कभी उन दिनों में से एक है, जब कार्यालय में नौ जाम-पैक घंटों के बाद, आपने अभी भी अपनी टू-डू सूची से एक प्रमुख आइटम नहीं खटखटाया है? जब आपको लगता है कि आप उत्पादक हो सकते हैं - यदि आपने केवल एक मूक, व्याकुलता-मुक्त बॉक्स में काम किया है और हर 30 सेकंड में ईमेल, फोन कॉल और सह-कार्यकर्ता ड्रॉप-बाय द्वारा बमबारी नहीं की गई है?
लेकिन निश्चित रूप से, यह मामला नहीं है। हम में से अधिकांश युवा पेशेवर छोटे, बरबाद क्यूबिकल में बैठे होते हैं, जो छोटे, बरबाद क्यूबिकल्स में दर्जनों अन्य युवा पेशेवरों से घिरे होते हैं, और हमारे फोन, कंप्यूटर और ब्लैकबेरी के डिजिटल विकर्षणों से ग्रस्त होते हैं।
यह शायद ही सबसे अच्छा वातावरण है जिसमें काम करना है। तो हम ऑफिस डिस्ट्रैक्शन, बकसुआ, और वास्तव में काम करने की धुन कैसे निकाल सकते हैं? यहां छह सरल उपाय दिए गए हैं।
1. ईमेल से खुद को अनचाही करें
सिर्फ इसलिए कि आप हर रोज ईमेल प्राप्त करते हैं, इसका मतलब यह नहीं है कि आपको अपने Outlook (या Entourage या Gmail) से बंधा होना चाहिए। वास्तव में, आपके ईमेल लगातार ऑनस्क्रीन होने से आप कम उत्पादक बन सकते हैं।
एक आसान परिवर्तन: आपका ईमेल पूरे दिन आपके मॉनिटर पर खुला नहीं रहता है। इसके बजाय, अपने सभी अलर्ट बंद कर दें और केवल निर्धारित समय पर संदेशों की जांच करने के लिए एक ठोस प्रयास करें (मैं हर घंटे में एक बार मेरा चेक करता हूं)। यदि यह आपको परेशान करता है - यदि आपका बॉस लगातार ईमेल करने वाला है या आपके पास एक ग्राहक है, जिसे वास्तव में तत्काल प्रतिक्रियाओं की आवश्यकता है - तो आप यह बता सकते हैं कि आउटलुक आपको कैसे सचेत करता है ताकि केवल बड़े सामान पर आपका ध्यान जाए।
2. फोन मत उठाओ
सिर्फ इसलिए कि यह बजता है, इसका मतलब यह नहीं है कि आपको इसका जवाब देना होगा। यदि आपने अपने बॉस के लिए एक रिपोर्ट में धमाका करने के लिए एक घंटे का समय निर्धारित किया है और आपको किसी अज्ञात नंबर से कॉल आता है, तो उसे ध्वनि मेल पर जाने दें। जब तक आप एक कॉल की उम्मीद कर रहे हैं, यह आपके ध्यान को बाधित करने के लायक नहीं है। मेरा विश्वास करो, अगर यह महत्वपूर्ण है, तो कॉलर एक संदेश छोड़ देगा, और आप हमेशा सही वापस कॉल कर सकते हैं।
आप एक कॉल के लिए बिना तैयारी के तनाव से भी खुद को बचाएंगे - यदि आप एक घंटे के लिए नंबर क्रंच कर रहे हैं और एक स्थान देर से शिपमेंट के बारे में कॉल करता है, तो यदि आप रोकते हैं तो आप अधिक निराश होंगे। फिर से ध्यान केंद्रित करें, और बाद में उस शिपमेंट जानकारी को ट्रैक करने के बाद वापस कॉल करें।
3. अपने सहकर्मियों को संकेत
सामाजिक वातावरण एक कार्यालय में काम करने के बारे में सबसे अच्छी चीजों में से एक है- लेकिन यह सबसे विचलित करने वाला भी है। इसका मुकाबला करने का एक तरीका अपने सहकर्मियों के साथ एक प्रणाली स्थापित करना है, ताकि आप सभी को पता हो कि कब एक-दूसरे को परेशान नहीं करना है। यह आसान है जब आपके पास एक कार्यालय का दरवाजा होता है जिसे आप बंद कर सकते हैं - लेकिन यदि आप नहीं करते हैं, तो अपना स्वयं का संकेत तैयार करें जो कहता है कि "कृपया मुझे अभी बाधित न करें।"
यह हेडफ़ोन की एक जोड़ी पर डालने के समान सरल हो सकता है (भले ही आप संगीत नहीं सुन रहे हों) या अपने मॉनिटर के शीर्ष पर अपनी पसंदीदा डेस्क एक्सेसरी चिपका दें। बस इस बात का ध्यान रखें कि यह तभी काम करता है जब आप खुद को दिन भर उपलब्ध कराते हैं- कभी-कभी लोगों को आपके ध्यान की आवश्यकता होती है।
4. शारीरिक रूप से संगठित रहें
अब आपको अपने डेस्क पेपर-फ्री या कलर-कोड को अपने फोल्डर में रखना जरूरी नहीं है, लेकिन यदि आप संगठित हैं - तो जो भी आपके लिए काम करता है - और आप चीजों को पा सकते हैं, आप अधिक उत्पादक होंगे। (मेरी डेस्क पोस्ट-बॉक्स के एक बॉक्स की तरह दिख सकती है, इसकी सतह पर सभी नोट फट गए, लेकिन मेरे पास एक प्रणाली है, मैं कसम खाता हूं!) कोई भी व्यक्ति पिछले सप्ताह की बैठक के मिनटों की खोज के लिए 10 मिनट बर्बाद करना पसंद नहीं करता है जब आप टाइप करने वाले होते हैं। इस हफ्ते का एजेंडा।
यह एक ऐसी जगह भी है जहां प्रौद्योगिकी वास्तव में मदद कर सकती है। मुझे चीजों को डिजिटल रूप से दर्ज करना बहुत आसान लगता है, इसलिए मैं अपनी कंपनी की साझा ड्राइव पर सब कुछ स्कैन करने और इसे बचाने के लिए एक बिंदु बनाता हूं। इस तरह, अगर मैं एक ग्राहक के साथ फोन पर हूं और एक अनुबंध को दोबारा जांचने की आवश्यकता है, तो मैं इसे केवल अपनी स्क्रीन पर खींच सकता हूं - जब मैं दाईं ओर अपने क्यूबिकल के आसपास रूट कर रहा हूं, तो उसे होल्ड पर रखने की कोई आवश्यकता नहीं है। फ़ोल्डर।
5. विचलित हो जाओ!
लोग अक्सर फेसबुक, ऑनलाइन शॉपिंग साइट्स और कार्यस्थल में मीडिया स्ट्रीमिंग जैसे विकर्षणों को दूर करने पर ध्यान केंद्रित करते हैं। लेकिन जितना हो सके आपका बॉस आपको अपने कीबोर्ड पर घूरते हुए देखना चाहे, लेकिन दिन में आठ (या अधिक) घंटों तक उस स्प्रेडशीट को घूरते रहें, इससे आपको कोई ज्यादा फायदा नहीं होगा।
वास्तव में, एक हालिया अध्ययन से पता चला है कि "व्यक्तिगत कॉलिंग, ग्रंथ या ईमेल बनाने जैसी अन्य गतिविधियों की तुलना में वेब ब्राउज़िंग वास्तव में थके हुए श्रमिकों को ताज़ा कर सकती है और उनकी उत्पादकता को बढ़ा सकती है।
इसलिए, आगे बढ़ें: अपने गॉकर गॉसिप पर 15 मिनट का समय बिताएं, या JCrew पर नए आगमन को ब्राउज़ करें। जब आप अपना ध्यान वापस काम पर लगाते हैं तो ब्रेक आपको और अधिक उत्पादक बना देगा।
6. वर्क जर्नल रखें
अंत में, और सबसे महत्वपूर्ण बात, यह पता लगाना कि आप व्यक्तिगत रूप से सबसे अच्छा कैसे काम करते हैं। दिन के दौरान आप जो कुछ भी करते हैं उसे लिखने की कोशिश करें और आपको कितना समय लगता है - आप शायद आश्चर्यचकित होंगे।
मैंने एक कार्य पत्रिका रखना शुरू कर दिया ताकि मैं अपने कार्यों में कितना समय लगा सकूं और लंबी अवधि की परियोजनाओं को समर्पित करने के लिए कितना समय बचा है। लेकिन यह भी खत्म हो गया कि मुझे अपने काम के पैटर्न को दिखाते हुए - उदाहरण के लिए, कि मुझे दोपहर के दौरान सबसे ज्यादा काम मिलता है। इसे पहचानने से मुझे एक बेहतर समय निर्धारित करने में मदद मिली: अब, मैं जल्दी आने के बजाय देर से काम करता हूं, और मैं आमतौर पर अपने दिन में बहुत अधिक उत्पादकता पैक कर सकता हूं।
हमेशा ध्यान भटकाना आसान नहीं होता है, लेकिन जरा सोचिए: आप जितने अधिक उत्पादक होंगे, आप उतनी ही जल्दी क्यूबिकल लैंड से बाहर निकलेंगे और एक कार्यालय में - जहां आप दरवाजा बंद कर सकते हैं।
