जनरल वाई के सदस्य के रूप में, आप (उम्मीद है) पहले से ही ईमेल शिष्टाचार के सबसे महत्वपूर्ण नियमों को जानते हैं: इसे छोटा और मीठा रखें, और ईमेल में ऐसा कुछ भी न डालें जिसे आप अपनी दादी, अपने बॉस, को नहीं भेजना चाहेंगे। या आपका महत्वपूर्ण अन्य।
लेकिन कभी-कभी, ईमेल लिखने के बारे में सबसे चिपचिपा हिस्सा सामग्री नहीं है - यह शुरू करने और इसे समाप्त करने का तरीका है। विशेष रूप से कार्यस्थल में, यह हमेशा "डियर जो" के साथ शुरू करने और "धन्यवाद, केली" के साथ हस्ताक्षर करने के रूप में सरल नहीं होता है।
इसलिए जब आप एक हायरिंग मैनेजर, एक एक्जीक्यूटिव, या यहां तक कि अपने बॉस को एक संदेश भेज रहे हों, तो यहां बताया गया है कि कैसे आप शुरुआत से अंत तक अपना सर्वश्रेष्ठ साइबर-फुट डाल रहे हैं।
1. कौन से एक ईमेल?
पहली चीजें पहले: यह आपके "[email protected]" ईमेल खाते को रिटायर करने का समय है। वास्तव में। यह प्यारा या रचनात्मक नहीं है, यह अव्यवसायिक है। यदि आप अपने कॉलेज के दोस्तों के साथ चैट करने के अलावा किसी अन्य कारण के लिए एक ईमेल खाते का उपयोग कर रहे हैं, तो एक पते का उपयोग करें जो आपके पहले और अंतिम नाम या नाम को शामिल करता है और इसे उस पर छोड़ दें। इसके अलावा, अपने ईमेल पते में नंबर 0 या 1 का उपयोग करते समय सावधान रहें; यह एक अपरकेस अक्षर O या लोअरकेस एल के अलावा उन्हें बताना मुश्किल हो सकता है।
2. अभिवादन करने वाले गफ़्स से बचें
ईमेल का पहला शब्द चुनना आसान है- "प्रिय" या "हैलो" दोनों ही किसी भी स्थिति में काम करते हैं। लेकिन यह उसके बाद मुश्किल हो सकता है। नियमित कार्यस्थल संचार में, व्यक्ति को उसके पहले नाम से संबोधित करना आमतौर पर ठीक होता है, और शीर्षकों का उपयोग करके आप अत्यधिक औपचारिक, भरी हुई या किशोर दिख सकते हैं।
लेकिन कुछ अपवाद हैं: कुछ ऊपरी-स्तर के निष्पादन "श्री" या "सुश्री" को पसंद करते हैं, इसलिए यह सुनने के लिए एक कान बाहर रखने के लायक है कि अन्य लोग सामान्य रूप से उसे या उसे कैसे संबोधित करते हैं। और जब आप किसी मेडिकल डॉक्टर या प्रोफेसर से पहली बार मिल रहे हों तो यह एक सुरक्षित शर्त है कि वे "डॉ।" कहलाना पसंद करेंगे।
अपनी नौकरी खोज के लिए ईमेल भेजते समय, शीर्षकों का उपयोग करना सबसे अच्छा होता है। लेकिन अगर आप उस व्यक्ति के लिंग को नहीं जानते हैं जिससे आप संपर्क कर रहे हैं, तो अनुमान न लगाएं- केवल पहले नाम के साथ जाएं। हां, क्रिस्टीना "क्रिस" ब्राउन आपको उसे श्री कहने के लिए माफ़ कर सकती है, लेकिन आखिरी बात जो आप करना चाहते हैं वह ईमेल के दिल में आने से पहले खुद को शर्मिंदा करना है।
अंत में, यदि आपके पास प्राप्तकर्ता का कोई विशिष्ट नाम नहीं है (उदाहरण के लिए, आप केंद्रीय एचआर पते पर नौकरी की जांच भेज रहे हैं), एक साधारण "हैलो" पूरी तरह से पर्याप्त है।
3. शिष्टाचार के साथ बंद
आपके पास आपकी पसंदीदा ईमेल क्लोजिंग लाइन हो सकती है, लेकिन आपको हमेशा साइन अप करने के दौरान संवाददाता के साथ अपने रिश्ते और ईमेल के कारण पर विचार करना चाहिए। यहां कुछ आमतौर पर इस्तेमाल की जाने वाली टैगलाइन और उनके द्वारा दिए गए संदेश पर एक त्वरित नज़र है:
साभार: यह एक सार्वभौमिक समापन भावना है और ज्यादातर स्थितियों में 100% उपयुक्त है, लेकिन इसे किसी ऐसे व्यक्ति के साथ पत्राचार के लिए थोड़ा सा भरा हुआ या ऑफ-पुट के रूप में देखा जा सकता है जिसे आप अच्छी तरह से जानते हैं।
सबसे अच्छा संबंध: यह वाक्यांश पेशेवर है, लेकिन कुछ गर्मजोशी के साथ। यह व्यापार ईमेल के लिए सामान्य है जो कम औपचारिक हैं, जैसे कि सह-श्रमिकों के बीच जो कुछ हद तक एक साथ काम करते हैं। किसी परिचित को ईमेल करते समय इसे "सादर" के रूप में छोटा किया जा सकता है।
सर्वश्रेष्ठ: इस साइन-ऑफ पर व्यापक रूप से बहस की जाती है और इसे प्राप्तकर्ता के फ़िल्टर के आधार पर ईमानदारी से ट्राइट करने के लिए सब कुछ के रूप में देखा जाता है। यह "सर्वश्रेष्ठ संबंध" का एक छोटा संस्करण है और सकारात्मक भावनाओं को व्यक्त कर सकता है। लेकिन, अगर आप ईमेल कर रहे व्यक्ति के साथ पिछले एक-पर-एक संबंध नहीं रखते हैं, तो यह अमानवीय के रूप में गलत भी हो सकता है।
सम्मानपूर्वक: यह एक औपचारिक प्रेषक है जो सीईओ, बोर्ड के अध्यक्ष, या एक उच्च-स्तरीय कंपनी के कार्यकारी को ईमेल करते समय उचित है।
हौसले से: यह निश्चित रूप से एक सामाजिक समापन है, न कि एक पेशेवर। यह मित्रता और वास्तविक रुचि का संदेश भेजता है-लेकिन परिचितता के स्तर के साथ जो पेशेवर पत्राचार से सबसे अच्छा है।
गर्म संबंध: यह "शौकीन" का एक अधिक औपचारिक संस्करण है, लेकिन यह अभी भी सामाजिक ईमेल के लिए सबसे उपयुक्त है।
तुम्हारा वास्तव में: अक्सर ईमेल के लिए थोड़ा भरा हुआ माना जाता है, इस समापन का उपयोग अधिक औपचारिक पत्राचार जैसे कि मुद्रित पत्र के लिए किया जा सकता है।
4. अपना हस्ताक्षर उपयोगी बनाएं
सुनिश्चित करें कि आपकी हस्ताक्षर लाइन मूल बातें सूचीबद्ध करती है: आपका पूरा नाम, शीर्षक, कंपनी का नाम, और फोन नंबर और ईमेल सहित संपर्क जानकारी। एक कंपनी का लोगो भी एक सौंदर्य-सुखदायक जोड़ हो सकता है।
जब आप नौकरी खोज-संबंधित ईमेल भेज रहे हों, तो अपने नाम और संपर्क जानकारी का उपयोग करें। इस बारे में विचारशील रहें कि आप किस संपर्क जानकारी को देते हैं, हालांकि - यदि आप नहीं चाहते हैं कि संभावित नियोक्ता आपके रिसेप्शनिस्ट को कॉल करने वाली लाइन को कभी-कभी उठाता है, तो उस नंबर को न दें। और यदि आप पेशेवर रूप से फेसबुक, ट्विटर और लिंक्डइन का उपयोग करते हैं, तो उस जानकारी को भी शामिल करना ठीक है।
आप कभी-कभी उद्धरण या मजाकिया आंसर सहित ईमेल पर हस्ताक्षर के भाग के रूप में देखेंगे - लेकिन इससे पहले कि आप सोचें कि इस तरह के उन्नयन की आवश्यकता है, सावधानी के साथ आगे बढ़ें। व्यावसायिक ईमेल में बस यही होना चाहिए: व्यवसाय। आपका हस्ताक्षर आपके व्यक्तिगत विश्वासों या हितों को टालने का स्थान नहीं है।
जब आप एक ईमेल क्राफ्ट करने जाते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप अपनी ओपनिंग और क्लोजिंग लाइन पर उतना ही ध्यान दें जितना आप अपनी बाकी सामग्री पर करते हैं। इससे पहले कि वह आपके ईमेल के सबसे महत्वपूर्ण हिस्से - संदेश को प्राप्त करने से बचें या उससे बचने के लिए एक संभावित पैकेजिंग को परेशान न करें या प्राप्तकर्ता को विचलित न करें।
