हर काम ईमेल का जवाब जल्दी से कैसे दें- म्यूज

जब आप अपने आस-पास के सभी लोगों के बारे में बात कर रहे हों, तो वे इनबॉक्स शून्य को कैसे प्राप्त करते हैं। लेकिन सच पूछिए, तो आप कभी ऐसा महसूस नहीं करते हैं कि आप वहां पहुंच गए हैं।

और आपके बचाव में, ऐसा इसलिए है क्योंकि आपको ऐसे संदेश मिलते हैं जिनमें लंबी या विचारशील प्रतिक्रियाओं की आवश्यकता होती है। किसी ने आपकी राय पूछी, और आप इसे तैयार करने के लिए समय लेना चाहते हैं। या आपकी समीक्षा के लिए पांच पृष्ठ का अनुलग्नक है- और इसलिए आपको इसकी समीक्षा करने की आवश्यकता होगी। या आप अपनी प्रतिक्रिया को एक निश्चित तरीके से बताना चाहते हैं और तब तक इंतजार करना चाहते हैं जब तक आप ताजा न हों।

इस स्थिति के लिए मानक समाधान सभी प्रकार की चूसना। आप "रसीद की पुष्टि" कर सकते हैं, लेकिन यह सुपर औपचारिक लगता है, और कोई भी ऐसा नहीं है जब दूसरा व्यक्ति आपको एक नोट के साथ फुलाएगा जो मोटे तौर पर अनुवाद करता है, "और …?" आप 24-7 पर एक ऑटो-प्रत्युत्तर छोड़ सकते हैं, लेकिन यह आपकी शैली नहीं हो सकती है - और आप अभी भी एक विशिष्ट उत्तर प्रदान नहीं कर रहे हैं। या, आप बस अपना समय ले सकते हैं, लेकिन आप दूसरे व्यक्ति को आश्चर्यचकित और प्रतीक्षा करते हुए छोड़ देंगे।

वहाँ एक चाल है जो मैं हाल ही में गिर गया है कि मेरे लिए इस समस्या को हल कर दिया है। मैं 24 घंटे के भीतर जवाब देने का लक्ष्य रखता हूं (यदि बहुत जल्दी नहीं), एक पंक्ति के साथ जो मुझे कुछ समय खरीदता है। यह दूसरे व्यक्ति को संतुष्ट करता है कि मैं उस पर हूं, मुझे अपने समय के अनुसार काम करने का समय देता है, और मुझे इतना करीब इनबॉक्स शून्य देता है। यहाँ मेरे तीन पसंदीदा हैं।

2. "मैं लगभग संपर्क में रहूंगा"

मेरे पास एक पूर्व बॉस था जिसने हमेशा उम्मीदों के प्रबंधन के महत्व पर जोर दिया। सामने के छोर पर लोगों को सूचित करने से आप भ्रम और निराशा को दरकिनार कर सकते हैं। और इसे करने का सबसे अच्छा तरीका है - लोकप्रिय कहावत के शब्दों में- अंडर-वादा, ओवर-डिलीवर।

यदि आप किसी को वापस पाने के लिए बस एक सप्ताह इंतजार करते हैं, तो वह मान लेगा कि आपने इसे कम प्राथमिकता माना है - और यह किसी को अच्छा नहीं लगता है। हालाँकि, यदि आप उसे तुरंत स्पष्ट करते हुए लिखते हैं कि जब आप संपर्क में होंगे, तो ऐसा लगता है कि यह आपके लिए वास्तव में जल्द से जल्द एक समयरेखा प्रदान करना महत्वपूर्ण था।

जब वह पूरी तरह से प्रतिक्रिया की उम्मीद कर सकता है, तो एक उम्मीद स्थापित करके, आप विचारशील हो रहे हैं। और अगर आप उस तारीख को हरा देते हैं, तो आप अब वह व्यक्ति नहीं हैं, जिसे प्रतिक्रिया देने में पांच दिन लगे: आप वह व्यक्ति हैं, जिसने कहा था कि उसे एक सप्ताह की आवश्यकता होगी, लेकिन दो दिन पहले जवाब दिया।

2. "मैं एक समय सीमा के खिलाफ धक्का दे रहा हूं"

जब आप एक अनुरोध रख रहे हैं, तो लोग अक्सर यह जानना पसंद करते हैं कि क्यों। इसके बारे में सोचें: यदि कोई आपकी मेज से बुद्धिशीलता के लिए रुकता है, तो वह शायद फेंक दिया जाएगा यदि आप "नहीं" कहते हैं और फिर अपने कीबोर्ड पर वापस जाते हैं। लेकिन अगर आप उसे बताती हैं तो आप नाराज हो सकते हैं क्योंकि आप बैठक की तैयारी में व्यस्त हैं (या कुछ अन्य पूरी तरह से वैध बहाने, जैसे कि आपकी छुट्टी से पहले परियोजनाओं को लपेटना)।

यह उत्तर समान तर्क का अनुसरण करता है। आपकी प्लेट पर क्या है, इसे साझा करके, आप अपने कनेक्शन को अपने कार्यभार के साथ सहानुभूति देना संभव बनाते हैं। वह जानती है कि आप उसकी उपेक्षा नहीं कर रहे हैं; इसके बजाय आप पूर्वनिर्धारित हैं और कुछ दिनों के लिए आपको अपना पूरा ध्यान ईमेल पर देने से पहले चाहिए।

मैंने इस दृष्टिकोण की कोशिश की और लोगों को सराहना मिली कि मुझे इस तरह के समय की कमी वाली स्थिति में वापस पहुंचने में भी समय लगा। एक या दो दिन बाद फिर से निराश होने या मुझे ईमेल करने के बजाय, उन्होंने मुझे शुभकामनाएं दीं और कहा कि मेरे लिए काम करने पर मुझे वापस आने के लिए कहें।

3. "मुझे लगता है कि कार्यालय से बाहर एक सहकर्मी द्वारा चलाना चाहते हैं"

यह एक और लाइन है जिसे मैंने सच कहकर ठोकर खाई है। मेरी अधिकांश टीम कुछ सप्ताह पहले कार्यालय से बाहर थी, और इसलिए मुझे किसी भी प्रतिक्रिया को स्थगित करना पड़ा, जिसके लिए आंतरिक प्रतिक्रिया या अनुमोदन की आवश्यकता थी।

जवाब देने के बजाय जैसे मैं उन्हें चारों ओर से दे रहा था, लोग फिर से बहुत समझदार थे। जब हमारे हाथ बंधे हुए हैं, तो हम सभी के पास कार्यदिवस है, और जब से आपने साझा किया है कि आप अपने उत्तर को तेज नहीं कर सकते, दूसरे व्यक्ति पर आपको वापस लिखने के लिए दबाव डालने का कोई कारण नहीं है।

समय पर फैशन में ईमेल का जवाब देना सभी के लिए सार्थक है। यह आपके इनबॉक्स को साफ करने में आपकी मदद करता है, और यह दूसरे व्यक्ति को वह जानकारी प्राप्त करने में मदद करता है, जिसकी उसे जरूरत है। और जबकि यह हमेशा पूर्ण प्रतिक्रिया देने के लिए संभव नहीं हो सकता है, कुछ कहना हमेशा संभव होता है। तो, एक आधे-सोचा-आउट या भीड़ भरे उत्तर को छोड़ दें और एक पंक्ति चुनें जो आपको कुछ समय खरीदेगा। यह आपके संपर्क को ऐसा महसूस कराएगा जैसे आप वास्तव में परवाह करते हैं, और यह आपको अच्छा काम करने के लिए आवश्यक समय लेने की अनुमति देगा।