यदि आप प्रबंधन में नए हैं, तो यह कहना सुरक्षित है कि आप प्रतिनिधिमंडल से संघर्ष कर चुके हैं। चूंकि आपकी टीम का प्रदर्शन सीधे आप पर निर्भर करता है, इसलिए आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आप अपने आप को सब कुछ संभाल लें, है ना?
मैं अनुमान लगा रहा हूं कि आपके पास उस तरह का समय नहीं है। साथ ही, आपके द्वारा प्रबंधित लोगों की टीम? खैर, आप उन्हें एक कारण के लिए है।
मुझे पता है, मुझे पता है कि नियंत्रण को छोड़ देना मुश्किल है। लेकिन अपने आस-पास के लोगों को कार्य सौंपकर, आप उन्हें अधिक उत्पादक बनने में मदद कर सकते हैं, उन्हें विकसित करने के अवसर प्रदान कर सकते हैं, और उन्हें आपकी कंपनी की उपलब्धियों का एक अभिन्न अंग बना सकते हैं - एक प्रबंधक के रूप में आपकी नौकरी का सभी हिस्सा। इसके अलावा, एक बोनस के रूप में, आप वास्तव में मालिक होने के लिए कुछ समय मुक्त करेंगे।
यदि आप एक कंट्रोल फ्रीक हैं, तो यह समय है कि आप अपनी प्लेट से कुछ नेगिंग कार्यों को वापस लें। यहां बताया गया है कि सफल प्रतिनिधिमंडल के लिए खुद को कैसे स्थापित किया जाए।
आराम करने के लिए अपने बहाने रखो
यदि आप ऐसा करने में संकोच करते हैं क्योंकि आपको नहीं लगता कि कोई अन्य व्यक्ति "सही" कार्य कर सकता है, तो आपने बॉस के रूप में अपना काम नहीं किया है। आपके नौकरी विवरण का एक हिस्सा अपने कर्मचारियों को पढ़ाना, मार्गदर्शन करना और प्रशिक्षित करना है, इसलिए वे आपको कार्य पूरा करने के लिए आवश्यक कौशल (या उससे बेहतर) हासिल करते हैं।
या, हो सकता है कि आपको डर हो कि बहुत से कामों से गुजरने से आपकी स्थिति अप्रासंगिक हो जाएगी - आपको खाली टू-डू सूची के साथ क्या करना चाहिए?
उस स्थिति के बारे में चिंता मत करो, या तो। यह आवश्यक है कि आपके पास बड़ी तस्वीर वाले सामान के लिए समय हो: अपनी टीम की परियोजनाओं का मार्गदर्शन करना, बड़े लक्ष्यों को पूरा करने में मदद करना, सही लोगों को काम पर रखना, और प्रक्रियाओं को सुचारू रूप से प्रवाहित रखना। इसके अलावा, जब आपके पास कुछ खाली समय होता है, तो आप इसे अपनी टीम के सदस्यों को एक-एक करके कोचिंग में खर्च करने में सक्षम होंगे, जो लंबे समय में सभी को अधिक प्रभावी बना देगा। याद रखें, भले ही आप कार्यों और परियोजनाओं को पूरा नहीं कर रहे हों, आप अंतिम परिणाम के लिए महत्वपूर्ण हैं।
नौकरी के लिए सही व्यक्ति चुनें
यह # 1 नियम है जब यह प्रतिनिधिमंडल की बात आती है: प्रत्येक व्यक्ति के सर्वोत्तम कौशल के आधार पर कार्यों को असाइन करें, या - यदि उपयुक्त कौशल के आधार पर लोगों को विकसित करने की कोशिश कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी कॉन्फ्रेंस ईवेंट के बारे में निर्णय ले रहे हैं, तो ऐसे व्यक्ति को चुनें, जो लगातार नाखून काटता हो और जो विक्रेताओं के साथ अच्छा हो, या उसे उस व्यक्ति को सौंपें जिसने बड़ी घटनाओं की योजना बनाने की भूमिका निभाने का अवसर मांगा हो।
अपने कर्मचारियों के वर्तमान कार्यभार पर विचार करना भी महत्वपूर्ण है। शायद किसी को कुछ समय में एक बड़ा काम नहीं सौंपा गया है और यह पूरी तरह से व्यस्त नहीं है। उसे अगली महत्वपूर्ण परियोजना के प्रभारी के रूप में रखने से उसका समय सार्थक काम से भर जाएगा और उसे चमकने का मौका मिलेगा, जो उत्पादकता में बहुत अधिक बढ़ावा दे सकता है। दूसरी ओर, यदि कोई व्यक्ति परियोजनाओं से भरा हुआ है, तो वह अपना सर्वश्रेष्ठ काम करने वाला नहीं है, चाहे वह कितना भी महान क्यों न हो।
जब आप जिस कर्मचारी को चुनते हैं, उसके पास निर्धारित कार्य के लिए कौशल (और समय) होता है, तो उसके सफल होने की संभावना अधिक होती है - और आप उसे लेने देने के बारे में अधिक आश्वस्त महसूस करेंगे।
उन्हें बड़ी तस्वीर दिखाओ
इससे पहले कि आप कार्य सौंपना शुरू करें, यह समझना महत्वपूर्ण है कि आप क्या कार्य कर रहे हैं। अब, इसका मतलब यह नहीं है कि आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि किसी दिए गए कार्य को कैसे पूरा किया जाएगा (यह वही है जो आप प्रतिनिधि कर रहे हैं!), लेकिन आपको निम्नलिखित प्रश्नों का उत्तर देना चाहिए: क्या, विशेष रूप से, आप पूछ रहे हैं? ऐसा करने की आवश्यकता क्यों है? सबसे अच्छा परिणाम क्या है? तैयार उत्पाद की समय सीमा क्या है?
फिर, उस जानकारी को उस व्यक्ति को प्रदान करें जिसे आपने चुना है। कर्मचारी बहुत अधिक सफल होते हैं जब वे बड़ी तस्वीर देख सकते हैं, क्योंकि वे ठीक से समझते हैं कि उनका हिस्सा समग्र लक्ष्य में कैसे फिट होगा। वहां से, वे यह तय कर सकते हैं कि आपकी (और कंपनी की) अपेक्षाओं को पूरी तरह से पूरा करने के लिए कार्य को कैसे निपटाया जाए।
बस पर्याप्त मार्गदर्शन प्रदान करें
एक बार जब आप किसी कार्य को सौंप देते हैं, तो माइक्रोएनेज का आग्रह करें। मुझे पता है कि यह आकर्षक है, खासकर जब आप कुछ नोटिस करते हैं जो आप अलग तरह से करते हैं, लेकिन याद रखें: आप ऐसा नहीं कर रहे हैं।
यहाँ एक अच्छी लाइन है। जब आपको सवालों का जवाब देना चाहिए और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि काम पूरा हो रहा है, तो आपको छोटे सामान (कम से कम अभी तक नहीं) पर तौलना चाहिए - अगर आपसे नहीं पूछा जा रहा है। उदाहरण के लिए, यदि आपने किसी को रिपोर्ट लिखने के लिए कहा है, तो रोकें और देखें कि यह कैसा चल रहा है। यदि वह आपसे पूछती है कि आप आमतौर पर बिक्री संख्या कहां से खींचते हैं, तो यह वह जानकारी है जिसे आप साझा कर सकते हैं जो सहायक होगी, क्योंकि यह उसे सही दिशा में इंगित करता है। लेकिन जब आप "बस से चल रहे हों" तो उसकी संख्या पर ध्यान न दें, या तीसरे पृष्ठ के चौथे पैराग्राफ में दूसरे वाक्य पर चर्चा शुरू करें।
इसके अलावा, एक बार आपके द्वारा सौंप दिए जाने के बाद, यह सुनिश्चित करना आपके लिए है कि आपका कर्मचारी आपके मार्गदर्शन को बैसाखी के रूप में उपयोग नहीं कर रहा है। कभी-कभी कर्मचारी निर्णय लेने के बारे में घबरा जाते हैं और हर मोड़ पर आपके साथ जांच करते हैं, लेकिन उन्हें (और खुद को) याद दिलाएं कि आपने उन्हें पहले स्थान पर प्रोजेक्ट क्यों सौंपा: क्योंकि आप जानते थे कि वे एक बड़ा काम करेंगे। यह संदेश देगा कि आपको अपनी टीम पर पूरा भरोसा है, और विश्वास की भावना सफल होने के लिए उनकी प्रेरणा को बढ़ावा देगी।
प्रतिक्रिया के साथ पालन करें
जब सब कहा और किया जाता है, तो अपने कर्मचारियों के तैयार उत्पाद के बारे में प्रतिक्रिया देना महत्वपूर्ण है। क्या उन्होंने आपके निर्देश सुने? क्या वे समय सीमा को पूरा करते थे? क्या परियोजना ने आपको उड़ा दिया और आपको आश्चर्य है कि आपने इसे जल्द ही क्यों नहीं सौंप दिया? या, हो सकता है कि आपके पास कोई था जो कम गिर गया और कुछ रचनात्मक आलोचना का उपयोग कर सकता है। परिणाम जो भी हो, आपको अपने विचारों को समझाने के लिए प्रत्येक परियोजना के बाद जांचने की आवश्यकता है।
आपको अपने प्रतिनिधिमंडल कौशल पर प्रतिक्रिया के लिए पूछने का अवसर भी लेना चाहिए। क्या आपने पर्याप्त मार्गदर्शन दिया? क्या आपने वास्तव में अपने कर्मचारियों को अपने दम पर काम करने दिया? अगली बार आप अलग तरीके से क्या कर सकते हैं? जिस तरह से प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया आसान हो सकती है वह है खुले तौर पर संवाद करना कि क्या सही हुआ, और क्या बेहतर हो सकता था।
प्रतिनिधिमंडल अतिरिक्त समय के घंटे खोल सकता है, जिससे आप और आपकी टीम तेजी से अधिक उत्पादक बन सकते हैं। इसलिए, जितना आप हर अंतिम कार्य पर नियंत्रण बनाए रखना चाहते हैं, अपनी टीम को प्लेट में कदम रखने का मौका दें। अरे, वे आपको आश्चर्यचकित कर सकते हैं! और याद रखें: जब वे सफल होते हैं, तो आपने अपना काम सही किया है।
