कैसे एक ग्रेड स्कूल सिफारिश पत्र लिखने के लिए - म्यूज

जब मुझे पहली बार सिफारिश का पत्र लिखने के लिए कहा गया था, तो मैं भड़क गया था (और थोड़ा डरा हुआ था)। यह कार्य इतना "उच्च दांव" प्रतीत होता है - मेरा पत्र एक मास्टर के कार्यक्रम में एक छात्र के संभावित प्रवेश का कारक होगा। और उस समय, मैं केवल 22 वर्षीय द्वितीय वर्ष का पीएचडी छात्र था।

जैसा कि किस्मत में हो सकता है, मेरे विभाग के एक सम्मानित प्रोफेसर ने हाल ही में अपने पहले अनुभव के बारे में एक सिफारिश के पत्र लिखने के बारे में एक कहानी बताई थी जिसने मेरी नसों को थोड़ा शांत कर दिया था। "यह हमेशा के लिए ले लिया!" उसने याद किया। लेकिन एक बार जब उसने इसे लटका दिया, तो प्रक्रिया हर बार आसान और अधिक कुशल हो गई।

एक बार जब आपके पास अपनी बेल्ट के तहत कुछ वर्षों का अनुभव होता है, तो एक अच्छा मौका होता है कि आपको स्नातक विद्यालय के प्रवेश, पुरस्कार, या फैलोशिप के लिए सिफारिश के पत्र लिखने के लिए कहा जाएगा। और जब पहली बार इससे निपटने में घबराहट होना आसान हो, तो चिंता न करें- अपने सहयोगी या मेंटी के लिए एक मजबूत, सहायक मामले का निर्माण करने के लिए बस इन मूल दिशानिर्देशों का पालन करें।

सेलेक्टिव बनो

पहली चीजें पहले: इससे पहले कि आप किसी की सिफारिश करने के लिए सहमत हों, यह आकलन करना महत्वपूर्ण है कि क्या आप उम्मीदवार को उसके बारे में बोलने के लिए पर्याप्त रूप से जानते हैं कि वह किस कार्यक्रम के लिए आवेदन कर रहा है। जब तक आपको विशेष रूप से व्यक्तिगत या चरित्र संदर्भ नहीं कहा जाता है, तब तक जिन अनुप्रयोगों के लिए सिफारिश के पत्रों की आवश्यकता होती है, वे आमतौर पर मान लेते हैं कि आपने आवेदक के साथ शैक्षणिक या पेशेवर सेटिंग में काम किया है या उसकी देखरेख करते हैं।

इसलिए, भले ही आप व्यक्तिगत अनुभव से किसी दोस्त के नेतृत्व कौशल से बात कर सकते हैं (उदाहरण के लिए, आपने एक साथ स्वेच्छा से एक सामाजिक घटना के लिए सह-अध्यक्षता की है), यदि आप उसके प्रत्यक्ष पर्यवेक्षक या सह-कार्यकर्ता नहीं हैं, तो आप नहीं हो सकते उसकी सबसे अच्छी शर्त हो। इसी तरह की पंक्तियों के साथ, यदि आपको विश्वास नहीं हो रहा है कि आप उसके बारे में वास्तव में कुछ अनोखा कह सकते हैं, या उसकी ओर से एक मजबूत पत्र लिखने में सहज महसूस नहीं करते हैं, तो यह संभव है कि किसी अन्य सिफारिशकर्ता को खोजने का सुझाव दें।

लेकिन अगर आपके पास आवेदक के साथ एक मजबूत पेशेवर संबंध है, और उसके कौशल और क्षमताओं को जानते हैं, तो डुबकी लेने से डरो मत!

एक चमक (लेकिन प्रासंगिक) पत्र लिखें

ठीक है - आप लिखने के लिए तैयार हैं, लेकिन आप क्या शामिल हैं? यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप सबसे प्रभावी पत्र का उत्पादन कर सकते हैं, नीचे दिए गए सुझावों का पालन करें।

1. आवेदक की सहायता को सूचीबद्ध करें

यहां तक ​​कि अगर आप आवेदक को अच्छी तरह से जानते हैं, तो आपको सबसे अच्छा पत्र लिखने में मदद करने के लिए कुछ प्रासंगिक जानकारी की आवश्यकता होगी। इसलिए, उसे मार्गदर्शन के लिए पूछने से डरो मत।

उदाहरण के लिए, वह इस विशेष कार्यक्रम के लिए आवेदन क्यों कर रही है? उन्हें लगता है कि प्रवेश समिति के लिए कौन से कौशल और अनुभव हैं? उसे किन-किन उपलब्धियों पर गर्व है? उसे फिर से शुरू या सहायक सामग्री की एक प्रति के लिए पूछें - फिर उन्हें अपने सिफारिश के पत्र को दर्जी करने के लिए उपयोग करें (जैसे, यदि वह एक वित्त कार्यक्रम में आवेदन कर रहा है, तो आपको शायद उसकी रचनात्मकता और वीडियो संपादन कौशल के बारे में बड़े पैमाने पर लिखने की आवश्यकता नहीं होगी!)।

2. उसका सबसे अच्छा लक्षण इंगित करें

प्रवेश समितियाँ बहुत कम उपलब्ध उद्घाटन के लिए सैकड़ों (या हजारों) आवेदन प्राप्त करती हैं। इसलिए, शिक्षा और अनुभव जैसी न्यूनतम आवश्यकताओं से परे, वे गतिरोध लक्षणों की तलाश कर रहे हैं - "एक्स कारक" जो किसी को अनुप्रयोगों के समुद्र में अलग करता है।

इन विशेषताओं को इंगित करने के लिए, आवेदक के साथ अपनी बातचीत को याद करें: क्या कोई विशेष उपलब्धि है जो आपके लिए है? क्या आपने उसे काम में एक बाधा दूर करने के लिए मनाया है - और वह इसके माध्यम से कैसे मिली? कैसे इन अनुभवों से उसे ग्रेड स्कूल में सफल होने में मदद मिल सकती है? चाहे वह एक महान नेता हो या समस्याओं के रचनात्मक समाधान के साथ आता है, सबसे महत्वपूर्ण विवरणों के बारे में सोचें जो आप उपयोग कर सकते हैं।

इससे भी महत्वपूर्ण बात, उन लक्षणों को वापस करने के लिए उदाहरण और विशिष्ट व्यवहार प्रदान करना सुनिश्चित करें। आवेदक को किसी ऐसे व्यक्ति के बारे में बताने के लिए एक सिफारिशकर्ता के रूप में यह आपका काम है जो उसे नहीं जानता है, और उपाख्यानों में उसके व्यक्तित्व को जीवन में लाने और उसे भीड़ से बाहर खड़ा करने में काफी मदद मिल सकती है।

3. अपनी भाषा देखें

आपने शायद सुना है कि फिर से शुरू करते समय लिखने से बचने के लिए कुछ शब्द हैं - अच्छी तरह से, यह सिफारिश के पत्रों के लिए भी सही है। "हार्डवर्किंग", "उत्साही" या "रचनात्मक" जैसे कैटचेल शब्द बहुत मायने नहीं रखते हैं जब अन्य सभी आवेदकों को समान अस्पष्ट शब्दों के साथ वर्णित किया जाता है।

तो, अपने पत्र में अत्यधिक फूलों या अस्पष्ट भाषा से बचें। अपने उम्मीदवार का वर्णन करते समय यथासंभव विस्तृत रहें, और आपके द्वारा उल्लिखित लक्षणों पर जोर देने के लिए हमेशा ठोस उदाहरण दें।

4. आवेदक के बारे में एक पूरे के रूप में लिखें

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि समितियां लोगों को अपनी आने वाली कक्षा को खत्म करने की मांग कर रही हैं - न कि केवल योग्यता की एक चेकलिस्ट।

इसलिए जैसा कि आप लिखते हैं, इस बारे में सोचें कि आवेदक अपने आवेदन सामग्रियों से स्पष्ट रूप से अपनी नई कक्षा में योगदान करने में कैसे सक्षम हो सकता है। क्या उसे हास्य की बड़ी समझ है? क्या वह एक महान श्रोता है, हमेशा एक कान उधार देने या मदद करने के लिए तैयार है? या, शायद काम के बाहर उसके हित उसके व्यक्तित्व की बेहतर समझ के साथ चयन समिति प्रदान कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, अगर उसने अभी-अभी अपनी पहली मैराथन पूरी की है, तो आप उसका दृढ़ संकल्प देख सकते हैं।

इन जैसे विवरण एक आवेदक के फिर से शुरू में नहीं होंगे, लेकिन वे वास्तव में प्रवेश टीम की कल्पना करने में मदद कर सकते हैं कि वह अपने शैक्षणिक समुदाय में कैसे योगदान देगा।

रसद को कील

अब जब कि आपने पत्र की सामग्री लिखी है, तो बाकी का विवरण है!

समीक्षकों के पास अनुप्रयोगों के माध्यम से ताक-झांक करने का सीमित समय होता है, इसलिए सफल होना महत्वपूर्ण है- अपनी सिफारिश को एक पृष्ठ पर रखें। यदि उपलब्ध हो, तो अपनी कंपनी या स्कूल के लेटरहेड का उपयोग करें, और एक प्रवेश अधिकारी के पालन करने की आवश्यकता होने पर अपने नाम, वर्तमान नौकरी के शीर्षक, और संपर्क जानकारी के साथ नीचे हस्ताक्षर करें।

आपको यह भी निर्णय लेना होगा कि आवेदक को पत्र देखना है या नहीं। कई एप्लिकेशन फॉर्म उम्मीदवारों को अंतिम उत्पाद को देखने के उनके अधिकार को माफ करने का विकल्प देते हैं, लेकिन अनुशंसाकर्ता के रूप में, यह वास्तव में आप पर निर्भर है (कुछ सिफारिशें पत्र लिखने के लिए सहमत नहीं होंगी जब तक कि छात्र उस अधिकार को माफ नहीं करता)। सबसे आम तौर पर, यह माना जाता है कि अधिकार को रद्द करना अनुशंसाकर्ता और आवेदक के बीच विश्वास के स्तर को इंगित करता है, इसलिए कई पत्र लेखक अपनी सिफारिश की सामग्री को गोपनीय रखते हुए सबसे अधिक आरामदायक महसूस करते हैं।

अंत में, और शायद सबसे स्पष्ट रूप से, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका पत्र अच्छे आकार में है और अपने उद्देश्य को पूरा करने के लिए समय-सीमा और जमा करने के दिशानिर्देशों की दोबारा जाँच करें।

एक बार सिफारिश सबमिट करने के बाद, अपने आवेदक को बताएं, उसे शुभकामनाएं दें, और आपका काम हो गया! आपकी मदद से, आवेदक एक सफल और पूर्ण भविष्य के रास्ते पर है।