो, इसके ठोस उदाहरणों के साथ जो आप खोज रहे हैं। यह विशेष रूप से सच है अगर आपका सहायक नया है - लेकिन यह पहचानें कि भले ही वह एक अनुभवी व्यक्ति है, आप चाहते हो कि चीजें उसके अंतिम बॉस की तुलना में अलग तरीके से हो। स्पष्ट होने और मूल बातें प्रदान करने से आप दक्षता और सफलता दोनों प्राप्त कर सकते हैं।

2. एक विश्वसनीय संबंध बनाएँ

वर्तमान परियोजनाओं और स्थिति अपडेट पर चर्चा करने के लिए अपने सहायक के साथ नियमित रूप से मिलने की योजना बनाएं। उसे यह बताने दें कि कंपनी के अन्य स्तरों पर क्या हो रहा है, उसे यह समझने में मदद मिलेगी कि उसका काम बड़ी तस्वीर में कैसे फिट बैठता है। और जब वह आपके द्वारा किए जा रहे कार्यों के बारे में अधिक सराहना कर सकता है, तो वह आपके लक्ष्यों को पूरा करने में आपकी सहायता करने के लिए अतिरिक्त तरीकों की पहचान करने में सक्षम होगा।

3. दे (और ले) फीडबैक

यदि आपका सहायक कुछ करता है तो वह आपकी अपेक्षाओं पर खरा नहीं उतरता है, बस निराश न हों - इस बात की ओर ध्यान दें कि आप असंतुष्ट थे और भविष्य में इसे कैसे अलग तरीके से संभाला जाना चाहिए, इस पर सुझाव दें।

हालांकि, उतना ही महत्वपूर्ण है, हालांकि उसकी प्रतिक्रिया के लिए खुला है। कंपनी उसके दृष्टिकोण से एक अलग स्थान है, इसलिए उसे अपने विचारों और सुझावों को खुले तौर पर साझा करने की अनुमति देता है जो आपको बहुमूल्य अंतर्दृष्टि दे सकता है। इसके अलावा, आपके पास ऐसी बुरी आदतें हो सकती हैं जिन्हें आप महसूस नहीं करते हैं - उदाहरण के लिए विरोधाभासी मौखिक और लिखित निर्देश देना, या जब आप एक बड़े सम्मेलन कक्ष को बुक करना चाहते हैं तो पर्याप्त सूचना नहीं देना - जिससे आप अपने दोनों जीवन को बहुत आसान बना सकते हैं।

4. अपना आभार प्रकट करें

एक महान सहायक आपके कार्यभार को आसान बनाता है और आपको अच्छा दिखता है, इसलिए जब यह देय हो तो प्रशंसा के साथ उदार बनें। एक कर्मचारी बैठक या कार्यालय की घटना सार्वजनिक रूप से आपकी प्रशंसा दिखाने के लिए एक शानदार जगह है, लेकिन कभी भी एक सरल, मौखिक "महान काम" के साथ अपनी कृतज्ञता दिखाने के अवसर को अनदेखा नहीं करते हैं। सिनेमा की टिकटें। एक अच्छा नियोक्ता जानता है कि खुश कर्मचारी अपने मालिकों को बहुत आसान बनाते हैं!

5. इसे प्रोफेशनल रखें

जब तक कि नौकरी के साक्षात्कार के दौरान यह वर्तनी नहीं दी गई थी, तो आप जो कुछ भी करने के लिए प्रशासनिक सहायक से पूछते हैं वह सीधे कॉर्पोरेट मिशन के लिए प्रासंगिक होना चाहिए। जबकि एक ग्राहक को उसकी पेशकश कॉफी या दोपहर के भोजन से वापस रास्ते पर कार्यालय की आपूर्ति लेने के लिए एक असामान्य अनुरोध नहीं है, आपके अगले दंत नियुक्ति की बुकिंग या अपने बुक क्लब के लिए आगामी रीड ऑर्डर देने जैसी चीजें आपकी जिम्मेदारी हैं, न कि उसकी । वह पेशेवर दायरे में आपकी मदद करने के लिए काम पर रखा गया है - इसलिए इसे इस तरह से रखें।

याद रखें, जितना अधिक आप अपने सहायक को उसके काम को अच्छी तरह से करने में मदद करेंगे, उतना आसान होगा कि वह आपके लिए आपकी सहायता करेगा। सबसे अच्छे प्रबंधक आप हो सकते हैं, और आप दोनों को सफलता के लिए स्थापित करेंगे।