काम पर गुस्सा, भावनात्मक ईमेल का जवाब कैसे दें- म्यूज

हर कोई वहाँ गया है: आपको एक ईमेल मिलता है जो आपको दोहरा काम करता है। निश्चित रूप से, दूसरा व्यक्ति स्पष्ट रूप से निराश या गुस्से में है, लेकिन आपको जवाब देने की उम्मीद है। आपको क्या करना चाहिये? आप कैसे प्रतिक्रिया देते हैं?

हालांकि आंतरिक कार्यालय संदेश सेवा और टेक्सटिंग निश्चित रूप से लोकप्रियता में बढ़ रहे हैं, ईमेल का काम अभी भी सबसे महत्वपूर्ण और व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला संचार उपकरण है - इसलिए संभव है कि इसे सबसे अधिक पेशेवर तरीके से उपयोग करने की आपकी क्षमता महत्वपूर्ण हो। इसका मतलब यह है कि ऊपर उल्लिखित स्थिति में आप कैसे प्रतिक्रिया देते हैं, यह आपके करियर को सकारात्मक या नकारात्मक रूप से प्रभावित करने की क्षमता रखता है। यहां तक ​​कि अगर आपको लगता है कि आप बस एक ही स्वर में जवाब दे रहे हैं।

हां, मुझे पता है कि हर समय पेशेवर रहना आसान होता है। काम पर ईमेल का जवाब देना अपने आप में एक कला है और भावनात्मक संदेशों का जवाब देना इसे दूसरे स्तर पर ले जाता है।

यह मार्गदर्शिका आपकी प्रतिक्रिया के माध्यम से आपके पास जाएगी ताकि आप टकराव से बच सकें और अपना काम करवा सकें।

चरण 1: एक ब्रेक लें

आप यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपको यह सही मिला है, आप ईमेल प्राप्त कर सकते हैं - आप ऐसा कर सकते हैं - लेकिन अभी उत्तर टाइप करना शुरू न करें। आपके सहकर्मी, बॉस, या ग्राहक ने उसकी भावनाओं को उसके लिखे हुक्म को पूरा करने दिया। दोबारा न हो ऐसी भूल। एक ब्रेक लें और अपने स्वभाव को ठंडा होने दें।

ईमेल करने के फायदों में से एक यह है कि आपको तुरंत जवाब देने की जरूरत नहीं है। प्रतिक्रिया देने के लिए कभी-कभी घंटों का समय लगाना उचित होता है! इसका लाभ उठाएं। भले ही आप तनाव महसूस करते हों, और दूसरा पक्ष आपके उत्तर की प्रतीक्षा कर रहा हो - आपके पास निश्चित रूप से कम से कम एक-दो मिनट हैं। अपने डेस्क से उठो, अपने दिमाग को ठंडा करो, और एक स्नैक या एक गिलास पानी लो। यह आपको घुटने से झटका प्रतिक्रिया से बचने में मदद करेगा।

चरण 2: निष्कर्ष पर न जाएं

ईमानदार रहें: क्या आप अपने तरीके से प्रतिक्रिया दे रहे हैं क्योंकि आप लाइनों के बीच पढ़ रहे हैं? जब आप अत्यधिक भावनात्मक ईमेल के साथ काम कर रहे होते हैं, तो आप सोच सकते हैं कि आपको स्क्रीन के माध्यम से विकिरण करने वाले व्यक्ति का गुस्सा या निराशा महसूस होगी। और आप यह मानने के लिए मजबूर हो जाएंगे कि इसमें और भी बहुत कुछ है।

हालांकि, आपको यह अनुमान नहीं लगाना चाहिए कि दूसरे पक्ष का वास्तव में क्या मतलब है। कुछ वाक्यों के आधार पर दूसरों के इरादों को आंकना (और आपके खुद के मस्तिष्क और आपके संवाद करने के तरीके के माध्यम से) एक बुरा विचार है।

किसी भी निष्कर्ष पर जाने के लिए प्रलोभन का विरोध करें। बस शब्दों को पढ़ें, जानकारी प्राप्त करें, और एक पेशेवर प्रतिक्रिया प्रदान करने के लिए तैयार करें।

चरण 3: इसे छोटा रखें

एक गलत व्याख्या की संभावना को ध्यान में रखते हुए, याद रखें कि आपका कार्य यथासंभव सटीक उत्तर प्रदान करना है - और अधिक कुछ नहीं। दूसरे व्यक्ति का क्या मतलब हो सकता है, इसके लिए प्रतिक्रियाओं को भूल जाओ।

केवल एक मुख्य संदेश ले जाने के लिए अपने ईमेल को संरचित करें। इसका मतलब यह नहीं है कि इसमें केवल एक वाक्य शामिल होना चाहिए, लेकिन इसका मतलब यह है कि यदि कोई आपकी प्रस्तुति की आलोचना करता है और आपके द्वारा उद्धृत किए गए आँकड़ों की एक प्रति मांगता है, तो आप आँकड़ों को प्रदान करने के आसपास अपनी प्रतिक्रिया को आधार बनाते हैं (और अपनी साख का बचाव नहीं करते हैं )।

इस तरह, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि दूसरा पक्ष आपकी प्रतिक्रिया को पढ़ेगा और इसे ठीक उसी तरह समझेगा जैसे आप इसका मतलब समझते हैं। आखिरी चीज जो आप चाहते हैं, वह केवल यह जानने के लिए है कि आपका सहकर्मी आपकी आलोचना नहीं कर रहा है; लेकिन यह कि उसने अपनी प्रतिक्रिया को अजीब तरह से व्यक्त किया।

चरण 4: सीधे रहें

यह आम तौर पर आपके काम के ईमेल में व्यंग्य और विडंबना से बचने के लिए एक अच्छा विचार है - खासकर अगर स्थिति पहले से ही गर्म महसूस होती है। कभी-कभी आप तनाव को दूर करने के लिए मजाक करने पर विचार कर सकते हैं, लेकिन यह योजना आसानी से पीछे हट सकती है।

ध्यान रखें कि पाठक आपके चेहरे के भाव या हावभाव नहीं देख पाएगा और आपकी गलत व्याख्या कर सकता है। इसलिए, अपने ट्रेडमार्क बुद्धि को आमने-सामने की बातचीत के लिए बचाएं- और कम डाइस एक्सचेंज के लिए।

चरण 5: मदद के लिए पूछें

यदि आपका ईमेल गोपनीय नहीं है, तो मदद के लिए पूछना उचित है। शायद आपका सहकर्मी बेहतर जानता है कि अपने क्रोधित बॉस से कैसे निपटें, या आपका प्रबंधक आपके भ्रमित ग्राहक को सही दृष्टिकोण खोजने में आपकी मदद कर सकता है।

एक बार, मेरे बॉस ने हमारे एक क्लाइंट से प्राप्त एक ईमेल की व्याख्या करने में सक्षम था क्योंकि वह उसे अच्छी तरह से जानता था। उन्होंने मुझे आश्वासन दिया कि मुझे व्यक्तिगत रूप से उनकी प्रतिक्रिया नहीं लेनी चाहिए, क्योंकि इसमें अन्य कारक शामिल थे। उसके बाद, मैं शांत हो गया और पूरी तरह से उचित प्रतिक्रिया लिख ​​पाया।

जब आप एक गुस्सा ईमेल प्राप्त करते हैं, तो नाराज न हों। जब वे किसी चीज़ से संतुष्ट नहीं होते हैं, या निराश महसूस करते हैं या भ्रमित होते हैं, तो लोग भावनात्मक संदेश भेजते हैं। आपको इस धारणा के तहत काम करना चाहिए कि इसका आपके साथ व्यक्तिगत रूप से कोई लेना-देना नहीं है - तो इसका मतलब है कि आपको अपने काम करने और पेशेवर तरीके से जवाब देने से स्वर को विचलित नहीं होने देना चाहिए।