काम पर निरंतर आग ड्रिल से कैसे निपटें - म्यूज

यह शुक्रवार की सुबह एक सुंदर गर्मी है, और आप कार्यालय से जल्दी उठने के लिए तैनात हैं। फिर आप अपना इनबॉक्स और क्रिंज चेक करें। शायद कसम। यह लाल रंग में संदेश शीर्षक है, विस्मयादिबोधक बिंदु इसे तत्काल अंकन। समुद्र तट पर शुक्रवार की एक खुशहाल शुक्रवार का आपका सपना दूर पिघल जाता है क्योंकि आप उस अनुरोध को पढ़ते हैं जो आज शाम 4 बजे तक आवश्यक है।

हम सब वहा जा चुके है। आपके शांत शुक्रवार को अनियोजित, अप्रत्याशित, उच्च ऊर्जा घुसपैठ के लिए भयानक आग ड्रिल-कार्यालय शब्दजाल। क्योंकि चलो इसका सामना करते हैं, आग ड्रिल कभी भी अच्छे समय पर नहीं होता है, है ना?

ये तत्काल स्थितियां शुक्रवार दोपहर को जल्दी छोड़ने की आपकी योजनाओं में नहीं खाती हैं - वे अक्सर आपकी बाकी की सूची को कतरों के लिए चीर देती हैं। अचानक, आप एक फायर ड्रिल पर पूरा दिन बिता चुके हैं, जबकि आपकी बाकी जिम्मेदारियां रास्ते से गिर गई हैं। जब आप इन बमों को अपनी उत्पादकता पर छोड़ते हैं, तो आप इसे एक साथ कैसे रख सकते हैं और ट्रैक पर रहेंगे?

कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कहाँ काम करते हैं, ये आपात स्थिति निस्संदेह काम जीवन का एक हिस्सा बनने जा रही है। एक नए दृष्टिकोण के साथ उनसे संपर्क करने के लिए इन युक्तियों का उपयोग करें, ताकि आप उनके माध्यम से अधिक कुशलता से आगे बढ़ सकें और अधिक तेज़ी से पुनर्प्राप्त कर सकें- और आदर्श रूप से, भविष्य में उनसे बचें।

असाइनमेंट को स्पष्ट करें

फायर ड्रिल असाइनमेंट के माध्यम से फाड़ने से बदतर कुछ नहीं है और फिर कहा जा रहा है, "यह वही नहीं है जो मैं चाहता था।"

जब आप जल्दी से आगे बढ़ रहे हैं, तो आप अक्सर उन सवालों को पूछना भूल जाते हैं जो आपको देने वाले स्पष्ट इरादे प्रदान करेंगे। और, जब आपका प्रबंधक घबराहट में हो, तो वह 100% स्पष्ट नहीं हो सकता है। अच्छे सवाल पूछना - जैसे कि - आप दोनों को बहुत समय बचा सकते हैं:

• हम जिस समस्या को हल करने का प्रयास कर रहे हैं, वह क्या है? यह आपको यह स्पष्ट करने में मदद करेगा कि अंतिम परिणाम क्या होना चाहिए। इससे पहले कि आप इसमें गोता लगाएँ, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आपका काम हाथ में मुद्दे को संबोधित करने वाला है।

• हमें प्रदान करने के लिए सटीक वितरण योग्य क्या है? क्या आपको स्लाइड, एक स्प्रेडशीट, एक कथा, या कुछ और का उत्पादन करने की उम्मीद है?

• इसे शाम 4 बजे तक पूरा करने की क्या आवश्यकता है? आपका बॉस इसे शाम 4 बजे तक देखना चाहता है - भले ही यह अगले सप्ताह के मध्य तक होने के कारण नहीं है - ताकि उसके पास इसे खत्म करने का समय हो। यदि ऐसा है, तो यह समयरेखा को पुन: व्यवस्थित करने के लिए एक विंडो खोल सकता है।

• हमारे पास और क्या विकल्प हैं? हो सकता है कि काम पहले से ही किया गया हो, जिसे खरोंच से कुछ बनाने के बजाय, फिर से तैयार और अद्यतन किया जा सकता है।

• इसे पूरा करने के लिए हमें कौन सी अतिरिक्त जानकारी चाहिए? एक बार जब आप एक जरूरी काम को पूरा कर लेते हैं, तो इस बारे में सोचें कि आपको और किसके बीच खींचना होगा, फिर उन्हें स्टैंडबाय पर लाएं। कॉल में मेगन को एक सिर के साथ लेखांकन करने की आवश्यकता है जो आपको संख्याओं की आवश्यकता होगी, या ग्राहक सेवा में डोरिंडा को कॉल करें ताकि उसे पता चल सके कि उसे नवीनतम सर्वेक्षण डेटा को हथियाने की आवश्यकता है।

• इस फायर ड्रिल में सभी को शिफ्ट करने का अवसर लागत क्या है? किसी को बताएं कि इस विकास के कारण आज आपकी थाली से क्या गिर जाएगा। यह निर्धारित करने में आपकी सहायता करेगा कि क्या फायर ड्रिल वास्तव में आपकी प्राथमिकता होनी चाहिए, या यदि आपकी कोई अन्य परियोजना आपका ध्यान रखनी चाहिए।
  

Renegotiate समयरेखा

मैंने एक बार एक प्रबंधक के लिए काम किया था जो अधिकारियों को देने के लिए निर्धारित था। अगर उसके पास कुछ करने के लिए तीन दिन थे, तो वह मांग करेगी कि हम सब कुछ छोड़ दें और कुछ घंटों में करें। जबकि उस त्वरित बदलाव का मतलब केवल उच्च-अप को प्रभावित करना है, लेकिन दुर्भाग्य से इसका मतलब है कि हर किसी के लिए फायर ड्रिल।

यदि आपको लगता है कि यह हो रहा है, तो अपने बॉस के साथ बातचीत करें। यह देखें कि क्या आप समयरेखा पर फिर से बातचीत कर सकते हैं ताकि यह पूरी तरह से उत्पादकता मेल्टडाउन न हो, लेकिन फिर भी इसे एक तरह से किया जाए जिससे वह रॉक स्टार की तरह दिखे। यदि आप अपने आप को सिर्फ 24 घंटे के लिए खरीद सकते हैं, तो यह ड्रिल को और अधिक प्रभावी बनाता है, जबकि अभी भी आपको अपने मूल काम में भाग लेने का समय दे रहा है।

"पहले पास" करेंगे तो पूर्णता के लिए गोली मत चलाना

मेरे शुरुआती करियर में, फायर ड्रिल एक हत्यारा था क्योंकि मैंने यह सुनिश्चित करने के लिए काम पर ध्यान दिया कि यह बिल्कुल सही था। तब-जब मैंने इसे फिर से शुरू करने के लिए कुछ दौर बिताए-तब मुझे महसूस हुआ कि आग की कवायद अक्सर केवल "पहले पास" या एक मोटे शुरुआती मसौदे की आवश्यकता होती है।

इससे पहले कि आप एक फायर ड्रिल पर काम करना शुरू करें, यह देखने के लिए जांचें कि जब आप इसके साथ काम कर रहे हैं तो काम कहां खत्म होने वाला है। यदि यह एक कार्यकारी या ग्राहक (अभी तक) के लिए नहीं है, तो इसे पूरा करने की कोशिश करने के लिए उस पर ध्यान न दें। फायर ड्रिल अक्सर किसी चीज को पहले पास की अनुमति देता है जिसे बाद के समय में संशोधित और पूर्ण किया जा सकता है।

जल्दी से ठीक हो

आपात स्थिति से निपटने के बाद भी आप जो काम कर रहे थे, उससे फायर ड्रिल आपको कोर्स से बाहर फेंक सकता है। आपको जल्दी से वापस ट्रैक पर लाने के लिए, हमेशा एक दृश्य और वास्तविक समय की सूची को हाथ पर रखें। इस बात पर निर्भर करता है कि आप किस तरह से सबसे अच्छा काम करते हैं और किस तरह के टैबलेट या स्मार्टफोन का उपयोग करते हैं, अपने बकाया कार्यों पर नज़र रखने के लिए टूडिस्ट, Google कीप, Any.do, Wunderlist या HabitRPG जैसे ऐप देखें।

जैसा कि आप आग ड्रिल के साथ सौदा करते हैं, आइटम को अपनी सूची के ऊपर या नीचे ले जाएं जो आपके पास अभी भी पूरा करने के लिए समय है। यह आपको कुछ समय खोने के बावजूद उत्पादक महसूस करने में मदद करेगा।

यह आपकी मदद करने के लिए आपकी पीठ की जेब में एक जोड़े की कोशिश की और सही उत्पादकता हैक्स है मदद करने के लिए आप अपनी गति जल्दी वापस पाने के लिए है। उदाहरण के लिए, शायद आप 25 मिनट के लिए टाइमर सेट करने के लिए पोमोडोरो विधि का उपयोग करते हैं, और फिर आपके सभी (आवश्यक) ईमेल-संबंधित कार्यों को बैच देते हैं। फिर फोन कॉल के लिए भी ऐसा ही करें, फिर अगले सप्ताह होने वाली बैठकों की तैयारी के लिए भी ऐसा ही करें। इसी तरह के कार्यों के माध्यम से एकत्रित और जुताई करके, आप फायर ड्रिल के बावजूद चीजों को प्राप्त करने की अपनी भावना को पुनः प्राप्त करेंगे।

कार्रवाई की समीक्षा के बाद आचरण

आलंकारिक धुएं के बाद साफ हो गया है, जबकि हर किसी की स्मृति ताजा है, अपनी टीम के साथ चैट करें कि क्या हुआ और क्यों हुआ। क्या टीम के पास कोई ब्लाइंड स्पॉट है? क्या यह खराब योजना थी जो हर किसी के आपातकाल में बदल गई? क्या यह कुछ ऐसा था जिसे टाला जा सकता था?

भविष्य में आग लगने से बचने के लिए, आपकी टीम को इस बारे में वास्तविक होना चाहिए कि क्या हुआ और यह पता लगाने के लिए कि आप इसे भविष्य में होने से रोकने के लिए क्या कर सकते हैं।

अपने बॉस के साथ एक वार्तालाप करें

यदि आपके कार्यालय में फायर ड्रिल का एक सुसंगत पैटर्न है, तो यह एक अलग तरह की बातचीत का समय है। पैटर्न की जांच करने के लिए अपने बॉस को प्रोत्साहित करने पर विचार करें और देखें कि वह आवृत्ति को कम करने के लिए क्या कर सकता है।

तथ्यात्मक और प्रत्यक्ष रहें: “कारमेन, पिछले तीन हफ्तों में हमारे पास सात फायर ड्रिल्स हैं जिन्होंने टीम को मुख्य प्राथमिकताओं से दूर कर दिया। नतीजतन, एबीसी परियोजना पर हमारे डिलिवरेबल्स फिसल गए हैं, और यह हमारे या आपके लिए अच्छा नहीं लगता है। आपातकालीन मोड़ पर इस निर्भरता को कम करने और इस कार्य को अपनी नियमित योजना में बनाने के लिए हम क्या कर सकते हैं? ”

इन कवायदों की आवृत्ति और लागत को इंगित करके, आप जागरूकता का एक नया स्तर बनाने में सक्षम हो सकते हैं। और एक रिकवरी रणनीति होने से, आपको ऐसा महसूस नहीं होगा कि आपने पूरा दिन इस बात पर लगाया कि आप क्या कर रहे थे।