व्यक्तिगत ईमेल भेजने के लिए आप अपनी कंपनी ईमेल खाते का उपयोग करते हैं या नहीं, मुख्य रूप से कंपनी के लिए है। यह आपके नियोक्ता पर निर्भर करता है कि वे अपने नेटवर्क संसाधनों के उपयोग को नियंत्रित करने वाली नीतियों और दिशानिर्देशों को स्थापित करें। नियोक्ता को कर्मचारियों को एक स्वीकार्य उपयोग नीति (एयूपी) को पढ़ना और सहमत होना चाहिए जो कि अनुमति है और नेटवर्क संसाधनों तक पहुंच प्रदान करने से पहले क्या नहीं है।
व्यवसाय करने के लिए अपने व्यक्तिगत ईमेल खाते का उपयोग करने के बारे में क्या?
फिर, जवाब यह है कि यह शायद बुद्धिमान नहीं है। क्या आपके व्यक्तिगत ईमेल खाते में आपके कंपनी ईमेल खाते के समान सख्त पासवर्ड नियम हैं? क्या आपके कंप्यूटर और व्यक्तिगत ईमेल प्रदाता के सर्वर के बीच संचार किसी भी तरह से सुरक्षित या एन्क्रिप्ट किया गया है? यदि आप संवेदनशील या गोपनीय जानकारी भेजते हैं, तो इसे अवरुद्ध किया जा सकता है, या एक प्रतिलिपि ईमेल सर्वर पर कैश या संग्रहीत की जाएगी?
इन सवालों के अतिरिक्त, यदि आपकी कंपनी सरबान-ऑक्सले (एसओएक्स) जैसे अनुपालन जनादेशों के तहत आती है तो कंपनी से संबंधित ईमेल संचार की सुरक्षा और प्रतिधारण से संबंधित आवश्यकताएं हैं। यदि आप एक सरकारी एजेंसी के लिए काम करते हैं तो एक अच्छा मौका है कि आपके संचार सूचना नियमों की स्वतंत्रता के किसी प्रकार के अधीन हैं। किसी भी मामले में, आपके व्यक्तिगत खाते पर आधिकारिक जानकारी भेजना ईमेल संचारों की सुरक्षा और रखरखाव के लिए इसे नियंत्रण के बाहर रखेगा। ऐसा करने से न केवल अनुपालन उल्लंघन होता है, बल्कि यह प्रणाली को बाधित करने और आपके संचार को गुप्त रूप से छिपाने के लिए एक जानबूझकर और जानबूझकर प्रयास की उपस्थिति भी देता है।
काम ईमेल के साथ व्यक्तिगत ईमेल को मिश्रित करने का कोई बेहतर उदाहरण नहीं है, हिलेरी क्लिंटन के राज्य सचिव के रूप में उनके समय के दौरान एक निजी ईमेल सर्वर के उपयोग की तुलना में एक भयानक विचार है। यह सबसे सार्वजनिक मामलों में से एक था कि आपको ऐसा कुछ क्यों नहीं करना चाहिए। न केवल सरकारी नीति के खिलाफ जाता है। यह सिर्फ एक अच्छा विचार नहीं है क्योंकि निजी ईमेल खातों में आमतौर पर सरकारी सिस्टम के तकनीकी सुरक्षा उपायों की संख्या के पास कहीं भी नहीं होता है। यह नहीं कि सरकारी सिस्टम सही हैं, लेकिन वे आम तौर पर सुरक्षा खतरों को कम करने के प्रयास में इस तरह से कॉन्फ़िगर किए जाते हैं।
गलियारे के दूसरी तरफ, अलास्का के पूर्व गवर्नर, एक बार रिपब्लिकन उपाध्यक्ष पद के उम्मीदवार सारा पॉलिन ने कड़ी मेहनत सीखी कि निजी ईमेल खाते अलास्का सरकार ईमेल प्रणाली के समान सुरक्षा प्रदान नहीं करते हैं। खुद को 'अज्ञात' कहने वाला एक समूह अपने व्यक्तिगत याहू मेल खातों में हैक करने में कामयाब रहा। 'बेनामी' ने कुछ हद तक ईमेल संदेशों को सार्वजनिक, कम या ज्यादा साबित करने के लिए साबित किया कि उन्होंने वास्तव में खाता हैक किया था। कुछ संदेश शीर्षक और प्राप्तकर्ता अफवाहों का समर्थन करते हैं कि उन्होंने अलास्का सरकार के ईमेल सिस्टम से बाहर और सूचना आवश्यकताओं की स्वतंत्रता के बाहर नैतिक रूप से चुनौतीपूर्ण विषय वस्तु को रखने के लिए विशेष रूप से अपने निजी ईमेल का उपयोग किया होगा।
सुनिश्चित करें कि आप अपने व्यक्तिगत खातों के लिए भी पासवर्ड बनाते समय अच्छे प्रथाओं का पालन करते हैं। सुरक्षित पासवर्ड या नहीं, ध्वनि निर्णय का उपयोग करें और यह तय करते समय नियमों का पालन करें कि व्यक्तिगत और व्यावसायिक ईमेल को मिश्रित करना है या नहीं।
ईमेल सुरक्षा पर कुछ अन्य महान संसाधनों में निम्न शामिल हैं:
- ऑफ-ऑफ-ऑफिस-ऑटो-जवाब संदेश के खतरे
- आपको एक डिस्पोजेबल ईमेल खाता क्यों चाहिए
संपादक का नोट: यह विरासत लेख एंडी ओ'डोनेल द्वारा अपडेट किया गया था
