एक विशेष प्रकार की अतिशयोक्ति है जो एक बैठक को छोड़ने के साथ आती है और यह भी महसूस करती है कि जब आप चल रहे थे, तो उस स्थिति में क्या हुआ था (इस मामले में, शायद किसी को प्रभावी बैठकें चलाने के लिए इस मार्गदर्शिका की आवश्यकता हो, इस बैठक के एजेंडे का खाका, या यह लेख रूपरेखा जब आपको वास्तव में उस बैठक को पुनर्निर्धारित करना चाहिए)।
यहां तक कि अगर मामले इतने चरम नहीं हैं - शायद आपके पास एक उत्तेजक और आकर्षक बातचीत थी - यह अभी भी निराशाजनक है अगर इसमें से कुछ भी नहीं लगता है। लेकिन एक सरल समाधान है: पोस्ट-मीटिंग ईमेल।
“ओवररचिंग का उद्देश्य यह है कि यह सभी को समान उम्मीदों के प्रति जवाबदेह रखता है। आपके पास एक ही पृष्ठ पर एक ही लक्ष्य के लिए काम करने वाली एक टीम है, जो चीजों को कुशल और उत्पादक बनाए रखती है और निराशाओं को भी कम करती है, "हीथर यूरोव्स्की, एक संग्रहालय कैरियर कोच और शेटर एंड शाइन के संस्थापक कहते हैं। "किसी को भी यह महसूस करना पसंद नहीं है कि वे एक बैठक में बैठे थे जिसमें अच्छी गति थी और फिर बाद में कुछ भी नहीं होता है।"
सही पोस्ट-मीटिंग ईमेल भेजने के बारे में जानने के लिए आपको जो कुछ भी चाहिए, उसके लिए पढ़ें - ताकि आप जिस भी चीज़ के बारे में मिल रहे थे, उस पर प्रगति को विफल करने के लिए कभी भी जिम्मेदार न हों।
पोस्ट-मीटिंग ईमेल किसे भेजना चाहिए?
ठीक है, शायद आप एक अनुवर्ती ईमेल के विचार पर हैं। लेकिन आपको कैसे पता चलेगा कि आप वही हैं जो इसे भेजना चाहिए?
अक्सर यह स्पष्ट है। यदि आपने बैठक का आयोजन किया, एजेंडा बनाया, और बात चलाई, तो संभावना है कि आप एक बैठक के बाद होने वाली मिसाइल के साथ लूप को बंद कर दें।
"आमतौर पर यह बैठक के अंत में स्पष्ट है कि कौन जिम्मेदार है, लेकिन कभी-कभी यह नहीं है, खासकर यदि यह शायद एक नया प्रोजेक्ट है जो कि कोई भी विभाग तकनीकी रूप से अभी तक का मालिक नहीं है, " यारोव्स्की कहते हैं। "आप केवल यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप ऐसे नहीं आते जैसे आप अन्य लोगों पर आदेश भौंक रहे हैं और यह वास्तव में सही व्यक्ति से आता है जिसे लोग स्वामित्व और समय सीमा को सुनने और सम्मान करने जा रहे हैं।"
यदि यह अधिक अस्पष्ट स्थिति है, तो इस बारे में सोचें कि क्या यह आपके लिए कार्य के लिए कदम बढ़ाता है। “बैठक के अंत में, यदि यह स्पष्ट रूप से स्पष्ट नहीं है कि इसके लिए कौन जिम्मेदार है और आप बाद में उस ईमेल को भेजने के लिए सुसज्जित महसूस करते हैं, तो अपना हाथ बढ़ाएं और कहें,, अरे, जब तक कोई नहीं होता तब तक पोस्ट-मीटिंग ईमेल बाहर भेजने के लिए खुश है। और भी ऐसा लगता है कि यह उनसे आने के लिए अधिक उपयुक्त है, '' यारोव्स्की कहते हैं। "तो आप स्वयं सेवा कर रहे हैं। आप किसी को भी इसे लगाने के लिए नहीं कह रहे हैं, लेकिन आप अन्य लोगों को यह कहने का अवसर भी दे रहे हैं, 'अरे नहीं, मुझे लगता है कि इसे वास्तव में जो से आने की जरूरत है।'
किसे शामिल किया जाना चाहिए?
एक बार "से" फ़ील्ड सेट हो जाने के बाद, यह "से" और "सीसी" फ़ील्ड के बारे में सोचने का समय है। सुनिश्चित करें कि आप अपने नोट को सभी मीटिंग प्रतिभागियों को भेज रहे हैं, जिसमें कोई भी व्यक्ति शामिल है जो आमंत्रण सूची में था, लेकिन शायद इसमें भाग लेने में सक्षम नहीं था। फिर इस बारे में सोचें कि क्या आपके द्वारा महसूस की गई कोई भी बैठक में और साथ ही किसी अन्य हितधारकों को भी होना चाहिए , जिन्हें इस विषय पर कार्रवाई करने या दृश्यता की आवश्यकता है। अंत में, यदि आप अधिक वरिष्ठ सहयोगियों के साथ काम कर रहे हैं, तो अपने सहायकों की नकल करने पर विचार करें।
जब यह बाहर जाना चाहिए
"यह सबसे अच्छा है कि बैठक से बाहर आने के करीब के रूप में पुनर्कथन भेजना सबसे अच्छा है, " यरोव्स्की कहते हैं। “यदि दिन के अंत में बैठक होती है और आप अगली सुबह तक पहली बात करना चाहते हैं, तो यह ठीक है, लेकिन आप बैठक के जितना करीब होंगे, उतनी ही अधिक गति पैदा होती है और यह नीचे की ओर गिरना शुरू नहीं होती है लोगों के ढेर पर। ”
दूसरे शब्दों में, बैठक के विस्तार पर फिर से विचार करें और इसे भेज दें जबकि चर्चा अभी भी आपके दिमाग में और बाकी सभी के लिए ताजा है। यदि आप पहले से जानते हैं कि आप इस आइटम से निपटने वाले व्यक्ति होंगे, तो आप इसे प्राप्त करने के लिए मीटिंग के ठीक बाद अपने कैलेंडर पर समय को अवरुद्ध करके आगे की योजना बना सकते हैं।
इसमें क्या शामिल होना चाहिए?
"कैरियर का उद्देश्य सभी को एक ही पृष्ठ पर मिल रहा है, " संग्रहालय कैरियर के कोच क्रिस्टीना लियोनार्डी कहते हैं। लेकिन वास्तव में ऐसा करने के लिए क्या होता है "बैठक की प्रकृति पर निर्भर करता है और क्या इरादा है, लक्ष्य क्या है?" लियोनार्डी कहते हैं।
"अगर कोई मुद्दा था या एक चुनौती थी जिससे निपटा जा रहा था और बैठक ने उस मुद्दे या चुनौती को हल कर दिया, तो यह एक धन्यवाद और आत्म बधाई की तरह हो सकता है, " वह बताती हैं। या "यह एक विशेष परियोजना में भूमिकाओं और दिशा को स्पष्ट कर सकता है या बाद की कार्रवाई के कदम जिन्हें उठाने की आवश्यकता है और जो उन्हें लेने वाले हैं।"
एक सामान्य दिशानिर्देश के रूप में, निम्नलिखित में से कुछ या सभी करने के बारे में सोचें:
- लोगों को उनके समय और प्रयास के लिए धन्यवाद
- बैठक के दौरान कवर या चर्चा की गई किसी भी महत्वपूर्ण बिंदुओं को संक्षेप में
- इन अगले चरणों के लिए एक्शन आइटम और मालिकों के साथ-साथ समय सीमा भी
- किसी भी प्रासंगिक संसाधनों और दस्तावेजों को जोड़ना या जोड़ना
- लोगों को प्रश्न पूछने या पुन: संयोजन करने के लिए आमंत्रित करना
लियोनार्डी आपको इसे छोटा और मीठा रखने का आग्रह करता है। लेकिन ईमेल का दायरा भी बैठक पर निर्भर करता है। यदि आप मानक मासिक टीम मीटिंग या अपेक्षाकृत त्वरित और नियमित प्रोजेक्ट अपडेट मीटिंग से बाहर आ रहे हैं, तो आपका ईमेल इसकी लंबाई को प्रतिबिंबित कर सकता है। यदि आप दो-घंटे की बोर्ड मीटिंग या डीप-डाइव स्ट्रेटेजी सत्र के बाद फॉलो-अप नोट भेज रहे हैं, तो यह थोड़ा अलग दिखेगा। वही तुम्हारे स्वर के लिए जाता है।
"आप हमेशा विनम्र रहना चाहते हैं, भले ही यह एक त्वरित ईमेल है जिसे आप बाहर भेज रहे हैं, " यरोव्स्की कहते हैं। "आप केवल संगठन के स्वर में ही नहीं, बल्कि बैठक के बारे में भी लिखना चाहते हैं।" संक्षेप में, अपने टीम के साथियों के साथ आकस्मिक औपचारिक लहजे में एक आकस्मिक बैठक का योग न करें और एक पुनर्कथन न भेजें अधिकारियों को लगता है कि आप खुशहाल समय में अपने दोस्तों से बात कर रहे हैं।
जैसा कि यरोवस्की कहते हैं, "अपने दर्शकों को जानने से वहां बहुत फर्क पड़ता है।"
क्या कोई टेम्पलेट है जिसका मैं उपयोग कर सकता हूं?
अभी तक सब अच्छा लग रहा है? कूल, अब आप शायद नीचे उतरने के लिए तैयार हैं। यहां एक टेम्पलेट है जिसका उपयोग आप विशेष स्थिति के आधार पर भाग या पूरे में कर सकते हैं।
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एक उदाहरण के बारे में क्या?
यहाँ वह है जो व्यवहार में दिख सकता है:
- Q3 में सफल होने के लिए हमें नए उत्पाद को बेचने के लिए स्पष्टता और अतिरिक्त प्रशिक्षण की आवश्यकता है और साथ ही आंतरिक और बाहरी उपयोग के लिए कुछ नए संपार्श्विक सामग्री
- इस बैठक में रणनीति साझा करने के बाद से यह बहुत उपयोगी लगा, हम परीक्षण करेंगे कि ट्रिकी और परेशानियों से गुजरने के लिए जैविक रूप से हलकान हों और अधिक बार
- प्रशिक्षण सत्र चलाएं और चलाएं - जैकी 20 जून तक पूरा हो जाएगा
- आंतरिक उपयोग के लिए एक-पत्रक बनाएँ - 25 जून तक आरओबी पूरा हो जाएगा
- बाहरी उपयोग के लिए प्रस्तुति सामग्री को अपडेट करें - जॉर्ज 30 जून तक पूरा कर लेंगे
- आवर्ती huddles सेट करें - क्विन 1 जुलाई तक पूरा हो जाएगा
