लोग मुझसे हर समय पूछते हैं कि चीजों को तेज, बेहतर और अधिक कुशलता से कैसे किया जाए और मैं उन्हें ऐसा करने में मदद करने के लिए कौन से उपकरण सुझाता हूं। लेकिन एक सवाल यह है कि मुझे बहुत कम मिलता है, जो सिर्फ उतना ही महत्वपूर्ण है: मैं कम करके समय कैसे बचा सकता हूं?
दरअसल, यह जानना कि क्या नहीं करना है, और क्या करना बंद करना है, यह आपकी खुशी और उत्पादकता में भारी अंतर ला सकता है।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अपना समय अच्छी तरह से निवेश कर रहे हैं, सात सवालों की इस सूची के साथ खुद को परखें।
1. क्या आप नहीं कहते हैं?
ज्यादातर लोगों को पसंद किए जाने की गहरी जरूरत है। नतीजतन, हम लगभग हर उस चीज़ के लिए हाँ कहते हैं, जो हमसे पूछी जाती है, जिससे सब कुछ अच्छा करना असंभव हो जाता है, और हमारा समय और उत्पादकता समाप्त हो जाती है। आपके द्वारा प्राप्त अंतिम 10 अनुरोधों पर एक नज़र डालें (अपने बॉस से असाइनमेंटों को अनदेखा करें, जिन पर आपका नियंत्रण नहीं हो सकता है)। यदि आपने आधे से अधिक के लिए हाँ कहा है, तो शायद यह कहने के लिए खुद को धक्का देने का समय है (यहां ऐसा करने के कुछ तरीके हैं)।
2. क्या आप पर्याप्त हैं?
आप प्रबंधक हैं या नहीं, सहयोगियों को सौंपने के अवसर हैं। यदि आप स्वयं सब कुछ कर रहे हैं, और सोचें कि "मेरे लिए यह करना अभी और तेज़ है, " आप एक प्रतिनिधिमंडल हो सकते हैं। पिछले सप्ताह के दौरान अपने कार्यों पर एक अच्छी नज़र डालें - क्या ये सभी वास्तव में आपके नौकरी विवरण हैं? यदि नहीं, तो सफल प्रतिनिधिमंडल के लिए मेरे सुझावों की जांच करें कि आपकी प्लेट से कुछ चीजों को धक्का देना शुरू कर दें।
3. क्या आपकी टू-डू लिस्ट में सब कुछ जरूरी है?
जब यह वास्तव में प्राथमिकता देने के लिए एक चुनौती है, तो इसे पूरा करने के लिए एक अंतहीन सूची को एक चुनौती न समझें। यदि आपने हफ्तों में कोई कार्य नहीं किया है, या यह हमेशा बाद की तारीख में धकेल दिया जाता है, तो यह संकेत हो सकता है कि यह वास्तव में आवश्यक नहीं है। साउंडिंग बोर्ड के रूप में अपने प्रबंधक और सहकर्मियों का उपयोग करें और अपनी टू-डू सूची से अनावश्यक वस्तुओं को हटाने की कोशिश करें, ताकि आप अधिक समय उच्च प्राथमिकता वाली वस्तुओं को समर्पित कर सकें जो आपके लक्ष्यों को आगे बढ़ाएंगी। प्रो टिप: काम पर डॉस को हटाने में परेशानी हो रही है? हर एक के माध्यम से जाओ और उसके प्रभाव को लिखो (जैसे "राजस्व अवसर" या "उपयोगकर्ता विकास")। आपको आश्चर्य होगा कि आपकी कंपनी या व्यक्तिगत लक्ष्यों के साथ कितने आइटम गठबंधन नहीं किए गए हैं।
4. अपने कैलेंडर पर आवर्ती बैठकों के सभी आवश्यक हैं?
ऐसा कोई भी रद्द करें जो प्रभावशाली नहीं है या जिसे ईमेल अपडेट द्वारा प्रतिस्थापित किया जा सकता है। आपके द्वारा रखी गई बैठकों के लिए, यदि प्रारूप, लंबाई और उपस्थितगण उनके प्रभाव में योगदान दे रहे हैं, तो आश्वस्त करें। जैसा कि उद्यमी जिम बेलोसिक बताते हैं, इससे समय और धन दोनों की बचत होती है - 17 कर्मचारियों के साथ एक घंटे की बैठक जो $ 40, 000 प्रति वर्ष का औसत खर्च करती है $ 232.88 की लागत। ओह।
5. वन-ऑफ मीटिंग्स के लिए, क्या आपकी डिफ़ॉल्ट लंबाई लंबी है?
अधिकांश लोग 60-मिनट की बैठकों में डिफ़ॉल्ट होते हैं, जब प्रारंभिक बातचीत को शायद ही कभी इतना समय चाहिए। अपने कैलेंडर को 30 या 20 मिनट के डिफ़ॉल्ट पर सेट करने का प्रयास करें। आपको वह समय वापस मिल जाएगा, और आप सबसे अधिक संभावित उत्पादक बैठकें करेंगे।
6. क्या आपको भी एक बैठक की आवश्यकता है?
समाचार फ्लैश: आपको प्रत्येक बैठक में भाग लेने के लिए सहमत होने की आवश्यकता नहीं है। यह उन लोगों के लिए दोगुना हो जाता है, जो आपके कैलेंडर में मीटिंग्स को बिना पूछे जोड़ देते हैं - आपके पास ऐसी किसी भी चीज़ को अस्वीकार करने की अनुमति है जो आपकी नौकरी के लिए महत्वपूर्ण नहीं है। लोगों को अपना समय देने के लिए एक उच्च पट्टी सेट करें, और आप पाएंगे कि फोन के माध्यम से अधिक प्रश्न ईमेल के माध्यम से हल किए जाते हैं, या अक्सर अधिक प्रभावी ढंग से।
7. क्या आप अपने इनबॉक्स के गुलाम हैं?
उन चीजों के बारे में बात करना जो आपको करने की आवश्यकता नहीं है: आपको आने वाले हर ईमेल का जवाब देने की आवश्यकता नहीं है। अपने आप को अप्रासंगिक ठंडे ईमेल और FYI ईमेल को संग्रहीत करने की अनुमति दें जो आप cc: ed या bcc: ed पर हैं। और जब आप इस पर होते हैं, तो आप जो कुछ भी नहीं पढ़ते हैं, उससे सदस्यता समाप्त करें (नहीं, आपको हर ई-कॉमर्स न्यूज़लेटर पढ़ने की ज़रूरत नहीं है)। ईमेल को न कहना वास्तविक कार्य के लिए समय बनाने के लिए महत्वपूर्ण है।
कभी-कभी, उत्पादकता आपके द्वारा लगाए गए सिस्टम या आपके द्वारा डाउनलोड किए गए ऐप्स के बारे में नहीं होती है - यह इस बारे में अच्छा विचार है कि आप अपना समय कैसे व्यतीत कर रहे हैं और अपने कार्यक्रम को अनावश्यक-डॉस से मुक्त कर रहे हैं। दिन में अधिक घंटे? मुझे लगता है कि हम सभी सहमत हो सकते हैं कि यह अच्छी बात है।
