आपके पास जो भी डेटा है, ए स्प्रेडशीट, एक्सेल की तरह, इसे स्टोर करने के लिए एक शानदार जगह है। एक्सेल में डेटा का ट्रैक रखने में आपकी सहायता के लिए अंतर्निहित टूल्स हैं, और जब आप इसे चाहते हैं तो विशिष्ट जानकारी प्राप्त करने के लिए। इसके सैकड़ों कॉलम और हजारों पंक्तियों के साथ, एक्सेल स्प्रेडशीट में भारी मात्रा में डेटा हो सकता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस जैसे पूर्ण डेटाबेस प्रोग्राम की तुलना में एक्सेल का उपयोग करना भी आसान है। डेटा को आसानी से स्प्रेडशीट में दर्ज किया जा सकता है, और, माउस के कुछ क्लिक के साथ आप अपने डेटा को सॉर्ट कर सकते हैं और जो चाहते हैं उसे ढूंढ सकते हैं।
एक्सेल टेबल्स में डेटा दर्ज करना
एक्सेल में डेटा संग्रहीत करने के लिए मूल प्रारूप एक सारणी है। एक तालिका में, पंक्तियों में डेटा दर्ज किया जाता है। प्रत्येक पंक्ति को रिकॉर्ड के रूप में जाना जाता है। एक बार टेबल बनने के बाद, एक्सेल के डेटा टूल्स का इस्तेमाल विशिष्ट जानकारी खोजने के लिए रिकॉर्ड्स को खोजने, क्रमबद्ध करने और फ़िल्टर करने के लिए किया जा सकता है।
अपना टेबल डेटा दर्ज करना
तालिका बनाने में पहला कदम डेटा दर्ज करना है। ऐसा करने पर, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि यह सही तरीके से दर्ज किया गया हो। उदाहरण के तौर पर, सुनिश्चित करें कि अपनी तालिका बनाते समय कोई रिक्त कक्ष न छोड़ें, ऐसी कार्रवाई भविष्य में समस्याएं पैदा कर सकती है।
गलत डेटा प्रविष्टि के कारण डेटा त्रुटियां डेटा प्रबंधन से संबंधित कई समस्याओं का स्रोत हैं। यदि डेटा शुरुआत में सही ढंग से दर्ज किया गया है, तो प्रोग्राम आपको इच्छित परिणामों को वापस देने की अधिक संभावना है।
एक्सेल की पंक्तियां और कॉलम
एक टेबल में पंक्तियां
जैसा ऊपर बताया गया है, डेटा की पंक्तियों को रिकॉर्ड के रूप में जाना जाता है। रिकॉर्ड दर्ज करते समय इन दिशानिर्देशों को ध्यान में रखें:
- तालिका में कोई रिक्त पंक्तियां न छोड़ें, शीर्षलेखों और डेटा की पहली पंक्ति के बीच भी नहीं।
- एक रिकॉर्ड में केवल एक विशिष्ट आइटम के बारे में डेटा हो सकता है।
- एक रिकॉर्ड में उस आइटम के बारे में सूची में सभी डेटा भी शामिल होना चाहिए। एक से अधिक पंक्ति में किसी आइटम के बारे में जानकारी नहीं हो सकती है।
- सूची बनाने के लिए, डेटा की एक तालिका में कम से कम दो डेटा रिकॉर्ड होने की आवश्यकता होती है।
एक टेबल में कॉलम
जबकि तालिका में पंक्तियों को रिकॉर्ड के रूप में जाना जाता है, कॉलम के रूप में जाना जाता है खेत। प्रत्येक कॉलम में उस डेटा की पहचान करने के लिए शीर्षक की आवश्यकता होती है; इन शीर्षकों को फ़ील्ड नाम कहा जाता है।
- फ़ील्ड नामों का उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए किया जाता है कि प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए डेटा एक ही अनुक्रम में दर्ज किया गया हो।
- सुनिश्चित करें कि कॉलम में मौजूद सभी डेटा एक ही प्रारूप का उपयोग करके दर्ज किया गया है। यदि आप संख्याओं को अंकों के रूप में दर्ज करना शुरू करते हैं (जैसे कि 10 या 20) इसे जारी रखें। भाग के माध्यम से मत बदलें और संख्याओं को शब्दों के रूप में दर्ज करना शुरू करें (जैसे कि दस या बीस)। निरतंरता बनाए रखें।
- तालिका में कोई खाली कॉलम छोड़ दें।
- सूची बनाने के लिए, एक तालिका को कम से कम दो कॉलम चौड़े होने की आवश्यकता होती है।
एक्सेल में एक सूची बनाना
फ़िल्टर विकल्प का उपयोग करना
एक बार डेटा को सही ढंग से दर्ज किया गया है तालिका उचित शीर्षलेख के साथ, इसे एक सूची में परिवर्तित किया जा सकता है का उपयोग करते हुए फ़िल्टर विकल्प।
- चुनते हैं तालिका में कोई भी सेल।
- चुनें होम> सॉर्ट करें और फ़िल्टर> फ़िल्टर करें होम टैब से।
- तालिका अब प्रत्येक शीर्षलेख के बगल में छोटे ड्रॉप-डाउन तीरों को दिखाएगी।
अपनी डेटा सूची प्रबंधित करना
- प्रत्येक फ़ील्ड नाम के बगल में डाउन पॉइंटिंग तीर होंगे जो क्लिक करते समय ड्रॉप-डाउन मेनू खोलें।
- ड्रॉप-डाउन मेनू में किसी भी फ़ील्ड नाम से सूची को क्रमबद्ध करने और कुछ मानदंडों से मेल खाने वाले रिकॉर्ड के लिए सूची खोजने के विकल्प होते हैं।
