यदि आप एक सोशल मीडिया उपयोगकर्ता हैं, तो आप शायद बाद में भेजे जाने वाले संदेशों को शेड्यूल करने के विचार के लिए अजनबी नहीं हैं। वर्षों से, उपकरण ऐसे हैं जो आपको ऐसा करने की अनुमति देते हैं; जब आप चाहें तब पोस्ट लिखने में सक्षम होने के लिए समझ में आता है, लेकिन जब यह आपके पाठकों के लिए सबसे अधिक समझ में आता है तो उन्हें प्रकाशित करें।
लेकिन क्या आपने कभी सोचा है कि हम सोशल मीडिया की तुलना में संचार उपकरण पर संदेशों को शेड्यूल करने में सक्षम क्यों नहीं हैं; वह चीज जो हम दिन में ढाई घंटे से अधिक समय बिताते हैं; वह मंच जो आधुनिक व्यवसाय की दुनिया को चलाता है? मैं ईमेल के बारे में बात कर रहा हूं, और मैं आपको यह बताने के लिए यहां हूं कि अगर आपने कभी नहीं सोचा कि ईमेल कैसे आपके जीवन (और कैरियर) को बेहतर बना सकते हैं, तो आपको करना चाहिए।
हम पिछले कुछ समय से जीमेल के लिए ईमेल शेड्यूलिंग टूल बूमरैंग का उपयोग कर रहे हैं। हमने पाया है कि यह न केवल हमारे इनबॉक्स को बेहतर बनाने में हमारी मदद करता है, बल्कि यह वास्तव में हमारे संचार को बेहतर बनाने और हमारे करियर को बढ़ावा देने में हमारी मदद करता है।
हमें विश्वास मत करो? इस उपकरण का उपयोग करने के कुछ चतुर तरीके यहां दिए गए हैं।
कभी नहीं फिर से पालन करने के लिए भूल जाओ
मान लीजिए कि आप अभी-अभी एक साक्षात्कार से बाहर निकले हैं और जानते हैं कि जिन लोगों से आपने बात की है, उन्हें एक त्वरित धन्यवाद ईमेल भेजने की आवश्यकता है। आप इसे तुरंत नहीं भेजना चाहते हैं - क्योंकि यह थोड़ा अति-उत्सुक दिखाई देगा - लेकिन आप अपने दिन में नहीं आना चाहते हैं और कुछ घंटों में भेजना भूल जाते हैं।
इसलिए अब बैठकर ईमेल लिखें, लेकिन इसे दो या तीन घंटे में बाहर जाने के लिए शेड्यूल करें। आप अपने दिन के साथ जा सकते हैं यह जानकर कि एक प्रभावशाली धन्यवाद नोट साक्षात्कार के बाद सही समय पर पहुंच जाएगा।
यह किसी भी प्रकार के अनुवर्ती के लिए काम करता है। यह कहें कि कोई व्यक्ति आपके शेड्यूल के खुलने के बाद आपको कुछ हफ़्ते में वापस पहुंचने के लिए कहता है - इस संदेश को तब तक अपने दिमाग (और इनबॉक्स) में बनाए रखने के बजाय, या बस फॉलो करना न भूलें, अब संदेश लिखें और इसे शेड्यूल करें तीन हफ्ते बाहर।
आप अपने इनबॉक्स के शीर्ष पर वापस आने के लिए चीजों को भी निर्धारित कर सकते हैं यदि किसी ने आपको जवाब नहीं दिया है - यह याद रखना आसान है कि जब अन्य लोगों ने पीछा नहीं किया है, तो यह याद रखना।
सुनिश्चित करें कि महत्वपूर्ण संदेश वास्तव में पढ़ें
लोग, विशेष रूप से सफल लोग, आम तौर पर पूरे दिन अपने इनबॉक्स में घूरते नहीं बैठते हैं, नए संदेशों को पढ़ते हैं जैसे वे आते हैं। इसलिए, यदि आप नहीं चाहते कि आपका संदेश आने वाले सभी ईमेल में दफन हो जाए, तो इसे भेजना सबसे अच्छा है। रणनीतिक रूप से तो यह उनके इनबॉक्स के ठीक ऊपर है जब वे इससे निपटने के लिए नीचे बैठे हैं।
उदाहरण के लिए, डेटा से पता चला है कि ज्यादातर लोग ईमेल का जवाब देना चाहते हैं इससे पहले कि वे सुबह कार्यालय में और अपने दोपहर के भोजन के दौरान। इसलिए, यदि आप अपने ईमेल का थोक कार्यदिवस के अंत में लिखते हैं (या बाद में उस रात को एक गिलास वाइन के साथ टीवी के सामने), तो उन्हें उस बिंदु पर भेजने से उन्हें वह ध्यान नहीं मिलेगा जिसके वे हकदार हैं, इसलिए अगले दिन अधिक आदर्श समय के लिए उन्हें शेड्यूल करें। आप यह भी देख सकते हैं कि यह किस दिन आता है - बुधवार के लिए शेड्यूलिंग चीजों पर विचार करें, जब ईमेल ट्रैफ़िक की मात्रा आम तौर पर कम होती है, इसलिए आपके पास कम प्रतिस्पर्धा होगी।
बहुत कम से कम, यह ट्रिक आपको अपने खेल के शीर्ष पर सुपर दिखने में मदद कर सकती है। रात में देर से काम करना पसंद करते हैं, लेकिन अपने बॉस या ग्राहकों को यह नहीं सोचना चाहिए कि आप आधी रात को तेल जला रहे हैं? अगली सुबह पहली बात के लिए ईमेल को शेड्यूल करें ताकि यह पता चले कि आप पहले से ही उत्पादक हैं और उत्पादक हैं।
जब आपको इसकी आवश्यकता हो, तब सटीक जानकारी प्राप्त करें
बूमरैंग आपको केवल अन्य लोगों को ईमेल शेड्यूल करने की अनुमति नहीं देता है - यह आपको उन्हें खुद के लिए भी शेड्यूल करने देता है।
इसका मतलब है, अपने इनबॉक्स को अव्यवस्थित करने के लिए चीजों को छोड़ने के बजाय, जब तक कि उनके साथ निपटने का सही समय नहीं है - या जब आपको अपने इनबॉक्स के शीर्ष पर आने के लिए सूचना के एक टुकड़े की आवश्यकता हो, तो अपने मेल के माध्यम से खोज करना। यह मन के ऊपर की जरूरत है।
तो अगर आपके पास अगले सप्ताह होने वाली बैठक के लिए जानकारी से भरा ईमेल है? इसे अपने इनबॉक्स के शीर्ष पर 20 मिनट पहले आने के लिए शेड्यूल करें, ताकि आप इसके ऊपर जा सकें। क्या किसी ने आपसे एक सवाल पूछा है जिसका जवाब आप तब तक नहीं दे सकते जब तक आप अपने बॉस के साथ कल बात नहीं करते? क्या यह कल दोपहर को आपके पास वापस आएगा - जब आप वास्तव में इससे निपट सकते हैं।
अपने नेटवर्क के साथ संपर्क में रहें
अच्छे व्यावसायिक संबंधों के निर्माण के सबसे कठिन हिस्सों में से एक है, नियमित अंतराल पर संपर्क में रहना। इस समस्या को चुटकी में लेने के लिए आप इसी ट्रिक का इस्तेमाल कर सकते हैं!
अगली बार जब आप संपर्क करने के लिए एक ईमेल भेजते हैं या दूसरे दिन आपके साथ कॉफी पाने के लिए उसे धन्यवाद देते हुए एक संदेश शूट करते हैं, तो बूमरंग यह एक या दो महीने में अपने इनबॉक्स के शीर्ष पर वापस आने के लिए जब आप सुनिश्चित करना चाहते हैं। उसके साथ फिर से टच बेस। आप लगातार अपने रिश्तों को आगे बढ़ा रहे हैं - बिना कोशिश किए और जब आप बाहर पहुंच रहे हों, तब नज़र रखें।
अपने लक्ष्यों के शीर्ष पर रहें
यह इस उपकरण का उपयोग करने का एक मज़ेदार तरीका है - भविष्य के लिए एक ईमेल लिखें और इसे तीन महीने, एक वर्ष में अपने इनबॉक्स में वापस आने के लिए शेड्यूल करें, जब भी आपको ऐसा लगे कि यह सबसे मूल्यवान होगा। अपने लक्ष्यों की समीक्षा करने में मदद करने के लिए उस समय की रूपरेखा तैयार करें जहां आप उस समय होना चाहते हैं, देखें कि आप कितनी दूर आए हैं, और उन क्षेत्रों का आकलन करें जहां आपको अभी भी सुधार करने की आवश्यकता है।
यदि आपके पास सेवा का प्रो संस्करण है, तो आप आवर्ती संदेशों को भी शेड्यूल कर सकते हैं - जिसका अर्थ है कि आप स्वयं को प्रतिबिंबित करने और कुछ बड़े कैरियर की सोच के लिए कुछ समय लेने के लिए साप्ताहिक या मासिक अनुस्मारक भेज सकते हैं। या आप बस अपने आप को साप्ताहिक प्रेरक उद्धरण या पुष्टि भेज सकते हैं ताकि अपने आप को रखने में मदद मिल सके।
यह सिर्फ शुरुआत है - ऐसे कई तरीके हैं जिनसे ईमेल शेड्यूलिंग आपकी मदद कर सकती है। आज बुमेरांग का प्रयास करें और मुझे @erinaceously ट्वीट करके बताएं कि आप टूल का उपयोग कैसे करेंगे!
