जब आप कुछ दिनों (या यहां तक कि घंटों) के बाद अपने ईमेल पर लौटते हैं, तो आप उस डूबती हुई भावना को प्राप्त करते हैं, और आप देखते हैं कि असंसदीय संदेशों की मात्रा पहले से ही असहनीय अनुपात तक पहुंच गई है?
एक अनियंत्रित इनबॉक्स एक भारी छेद की तरह महसूस कर सकता है जिसे आप अपने आप को कभी नहीं खोदेंगे। लेकिन यह इस तरह से नहीं है! कुछ सरल चरणों के साथ, आप अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित कर सकते हैं, अपने आने वाले मेल का नियंत्रण ले सकते हैं और अपनी ईमेल चिंता को गंभीरता से कम कर सकते हैं।
इसे साफ़ करें
मुझे पता है कि यह कई लोगों के लिए चुनौतीपूर्ण होगा, लेकिन मैं दृढ़ता से केवल आपके इनबॉक्स का उपयोग करने की सलाह देता हूं, जो इसके लिए है: नया मेल। एक मेल के रूप में घोंघा मेल के बारे में सोचो। यदि आप अपनी रसोई की मेज पर प्राप्त किए गए प्रत्येक पैकेज या पत्र को बिना फाइल किए या बाहर फेंक देते हैं, तो आपकी रसोई जल्द ही कागजों का एक असहनीय ढेर बन जाएगी। आपका इनबॉक्स उसी तरह काम करता है - जब आप इसे हटाते हैं तो यह सबसे प्रभावी होता है।
आपके द्वारा प्राप्त किए गए किसी भी ईमेल को हटाने से शुरू करें, जिसे आप कभी भी फिर से एक्सेस नहीं करना चाहेंगे (जैसे कि इस सप्ताह माउ की उड़ानों पर बिक्री की घोषणा-दुख की बात है, इस साल नहीं)। हालांकि, विचारशील रहें, और उन वस्तुओं को न हटाएं जिन्हें आप लाइन से नीचे रिकॉर्ड कर सकते हैं (जैसे आपके अमेज़ॅन खरीद से रसीद)।
फिर, उन ईमेल को फाइल करने का प्रयास करें जिन्हें आप संबंधित फ़ोल्डरों में रखना चाहते हैं (या जीमेल उपयोगकर्ताओं के लिए) उन्हें संग्रहित करना। मेरा लक्ष्य हमेशा मेरे इनबॉक्स के सभी ईमेलों को बिना स्क्रॉल किए या “पेज 2” पर क्लिक किए बिना देख पाने में सक्षम होना है। मुझे लगता है कि मुझे कम तनाव है जब मुझे उन सभी चीजों पर त्वरित नज़र डालनी होगी, जिनसे मुझे निपटने की ज़रूरत है, सभी एक पृष्ठ पर। और, चलो ईमानदार रहें: यदि एक ईमेल के पेज 2 पर, यह शायद वैसे भी निपटा नहीं जा रहा है।
सदस्यता रद्द
सबसे बड़ा मेलबॉक्स क्लॉगर एक आवर्ती आधार पर आपको मिलने वाला सामान है। और यह सिर्फ ई-न्यूज़लेटर्स को दोष देने के लिए नहीं है - फेसबुक, ट्विटर, और नौ दैनिक सौदे साइटें जो आप अब अपडेट के साथ अपने इनबॉक्स को भरने के लिए सदस्यता लेते हैं।
इसलिए, अगली बार जब आप आधा दर्जन ईमेल को बिना खोले भी हटा दें, तो ध्यान दें कि आप क्या हटा रहे हैं। यदि आप उन्हें खोले बिना तीन बार एक ही स्रोत से ईमेल निकालते हैं, तो यह सदस्यता समाप्त करने का समय है। आपका इनबॉक्स आपको धन्यवाद देगा।
समेकित करें, समेकित करें, समेकित करें
तेजी से, लोगों को कई इनबॉक्स से निपटना पड़ रहा है। आपका काम का पता, आपका .edu पता, आपका पेशेवर लगने वाला पहला नाम। [email protected], हो सकता है कि पुराने Hotmail खाते में आपके हाई स्कूल के मित्र भी अपनी पता पुस्तिका से नहीं हटा सकते हैं।
ज्यादातर मामलों में, आपको अपने व्यक्तिगत और कार्य ईमेल को अलग रखने की आवश्यकता होगी, लेकिन यदि आपके पास लचीलापन है, तो कई ईमेल पतों को समेकित करने से आपको लॉगिन करने और प्रबंधित करने के लिए कम स्थान मिलेंगे। एक विकल्प यह है कि आप अपने पुराने पतों को बंद कर सकते हैं, लेकिन आप एक ईमेल पते को दूसरे के सामने रखने का विकल्प भी चुन सकते हैं - इसलिए आपको कोई भी मामला नहीं कवर किया जाएगा जहां लोग आपको मेल भेजते हैं, लेकिन फिर भी सब कुछ उसी जगह पर रखा जा सकता है।
अपना इनबॉक्स काम करें
जीमेल की मेरी पसंदीदा विशेषताओं में से एक ऑटो-फ़िल्टर है: आप अपने इनबॉक्स को यह जानने के लिए प्रशिक्षित करते हैं कि ईमेल कहाँ भेजा जाए और इसे कैसे लेबल किया जाए। मेरी माँ की किसी भी चीज़ को "परिवार" के रूप में दर्ज किया जाता है और मेरे कॉलेज के दोस्तों के समूह की ईमेल सूची में भेजी गई चीजों को उसी के अनुसार लेबल किया जाता है। इस तरह, जब मैं बाद में किसी चीज़ की तलाश में होता हूं, तो उसे ढूंढना हमेशा आसान होता है।
आप कुछ ईमेलों को स्वचालित रूप से अपने इनबॉक्स को छोड़ने के लिए भी जीमेल का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने केबल बिल का भुगतान करते हैं, जैसे कि मैं करता हूं, तो आप इसे स्वचालित रूप से संग्रहीत कर सकते हैं और "वित्तीय" लेबल जोड़ सकते हैं। आपको इसे कभी भी देखने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन यदि आपको इसकी आवश्यकता है, तो आप जानते हैं कि कहां खोजना है। यह।
"बाद में" के लिए योजना
आप उन ईमेलों को जानते हैं जिन्हें आप जानते हैं कि आप बाद में नहीं मिलेंगे, लेकिन आपको डर है कि आप भूल जाएंगे? अब बूमरैंग (वर्तमान में जीमेल और आउटलुक के लिए उपलब्ध) नामक एक प्लगइन है जो उनसे निपटने के लिए एकदम सही है। आप गायब होने और बाद में वापस आने के लिए एक ईमेल शेड्यूल कर सकते हैं - जब आप इससे निपटने के लिए तैयार होते हैं - तब तक अपना इनबॉक्स क्लीयर नहीं छोड़ता।
बुमेरांग में कुछ अन्य (सुंदर जीवन बदलने वाले) बोनस भी हैं। यह आपको बाद में भेजे जाने वाले ईमेल को शेड्यूल करने की अनुमति देता है, और यह आपको आवर्ती ईमेल सेट करने की सुविधा भी देता है। अगर कोई आपके पास वापस नहीं आता है तो आपको बूमरैंग आपको एक रिमाइंडर भी दे सकता है। उदाहरण के लिए, जब मैं सोमवार को जूली को ईमेल करता हूं, तो मुझे शुक्रवार की एक रिपोर्ट की आवश्यकता होती है, मैं बूमरैंग को उस ईमेल श्रृंखला को गुरुवार सुबह 10:30 बजे अपने इनबॉक्स के शीर्ष पर वापस लाने के लिए कह सकता हूं यदि उसने अभी तक कोई प्रतिक्रिया नहीं दी है। और अगर वह जवाब देती है, तो बुमेरांग गुरुवार को ईमेल वापस नहीं लाना जानता है। शानदार, सही?
आरंभ करने के लिए तैयार हैं? इस सप्ताह कुछ समय निकालकर अपने इनबॉक्स को ओवरहाल करें। इसमें आपको कुछ घंटे लग सकते हैं, लेकिन मैं वादा करता हूं, आप लंबे समय में जो समय (और तनाव) बचाते हैं, वह आपके सभी प्रयासों को इसके लायक बना देगा।
