हम में से ज्यादातर के लिए, हमारे इनबॉक्स दुश्मन हैं - दर्द, निराशा और बिक्री के कूपन का एक अथाह काला छेद, जिसे हम कभी भी बाहर नहीं रेंग सकते हैं।
और जब आप ऑटो-फाइल करने की कोशिश कर सकते हैं और अपने दिल को बाहर निकाल सकते हैं, तो बस कुछ ईमेल हैं जिनसे आप बच नहीं सकते हैं। आप अपनी कंपनी को उन सभी टीम रिपोर्टों को भेजने से रोक नहीं पाएंगे या आप पर प्रेस विज्ञप्ति जारी करने के बाद उस कष्टप्रद प्रचारक को प्रेस विज्ञप्ति जारी करने से रोक सकते हैं।
लेकिन एक प्रकार का ईमेल है जिसे आप रोक सकते हैं: अनुवर्ती ईमेल।
इसके बारे में सोचें: जितने अधिक ईमेल आप जमा करते हैं, उतने समय तक आपको उन सभी का जवाब देना होगा आपको जवाब देने में जितना अधिक समय लगेगा, उतने अधिक फॉलो-अप ईमेल लोग यह सुनिश्चित करने के लिए भेजते हैं कि आपको उनके संदेश मिल गए हैं। लंबे समय से पहले, आप एक दुष्चक्र, सदा चक्र में फंस गए हैं। यदि लोगों का ढेर आपको "अरे, क्या आपको वह संदेश मिला जो मैंने कल भेजा था?" ईमेल, क्या आप सोच सकते हैं कि कितना अतिरिक्त स्थान और समय बर्बाद हो रहा है?
सौभाग्य से, आपके द्वारा प्राप्त अनुवर्ती संदेशों की संख्या में कटौती करने के लिए एक सुपर आसान तरीका है (और संभावित रूप से बस संदेश): एक ईमेल ऑटो-रिस्पोंडर को जगह में रखें- जब आप छुट्टी पर हों, लेकिन सभी नहीं पहर।
आपकी ऑटो-प्रतिक्रिया को लंबा या विस्तृत होना जरूरी नहीं है, लेकिन एक त्वरित "हाय, मैंने आपका ईमेल प्राप्त कर लिया है और जब मैं कर सकता हूं तो आपको वापस मिल जाएगा!" संदेश बे पर उत्सुक बीवर रख सकता है।
अपनी ऑटो-प्रतिक्रिया को प्रारूपित करने के लिए थोड़ा मार्गदर्शन चाहिए? इस टेम्पलेट को शुरू करने की कोशिश करें:
यह भी ध्यान रखें कि आपके ऑटो-रिस्पॉन्डर के साथ अधिक विशिष्ट होना सबसे अच्छा है। लोगों को एक सामान्य समय दें जब आप उनसे वापस मिलेंगे ("मैं तीन दिनों के भीतर व्यावसायिक पूछताछ का जवाब देने की कोशिश करूंगा"), इसलिए उन्हें पता है कि आपके बीच व्यस्त होने का अंतर है और आप एक तरह से ऑटो-रेस्पोंडर का उपयोग कर रहे हैं अपने इनबॉक्स से पूरी तरह से बचने के लिए (हम ऐसा करने की सलाह नहीं देते, जाहिर है)।
इसके अलावा, ऑटो-रिस्पॉन्डर्स उन लोगों को दूसरे कामों को निर्देशित करने का एक शानदार तरीका है, जो बेहतर अनुकूल हो सकते हैं ("यदि आप मुझसे विपणन अवसर के बारे में संपर्क कर रहे हैं, तो ईमेल, हमारे मार्केटिंग सहयोगी, पर स्वतंत्र महसूस करें")।
आपका ऑटो-रेस्पॉन्डर भी लोगों को संलग्न करने का एक अधिक अपरंपरागत अवसर हो सकता है। थोड़ा आत्म-प्रचार महसूस कर रहे हैं? अपने किसी सोशल मीडिया पेज पर एक लिंक जोड़ें। कुछ सवालों के जवाब देना चाहते हैं? उन कुछ चीजों को संभालने का एक मजेदार एफएक्यू शामिल करें जो लोग अक्सर आपके लिए आते हैं। रचनात्मक होने में रुचि है? हाल ही के एक लेख का लिंक आपको दिलचस्प लगा।
इन सबसे ऊपर, सुनिश्चित करें कि आप अपने ऑटो-रिस्पॉन्डर को समय खरीदने के तरीके के रूप में उपयोग कर रहे हैं और ईमेल का जवाब देने के लिए एक विकल्प नहीं है (क्योंकि, आश्चर्य की बात है: ऑटो-उत्तर देने वाले आपके लिए संदेशों का जवाब नहीं देते हैं, भले ही आप कितनी देर तक प्रतीक्षा करें)।
लेकिन इस दृष्टिकोण का उपयोग करके, आप बे पर अनावश्यक ईमेल रखेंगे। आप अपने संपर्कों को खुश रखेंगे। और, सबसे अच्छा, आप अपने दिन में रेंगने से इनबॉक्स को भयभीत रखेंगे।
