सर्वश्रेष्ठ-सूची सूची प्रारूप - उत्पादकता युक्तियाँ - द म्यूज

मुझे पता है कि तकनीक का उपयोग करके अपने दैनिक कार्यों को प्रबंधित करने के लिए एक लाख और एक अलग तरीके हैं। और जब मैं आमतौर पर डिजिटल समाधानों के लिए एक स्वस्थ सराहना करता हूं, तो मैं हमेशा कोई ऐसा व्यक्ति रहा हूं जो अच्छे पुराने पेन और कागज के साथ मेरी टू-डू सूची का प्रबंधन करता है। न केवल यह मेरे व्यस्त व्यावसायिक स्कूल के दिनों के दौरान मुझे वास्तव में कुशल होने में मदद करता है, अपने कार्यों को प्राथमिकता देता है, और तब भी काम करता है जब मेरे पास सेल डेटा नहीं होता है, लेकिन वास्तव में एक वास्तविक कार्य को पूरा करने से ज्यादा संतोषजनक कुछ नहीं है- सूची करो।

यदि आपको कोई ऐसी संगठन प्रणाली ढूंढने में परेशानी हुई है जो आपके लिए काम करती है, या आप केवल डिजिटल अव्यवस्था को बहाने और मूल बातों पर वापस जाने की कोशिश करना चाहते हैं, तो मैं इस पद्धति को एक शॉट देने की सलाह दूंगा! यहाँ यह कैसे करना है।

1. एक असली, हार्ड कॉपी प्लानर प्राप्त करें

जाहिर है, ऐसा करने में पहला कदम उन उपकरणों को प्राप्त करना है जो आपके लिए काम करते हैं। एक हार्ड कॉपी प्लानर का उपयोग करना महत्वपूर्ण है जो आपके संगठनात्मक और कार्य शैली से मेल खाता है। उदाहरण के लिए, मैं पोपिन योजनाकारों का उपयोग करता हूं, क्योंकि वे बाईं ओर एक साप्ताहिक शेड्यूल प्रदर्शित करते हैं और दाईं ओर पंक्तिबद्ध कागज रखते हैं, वे मेरे पर्स में फिट होते हैं, और वे बहुत सस्ते होते हैं।

मैं पूरे सप्ताह एक पृष्ठ पर देखना पसंद करता हूं, लेकिन यदि आप एक अलग प्रकार का दृश्य पसंद करते हैं, तो मोल्सकाइन की जांच करें, जिसमें एक टन विभिन्न प्रारूप हैं, या - यदि आप अपनी खरीदारी के साथ एनालॉग प्राप्त करना चाहते हैं, तो अपने स्थानीय प्रमुख से भी। बार्न्स एंड नोबल और उसके विशाल चयन के माध्यम से ब्राउज़ करें जब तक कि आप सही फिट न मिलें।

2. सप्ताह के लिए अपने सभी शीर्ष प्रतिबद्धताओं की सूची बनाएं

मैं हमेशा अपने साप्ताहिक शेड्यूल के सभी प्रमुख दायित्वों को सूचीबद्ध करके शुरू करता हूं, बस मुझे इस बात का एहसास हो सकता है कि मुझे क्या योजना बनाने की आवश्यकता होगी। मैं व्यक्तिगत और व्यावसायिक कार्यों और घटनाओं दोनों को शामिल करना चाहता हूं ताकि वास्तव में सप्ताह के लिए पूरी तस्वीर मिल सके।

उदाहरण के लिए, अगर मुझे बुधवार को एक बड़ी बैठक की तैयारी करनी है, लेकिन जन्मदिन के रात्रिभोज में भाग लेने के लिए मंगलवार को शाम 6 बजे काम करना बंद करना है, तो मुझे पता होगा कि मुझे सोमवार को देर से काम करना होगा।

3. लिखें और अपने कार्य को प्राथमिकता दें

एक बार जब मैंने अपनी प्रमुख प्रतिबद्धताओं के साथ कैलेंडर भरना शुरू कर दिया, तो मैं अपने योजनाकार के कागज पक्ष को चार बक्से में विभाजित करता हूं, जिसमें ऊपरी दायां बॉक्स महत्वपूर्ण / गैर-जरूरी कार्यों का प्रतिनिधित्व करता है, ऊपरी बाएं महत्वपूर्ण / जरूरी कार्यों का प्रतिनिधित्व करता है, और नीचे के दो बॉक्स महत्वहीन / गैर-जरूरी और महत्वहीन / जरूरी कार्यों का प्रतिनिधित्व करते हैं।

फिर, मैं उन सभी कार्यों को लिखता हूं जिन्हें मुझे सप्ताह के लिए पूरा करने की आवश्यकता है, जिससे उन्हें उनके संबंधित बॉक्स में सूचीबद्ध करना सुनिश्चित हो सके। उदाहरण के लिए, "क्रेडिट कार्ड बिल का भुगतान करें" हमेशा महत्वपूर्ण / जरूरी बॉक्स में जाता है, जबकि "विंटर कोट खरीदें" महत्वपूर्ण / गैर-जरूरी है।

यह एक बेक्ड-इन प्राथमिकताकरण प्रणाली के रूप में कार्य करता है, क्योंकि यह मुझे यह पहचानने के लिए मजबूर करता है कि मुझे क्या और कब काम करने की आवश्यकता है।

यह उन कार्यों को कॉल करने के लिए भी महत्वपूर्ण है जो महत्वहीन / अत्यावश्यक हैं, जिन्हें मैं अक्सर महत्वपूर्ण, दीर्घकालिक वस्तुओं के ऊपर प्राथमिकता दूंगा अगर मैं सावधान नहीं हूं। उदाहरण के लिए, मैं इस सेमेस्टर के तीन दीर्घकालिक शोध पत्रों पर काम कर रहा हूं, जो कभी भी कल के कारण कुछ के रूप में दबाने के रूप में नहीं लगते हैं और आसानी से पूर्ण-टू-डू सूची के शोर में खो सकते हैं। यह प्राथमिकता प्रणाली मुझे महत्वपूर्ण के रूप में कागजात पर काम करने को स्वीकार करने और उन्हें अग्रिम में लिखना शुरू करने के लिए मजबूर करती है।

4. एक दैनिक कार्यक्रम बनाएं (और डाउन टाइम शामिल करें)

इस साप्ताहिक योजना के सभी अच्छे हैं, लेकिन इससे मुझे यह पता लगाने में कैसे मदद मिलती है कि वास्तव में किसी दिन क्या करना है? हर सुबह, मैं कागज के एक खाली टुकड़े को खींचता हूं (मैं सफेद प्रिंटर पेपर का उपयोग करता हूं, लेकिन आप एक नोटबुक भी प्राप्त कर सकते हैं यदि आप प्रक्रिया को थोड़ा ऊपर करना चाहते हैं) और तीन चीजें करें।

सबसे पहले, मैं दिन के समय को सुबह 8 बजे से 11 बजे के बीच 30 मिनट की वेतन वृद्धि में लिखता हूं और मेरे पास जो भी बैठकें, कक्षाएं, और व्यक्तिगत प्रतिबद्धताएं होती हैं। फिर, मैं अपने साप्ताहिक योजनाकार को देखता हूं और उन कार्यों को पूरा करता हूं जिन्हें मैं उस दिन पूरा करना चाहता हूं, जो मेरे प्रत्येक चार बक्से में से कम से कम एक आइटम को खींचने का प्रयास करता है। अंत में, मैं अपने कैलेंडर में सभी कार्यों को पूरा करता हूं, बैठकों के समय में भरता हूं।

चूँकि आमतौर पर कार्यों को पूरा करने में अधिक समय लगता है, इसलिए मेरे अंगूठे का नियम 1.5 गुना समय लगता है जितना मुझे लगता है कि मुझे इसकी आवश्यकता होगी, बस यह सुनिश्चित करने के लिए कि मैं सब कुछ फिट कर सकता हूं। मैं हमेशा डाउन टाइम में निर्माण करना भी सुनिश्चित करता हूं। शाम को और जिम जाने के लिए एक घंटा, दोनों में मुझे अपनी पवित्रता बनाए रखने की आवश्यकता है!

5. पार की बातें

यह प्रक्रिया का मेरा पसंदीदा हिस्सा है: जब मैं उन्हें समाप्त करता हूं तो कार्यों को पार करना। मुझे रंगीन पेन का उपयोग करना पसंद है, बस चीजों को थोड़ा और मजेदार बनाने के लिए। मैं आमतौर पर अपने दैनिक कार्यक्रम पर नज़र रखता हूं और फिर प्रत्येक दिन के अंत में अपनी साप्ताहिक टू-डू सूची से सभी वस्तुओं को पार करता हूं।

6. अधूरा आइटम पर ले

सप्ताह के अंत में, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि किसी भी अधूरी वस्तुओं को भविष्य के सप्ताह में ले जाया जाए ताकि वे दरार से न फिसलें। रविवार की रात को, मैं आमतौर पर लाल पेन के साथ बैठ जाता हूं और एक समय में एक-एक करके अपूर्ण वस्तुओं को पार कर लेता हूं क्योंकि मैं तय करता हूं कि उन्हें "रद्द करें" या उन्हें भविष्य के सप्ताह के लिए आगे बढ़ाएं। एक पेपर प्लानर की सुंदरियों में से एक यह है कि आप वास्तव में उन कार्यों को धक्का दे सकते हैं जिनके लिए आपके पास समय नहीं है, क्योंकि आप उन्हें जहां चाहें वहां लिख सकते हैं - मैं वास्तव में दिसंबर के पहले सप्ताह में अपनी "छुट्टी खरीदारी" लाइन ले गया क्योंकि मुझे पता है कि मेरे पास तब तक इसके लिए समय नहीं होगा।

मुझे पता है कि यह प्रक्रिया जटिल लग सकती है, लेकिन नियोजन पर प्रति दिन सिर्फ 20 मिनट खर्च करने से आपको घंटों की बचत हो सकती है। मुझे पता है कि मैं विशेष रूप से छोटे ब्लॉकों (जैसे कि कक्षाओं के बीच 30 मिनट) को बर्बाद करने के लिए प्रवण हूं, अगर मुझे नहीं लगता कि मैं क्या करना चाहता हूं, लेकिन अगर मैं पहले से ही अपना कार्यक्रम बना चुका हूं, तो मुझे दो बार सोचने की ज़रूरत नहीं है मैं अपने समय के साथ क्या करने वाला हूं।

आशा है कि यह आपको कुछ निर्णय थकान से छुटकारा पाने में मदद करता है, और अधिक सामान किया जाता है।