ईमेल कैसे लिखें जो एक प्रतिक्रिया प्राप्त करते हैं - म्यूज

ईमेल: यह हमारे जीवन के हर कोने में अपना रास्ता खोज लेता है। व्यक्तिगत ईमेल। कार्य ईमेल। स्कूल का ईमेल। दूसरा व्यक्तिगत ईमेल (स्पैम के लिए)। व्यवसाय की दुनिया का प्रमुख ईमेल ड्राइवर है, जो एक दिन में 108 बिलियन से अधिक ईमेल बनाता है।

ईमेल के साथ अपने जीवन के सभी पहलुओं में अपनी बातचीत को हावी करने के लिए - विशेष रूप से अपने पेशेवर जीवन - आप हर दिन बहुत सारे अनुरोध भेजने जा रहे हैं। लेखांकन में किसी को पूछने से लेकर आपके लिए ग्राफिक डिज़ाइन में किसी और के साथ रिपोर्ट करने में मदद करने के लिए प्रस्ताव तैयार करने में मदद करने के लिए, आप शायद बहुत से ईमेल भेजते हैं।

लेकिन जब आपका अनुरोध व्यक्तिगत नहीं होता है, तो प्राप्तकर्ता के लिए आपके संदेश को अनदेखा करना तब तक बहुत आसान हो जाता है जब तक कि वह इनबॉक्स गुमनामी में गायब न हो जाए - या इससे भी बदतर, इसे पूरी तरह से हटा दें।

इसलिए जब आपको एक एहसान की ज़रूरत होती है, तो आप एक ईमेल कैसे लिखते हैं जिसे प्रतिक्रिया मिलेगी? संक्षिप्त उत्तर है: ध्यान से। यहां आपको एक संदेश भेजने में मदद करने के लिए कुछ संकेत दिए गए हैं जो वास्तव में आपके पाठक का ध्यान आकर्षित करेंगे - और आपको आवश्यक प्रतिक्रिया।

अपने लाभ के लिए विषय रेखा का उपयोग करें

पहली चीजें पहली: विषय पंक्ति एक कारण से है। इसका उपयोग स्पष्ट रूप से यह जानने के लिए करें कि आपने अपने इनबॉक्स में सिर्फ एक अन्य ईमेल क्यों जोड़ा है, और आप तुरंत इस संभावना को बढ़ा देंगे कि वह वास्तव में इसे खोलेगा या नहीं।

एक अस्पष्ट विषय पंक्ति (जैसे "एक प्रश्न है") मददगार नहीं है और परेशान हो सकती है- और आप नहीं चाहते कि कोई व्यक्ति आपके ईमेल को मन की चिड़चिड़ी अवस्था में खोले। इसके बजाय, अपने प्राप्तकर्ता के समय का सम्मान करें, और उसे या उसे विशेष रूप से बताएं कि आपने संचार क्यों भेजा है। उदाहरण के लिए: "आपकी समीक्षा की आवश्यकता है: कार्यक्रम विवरणिका में समायोजन।"

एक महान विषय पंक्ति लिखने में कुछ मदद चाहिए? इन युक्तियों को देखें।

मांग करने से पहले अपने पाठक को नमस्कार करें

मुझे अक्सर ऐसे छात्रों के ईमेल मिलते हैं, जो बिना किसी अनुरोध, मांग, या प्रश्न के तुरंत लॉन्च कर देते हैं, पहली बार कहे बिना "गुड मॉर्निंग" या यहां तक ​​कि सीधे "हाय।" मांग, तो ईमेल से ऐसा न करें।

आपको सुखद लम्बी अवधि में लॉन्च करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन यह आपके अनुरोध में लॉन्च करने से पहले किसी चीज़ को छोड़ने के लिए चोट नहीं करता है: "हाय रैंडी! इस हफ्ते 10K कैसा रहा? मैंने शनिवार को आप के बारे में सोचा और अपने रास्ते अच्छे वाइब्स भेजे। "या, " गुड मॉर्निंग, जैकब। आपका सप्ताहांत कैसा था? यह शानदार बागवानी मौसम था- मुझे आशा है कि आप इसका सबसे अधिक लाभ उठाने में सक्षम होंगे! ”

ये अभिवादन छोटे और सरल हैं, लेकिन वे प्राप्तकर्ताओं में वास्तविक रुचि का एक अच्छा स्तर प्रदर्शित करते हैं। याद रखें कि मैंने आपके ईमेल को खोलते समय आपके पाठक को चिढ़ नहीं होने के बारे में पहले क्या कहा था? किसी ऐसे व्यक्ति से नाराज़ महसूस करना मुश्किल है जो कोई टिप्पणी करता है या किसी ऐसी चीज़ के बारे में सवाल पूछता है जो आपके लिए महत्वपूर्ण है। आपका प्राप्तकर्ता, आखिरकार, कार्यालय के बाहर भावनाओं और हितों के साथ एक इंसान है। कभी-कभी किसी व्यक्ति के साथ जुड़ने और उसे किसी चीज के साथ बोर्ड पर लाने का सबसे अच्छा तरीका अच्छा होना है।

याद रखें कि आपने अंग्रेजी कक्षा में क्या सीखा

यदि आपका अनुरोध अत्यावश्यक है, तो पाठ की तरह संक्षिप्तिकरण, जल्दबाजी में लिखे गए वाक्य, और किसी भी सार्थक विराम चिह्न से रहित पैराग्राफ के साथ जल्दबाजी में ईमेल को फायर करना आकर्षक हो सकता है। यदि आप अपने आप को इस अवस्था में पाते हैं, तो रुकें। एक गहरी सास लो। सहायता मांगते समय, आखिरी चीज जो आप करना चाहते हैं, वह किसी के लिए आपके अनुरोध को समझना मुश्किल बना देता है। यदि आपका प्राप्तकर्ता आपके ईमेल का अर्थ नहीं बना सकता है, तो आपको अपनी सहायता प्राप्त करने की संभावनाओं को चोट लगी है।

उदाहरण के लिए, उपयुक्त कॉमा के बिना एक जुआ पैराग्राफ पाठक को पढ़ने के लिए और फिर से पढ़ने के लिए मजबूर करने जा रहा है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वह समझता है कि आप क्या संवाद करने की कोशिश कर रहे हैं। अतिरिक्त समय लगता है और आप इससे बचना चाहते हैं। फिक्स सरल है: पूर्ण वाक्य लिखें। लंबे पैराग्राफ को छोटे पैराग्राफ में तोड़ दें। उचित रूप से अल्पविराम का उपयोग करें।

और एक अंतिम विराम चिह्न टिप: यदि आप विस्मयादिबोधक बिंदुओं की एक स्ट्रिंग के साथ वाक्य समाप्त करते हैं, तो कृपया रोकें। जब तक आप यह घोषणा नहीं कर रहे हैं कि आपकी टीम ने सिर्फ एक बिलियन-डॉलर का सौदा जीता है, आपके वाक्य को विस्मयादिबोधक बिंदु की एक पंक्ति की आवश्यकता नहीं है।

एक उपन्यास लिखें

हां, जब ईमेल द्वारा एक अनुरोध भेजा जाता है, तो आपको ग्रीटिंग, पूर्ण वाक्य और उचित विराम चिह्न सहित कुछ चालाकी करने की आवश्यकता है। लेकिन उन चीज़ों को पूरा करना और कई पैराग्राफों के बजाय कुछ ही वाक्यों में अपना अनुरोध करना संभव है।

कुछ कैरियर विशेषज्ञों का सुझाव है कि ईमेल पांच वाक्य या उससे कम होने चाहिए। यहां तक ​​कि एक उपकरण भी है जो आपकी ईमेल को आपकी पसंद के वाक्य संख्या तक सीमित करने में मदद कर सकता है।

आपके अनुरोध की जटिलता के आधार पर, आप हमेशा पांच-वाक्य के सुझाव पर टिक नहीं सकते हैं, लेकिन आपको अपना पहला मसौदा लिखना चाहिए, फिर विचार करें कि क्या आप किसी सामग्री को पढ़ने में आसान बनाने के लिए काट सकते हैं। फिर, अंतिम उत्पाद पर एक नज़र डालें और अपने आप से पूछें कि क्या अनुरोध स्पष्ट है या यदि यह फोन या व्यक्ति द्वारा अधिक कुशलता से संबोधित किया जाएगा।

उदाहरण के लिए:

देख? पॉलिश किया है, लेकिन बात करने के लिए। रैंडी के आदर्श उम्मीदवार होने के कारणों के बारे में पैराग्राफ लिखने के बजाय, लेखक ने उसे क्या चाहिए, इसके बारे में एक स्पष्ट और संक्षिप्त विवरण प्रदान किया, इसके बाद इस पर चर्चा करने का अनुरोध किया।

ईमेल न भेजें

मुझे पता है - आपने ईमेल द्वारा एक प्रभावी "पूछ" को गढ़ने के बारे में सिर्फ एक पूरा कॉलम पढ़ा है, और अब मैं आपको बता रहा हूं कि आप सेंड न करें। क्या बात है?

उस ईमेल को टाइप करना बेकार नहीं था। कभी-कभी अनुरोध लिखने और संपादित करने से आपको अपने संदेश के माध्यम से सोचने में मदद मिल सकती है ताकि आप इस बारे में स्पष्ट हो जाएं कि आप क्या पूछना चाहते हैं, आप अपने अनुरोध का समर्थन कैसे करेंगे, और आप अनुरोध से उत्पन्न होने वाले प्रश्नों या चिंताओं को कैसे संबोधित कर सकते हैं। आमने-सामने पूछने के लिए आपको तैयार करने के लिए यह एक मूल्यवान अभ्यास हो सकता है।

कुछ अनुरोध ईमेल द्वारा पूरी तरह से उपयुक्त हैं। हालांकि, यदि आपके पास एक महत्वपूर्ण अनुरोध है और उस व्यक्ति तक सीधी पहुंच है जो आपकी मदद कर सकता है, तो अपने आप से पूछें कि क्या कोई व्यक्ति-व्यक्ति बातचीत इलेक्ट्रॉनिक अनुरोध की तुलना में अधिक फायदेमंद होगी। ईमेल द्वारा कोई संदर्भ, आवाज की टोन, चेहरे की अभिव्यक्ति या भावना नहीं है। कभी-कभी, एक व्यक्ति से बैठे हुए और उसे या उसे अपनी प्रतिभा, अपनी भावनाओं, अपनी मुस्कुराहट, या अपने निराशा को देखने दें - आप जानते हैं, जो चीजें आपको मानव बनाती हैं - आपके संदेश को सबसे विचारशील रूप से तैयार किए गए (लेकिन रहित) से बेहतर बेच सकती हैं -ऑफ़-ह्यूमैनिटी) ईमेल।

रिकॉर्ड के लिए, मैं प्रौद्योगिकी विरोधी नहीं हूं। मैं बहुत सारे ईमेल लिखता हूं और ट्विटर के माध्यम से खरगोशों का पीछा करने में बहुत समय व्यतीत करता हूं। लेकिन अगर मुझे वास्तव में किसी व्यक्ति की खरीद-इन या मदद की ज़रूरत है, तो मेरा मानना ​​है कि मुझे यह चुनने की कोशिश करनी चाहिए कि मुझे क्या चाहिए और क्यों मुझे लगता है कि वह व्यक्ति मेरी मदद कर सकता है।

अपना अनुरोध संक्षिप्त रखें, बिंदु पर, और पॉलिश करें - चाहे इलेक्ट्रॉनिक हो या आमने-सामने और आपके पास आवश्यक सहायता प्राप्त करने का एक बेहतर मौका होगा।