अपने सबसे अच्छे रूप में, ईमेल संचार के सबसे कुशल रूपों में से एक है - यह आपके सवालों के जवाब देने या आपके संदेश को प्राप्त करने के लिए संक्षिप्त, मीठा और भेजा जा सकता है।
यह कहा गया है कि आपके इनबॉक्स में समस्याएँ अधिक हो सकती हैं, क्योंकि यह बिना किसी बकवास के, संक्षिप्त प्रतिक्रिया के बदले, आपको एक-वाक्य का जवाब मिलता है, जिसका अनिवार्य रूप से अर्थ है कि कुछ भी नहीं। एक फोन कॉल के विपरीत - जहाँ आप एक ही प्रश्न को नए तरीकों से जारी रखने के लिए ईबो और बातचीत के प्रवाह का उपयोग कर सकते हैं - यह ईमेल पर नई जानकारी के लिए प्रेस करना कठिन हो सकता है।
अच्छी खबर यह है कि, गुप्त ईमेल आमतौर पर दो श्रेणियों में से एक में आते हैं, और प्रत्येक प्रकार के उत्तर के लिए एक रणनीति होती है। आम अपराधियों के लिए और हर एक के लिए सबसे अच्छा तरीका पढ़ें।
1. "मैंने ईमेल नहीं पढ़ा" प्रतिक्रिया
पहली तरह की क्रिप्टोकरेंसी उस तरह की होती है, जो आपको आश्चर्यचकित करती है कि आपने पहली बार में लिखने की जहमत क्यों उठाई। आप अपने बॉस को ईमेल करते हैं कि आपकी फ्लाइट ग्राउंडेड है, और वह वापस लिखता है कि वह आपको कार्यालय में "कुछ घंटों में" दिखाई देगा। या, आप अपडेट किए गए पते के लिए घटकों का एक समूह पूछते हैं, और उनमें से आधे आपको सभी भेजते हैं। उनकी जानकारी, और दूसरे आधे आपको सिर्फ उनके फोन नंबर भेजते हैं।
ओह। ईमेल पढ़ना कितना कठिन है?
दरअसल, यह आपका शुरुआती बिंदु है। जैसा कि वे कहते हैं, दूसरों को बदलने की तुलना में खुद को बदलना आसान है। इसलिए, पहली बात यह है कि आपको अपने ईमेल की निष्पक्ष रूप से समीक्षा करनी चाहिए। क्या आप लोगों को एक पांच-पैराग्राफ ईमेल में सवाल दफन करके उन्हें पढ़ने के लिए नहीं प्रशिक्षित कर रहे हैं? उपरोक्त उदाहरण के बारे में सोचते हुए, क्या आपने अपनी व्यावसायिक यात्रा के दो-पृष्ठ सारांश के अंत में अपनी देरी की उड़ान का उल्लेख किया था (जो बाद में समीक्षा करने के लिए आपके बॉस की योजना बना रहा था)? यह सुनिश्चित करने के लिए हमारे दिशा-निर्देशों को आज़माएं कि आपके ईमेल पढ़े गए हैं -
लेकिन स्पष्ट ईमेल लिखते समय, अगली बार के लिए सब ठीक है और अच्छा है, तो आपको अभी अपने गैर-पाठक को कैसे जवाब देना चाहिए? सबसे अच्छा तरीका यह है कि जानकारी के प्रमुख टुकड़े को "नई जानकारी" के रूप में प्रस्तुत किया जाए (जो बताता है कि आप वापस क्यों लिख रहे हैं)।
उपरोक्त उदाहरणों के मामले में, आप कोशिश कर सकते हैं, “एयरलाइन से नई जानकारी: उड़ान की संभावना सुबह तक नहीं होगी। लगता है कि मैं शाम को शिकागो में बिताऊंगा, ”या“ अपना फोन नंबर भेजने के लिए धन्यवाद; मौका मिलने पर आप एक अद्यतन पता भी भेज सकते हैं? ”इसे जितना संभव हो उतना छोटा रखें (एक या दो पंक्तियाँ, इसलिए कुछ भी याद नहीं किया जा सकता), जबकि विनम्रता से आपको जो चाहिए उसे दोहराया जाए।
2. "यह मेरे लिए प्राथमिकता नहीं है" प्रतिक्रिया
आप एक वरिष्ठ सहयोगी से पूछकर एक स्थिति बनाते हैं कि क्या आपको ए या बी के पास जाना चाहिए, और उसका जवाब है, "सौभाग्य"। या, आप एक नया संपर्क पूछते हैं जब कनेक्ट करने के लिए एक अच्छा समय हो सकता है और वह कहती है कि वह प्यार करेगी - लेकिन किसी भी वास्तविक समय को शामिल करने की उपेक्षा करता है।
जाना पहचाना? मुझे कुछ बुरी खबरें मिली हैं: आप जिस व्यक्ति के साथ हैं, वह अभी आपको जवाब देने में नहीं है।
बेशक, एक ईमेल के बीच एक अंतर है जो आपको फ्लैट आउट करता है, और एक वह समय देता है जब आपका संपर्क अधिक उपलब्ध हो सकता है - उदाहरण के लिए, "मुझे कॉफी के लिए मिलना अच्छा लगेगा, लेकिन मैं इसके माध्यम से बह गया हूं महीने का अंत ”कुछ ही हफ्तों में वापस चक्कर लगाने के एक प्राकृतिक अनुवर्ती के लिए उधार देता है।
लेकिन बिना किसी अतिरिक्त जानकारी के साथ प्रतिक्रियात्मक प्रतिक्रिया - जैसे "मैं कुछ संख्याएँ कब देख सकता हूँ?" "ज़रूर।" - सुझाव देता है कि आपको जो जानकारी चाहिए वह आपके पाठक के लिए प्राथमिकता नहीं है।
यदि यह निश्चित रूप से आपके लिए प्राथमिकता है, तो उसका ध्यान आकर्षित करने का समय है। इस सूत्र के साथ उत्तर देने का प्रयास करें:
- आपको जो जानकारी चाहिए
- एक दृढ़ समय सीमा
- एक प्रश्न के माध्यम से पुष्टि करना।
उदाहरण के लिए: "मुझे पता है कि आपके पास इस सप्ताह के अंत में कुछ कार्यक्रम हैं, लेकिन मुझे बुधवार तक संशोधित खानपान अनुमान की आवश्यकता है- क्या आप इसे तब तक प्रदान कर पाएंगे?" या, "मेरे ग्राहक की बैठक शुक्रवार सुबह 10 बजे के लिए निर्धारित है; क्या इससे पहले मेरी प्रस्तुति पर संक्षिप्त नोट्स प्रदान करना संभव है? एक विशिष्ट तिथि ("अगले मंगलवार" के रूप में "अगले कुछ हफ़्ते" के विपरीत) सहित, आप प्राथमिकता सूची को टक्कर देंगे; और एक सवाल के साथ समाप्त होने का मतलब है कि प्राप्तकर्ता को आपको वापस लिखना होगा।
यह निराशाजनक हो सकता है जब कोई व्यक्ति प्रतिक्रिया देने के लिए समय लेता है लेकिन आपको आवश्यक जानकारी देने के लिए प्रयास नहीं करता है। मुद्दे का पता लगाने और इस तरह से जवाब देने के लिए ऊपर दिए गए सुझावों का उपयोग करें जो आपको काम करने में मदद करेंगे।
