इसलिए, आपको एक क्लाइंट मीटिंग को रद्द करने की आवश्यकता है - हो सकता है क्योंकि आपका वर्कलोड किसी अन्य मीटिंग को संभालने के लिए बहुत भारी है, या क्योंकि कुछ और आया है। या हो सकता है कि आप उनसे पहले भी कई बार मिल चुके हों और इस प्रकार आपके संपर्क अनुत्पादक हो गए हों, यदि अनुत्पादक न हों।
यह विशेष रूप से मुश्किल है - क्योंकि आपकी नौकरी का मुख्य हिस्सा ग्राहकों के साथ व्यवहार करना है, इसलिए उन पर रद्द करना आपको बिल्कुल अच्छा नहीं बनाता है।
पहली बात आपको इस बात पर विचार करना है कि क्या आप कभी किसी ग्राहक के बारे में बात करना चाहते हैं, तो वह आपकी कंपनी का उनसे संबंध है। सभी ग्राहक महत्वपूर्ण हैं, लेकिन कुछ आपकी प्राथमिकता सूची में दूसरों की तुलना में अधिक वजन रखते हैं। तो अपने आप से पूछें, वे पदानुक्रम में कहां आते हैं? क्या वे आपकी कंपनी की निचली पंक्ति में बहुत सारे व्यवसाय में योगदान करते हैं? यदि ऐसा है, तो शायद उनके साथ न मिलने का कोई बड़ा बहाना नहीं है (जब तक कि आप यह नहीं कहेंगे, बुरी तरह बीमार हैं या किसी आपात स्थिति से निपट रहे हैं)। इसके अलावा, अपने बहाने पर विचार करें - क्या आप सिर्फ बैठकों से नफरत करते हैं, या क्या आपको वास्तव में वैध कारण के लिए पुनर्निर्धारित करने की आवश्यकता है?
किसी भी मामले में, कभी-कभी आपको समय खाली करने की आवश्यकता होती है ताकि आप अपनी सूची में सभी रिश्तों को प्रबंधित कर सकें। तो, मैं निम्नलिखित सुझाव देता हूं:
1. मीटिंग को फ़ोन कॉल में बदलें
क्या वे व्यक्ति में मिलने के बजाय फोन पर आशा करने के लिए तैयार होंगे? यह आपको हर समय नहीं बचा सकता है, लेकिन यह आपको और उनके कार्यालय से यात्रा को बचाता है - और फिर भी दिखाता है कि आप कनेक्ट करने की इच्छा रखते हैं।
2. बैठक को एक छोटा बैठक में बदल दें
वे इसे अपने खाते के प्रदर्शन के बारे में 90 मिनट की चैट करना चाहते हैं, लेकिन आप जानते हैं कि आप 30 मिनट में सब कुछ कवर कर सकते हैं। इस टेम्पलेट के साथ वार्तालाप को छोटा रखें (और संभवतः इसे ईमेल या फ़ोन पर ले जाएं):
3. ईमेल में एक बैठक (अब के लिए) बारी
यदि वे सुपर लचीले हैं, और आप आसानी से सब कुछ लिखित रूप में बता सकते हैं, तो 10 मिनट के ईमेल में एक घंटे की बैठक में क्या मोड़ होगा। बेशक, यह समझें कि अगर चर्चा करना एक महत्वपूर्ण या गंभीर मामला है, तो आपको अभी भी बाद में फोन पर हॉप करना पड़ सकता है।
4. बैठक से बाहर अपने सहकर्मी को घसीटकर ले जाना
मान लीजिए कि आप एक क्लाइंट के लिए प्रोजेक्ट पर काम कर रहे एक डिजाइनर हैं। आप सीधे संपर्क नहीं हैं - आपका सहकर्मी, खाता प्रबंधक, है। इसलिए, जब आपको बैठक में आमंत्रित किया जाता है, तब तक आपकी उपस्थिति अनिवार्य नहीं होती है, जब तक कि खाता प्रबंधक आपकी ओर से बोल सकता है।
यदि आप चाहते हैं कि आपका सहकर्मी आपके बिना पिच को संभाले, तो उन्हें हर उस चीज़ से लैस करना ज़रूरी है, जिसके बारे में उन्हें बात करने और क्लाइंट के सवालों का जवाब देने की ज़रूरत है। इस टेम्पलेट को मदद करनी चाहिए:
ग्राहकों के साथ काम करने की वास्तविकता यह है कि आपको बैठकों से निपटना होगा। हालांकि, यह संभव है कि वे आपके सभी कैलेंडर को खाना चाहते हैं जब आपके पास अन्य चीजें हैं जो आपको करने की आवश्यकता है। इसलिए, उन पर पूरी तरह से रद्द करने (और आपके रिश्ते को नुकसान पहुंचाने वाले जोखिम) के बजाय, यह सीमित करने का प्रयास करें कि आपका कितना समय वे लेते हैं - यह केवल अस्थायी हो सकता है, लेकिन कम से कम यह आपको सब कुछ प्राप्त करने के लिए कुछ साँस लेने का कमरा देगा।
