एक्सेल डेटा एंट्री फॉर्म ट्यूटोरियल

ट्यूटोरियल डेटाबेस में शेष रिकॉर्ड्स जोड़ने के लिए, उपरोक्त छवि में पाए गए शेष डेटा को ए 4 से E11 में दर्ज करने के लिए फॉर्म का उपयोग करें।

फॉर्म के साथ डेटा रिकॉर्ड्स जोड़ना (नहीं)

ट्यूटोरियल डेटाबेस में शेष रिकॉर्ड्स जोड़ने के लिए, छवि ए 4 से E11 में छवि में पाए गए शेष डेटा को दर्ज करने के लिए फॉर्म का उपयोग करें।

फॉर्म के डेटा टूल्स का उपयोग करना

डेटाबेस के साथ एक बड़ी समस्या डेटा की अखंडता को बनाए रखती है क्योंकि फ़ाइल आकार में बढ़ती है। ये आवश्यक:

• डेटा त्रुटियों को ठीक करना या व्यक्तिगत रिकॉर्ड अपडेट करना।
• अप्रचलित या डुप्लिकेट रिकॉर्ड हटाना।

डेटा एंट्री फॉर्म में दाईं ओर वाले कई टूल होते हैं जो डेटाबेस से रिकॉर्ड्स को ढूंढना और सही करना या हटाना आसान बनाता है।

ये उपकरण हैं:

• पिछला खोजें तथा अगला ढूंढो बटन - ये आपको एक समय में एक रिकॉर्ड डेटाबेस के माध्यम से आगे बढ़ने और वापस जाने की अनुमति देता है।
• हटाना बटन - इसका उपयोग डेटाबेस से रिकॉर्ड्स को हटाने के लिए किया जाता है।
• पुनर्स्थापित बटन - इस बटन को संपादित किए जा रहे रिकॉर्ड में परिवर्तन पूर्ववत करने के लिए उपयोग किया जा सकता है। कभी-कभी, हम रिकॉर्ड में गलत परिवर्तन करते हैं या गलत रिकॉर्ड भी संपादित करते हैं। यदि ऐसा है, तो उन परिवर्तनों को पूर्ववत करने के लिए पुनर्स्थापित बटन का उपयोग किया जा सकता है।
• ध्यान दें: पुनर्स्थापना बटन केवल तब तक काम करता है जब तक कि फॉर्म में रिकॉर्ड मौजूद न हो। जैसे ही आप किसी अन्य रिकॉर्ड तक पहुंचते हैं या फॉर्म को बंद करते हैं, पुनर्स्थापित बटन निष्क्रिय हो जाता है।
• मानदंड बटन आपको नाम, आयु या कार्यक्रम जैसे विशिष्ट मानदंडों के आधार पर रिकॉर्ड के लिए डेटाबेस खोजने की अनुमति देता है। मानदंड बटन का उपयोग करने का एक उदाहरण ट्यूटोरियल के अगले चरण में शामिल है।

एक फील्ड नाम का उपयोग कर रिकॉर्ड्स की खोज

मानदंड बटन आपको नाम, आयु या प्रोग्राम जैसे एक या अधिक फ़ील्ड नामों का उपयोग करके रिकॉर्ड के लिए डेटाबेस खोजने की अनुमति देता है।

एक फील्ड नाम का उपयोग कर रिकॉर्ड्स की खोज

1. पर क्लिक करें मानदंड फॉर्म में बटन।
2. पर क्लिक कर रहा है मानदंड बटन सभी फॉर्म फ़ील्ड साफ़ करता है लेकिन डेटाबेस से किसी भी डेटा को नहीं हटाता है।
3. पर क्लिक करें कार्यक्रम क्षेत्र और प्रकार कला के रूप में हम कॉलेज में कला कार्यक्रम में नामांकित सभी छात्रों की तलाश करना चाहते हैं।
4. पर क्लिक करें अगला ढूंढो बटन। एच थॉम्पसन के लिए रिकॉर्ड फॉर्म में दिखाई देना चाहिए क्योंकि वह कला कार्यक्रम में दाखिला लेती है।
5. पर क्लिक करें अगला ढूंढो बटन दूसरे और तीसरे बार और जे ग्राहम और डब्ल्यू। हैंडर्सन के लिए रिकॉर्ड एक दूसरे के बाद दिखाई देना चाहिए क्योंकि वे कला कार्यक्रम में भी नामांकित हैं।

इस ट्यूटोरियल के अगले चरण में कई मानदंडों से मेल खाने वाले रिकॉर्ड की खोज का एक उदाहरण शामिल है।

एकाधिक फ़ील्ड नामों का उपयोग करके रिकॉर्ड्स की खोज

इस उदाहरण में हम 18 वर्ष की आयु के सभी छात्रों की खोज करेंगे तथा कॉलेज में कला कार्यक्रम में दाखिला लिया। केवल उन रिकॉर्ड जो दोनों मानदंडों से मेल खाते हैं उन्हें फॉर्म में प्रदर्शित किया जाना चाहिए।

1. दबाएं मानदंड फॉर्म में बटन।
2. दबाएं आयु क्षेत्र और प्रकार 18।
3. में क्लिक करें कार्यक्रम क्षेत्र और प्रकार कला।
4. दबाएं अगला ढूंढो बटन। एच थॉम्पसन के लिए रिकॉर्ड फॉर्म में दिखना चाहिए क्योंकि वह 18 साल की है और कला कार्यक्रम में दाखिला लेती है।
5. दबाएं अगला ढूंढो बटन दूसरी बार और जे ग्राहम के लिए रिकॉर्ड दिखना चाहिए क्योंकि वह भी 18 साल का है और कला कार्यक्रम में दाखिला लिया है।
6. दबाएं अगला ढूंढो बटन तीसरे बार और जे ग्राहम के लिए रिकॉर्ड अभी भी दिखाई देना चाहिए क्योंकि दोनों मानदंडों से मेल खाने वाले कोई अन्य रिकॉर्ड नहीं हैं।

डब्ल्यू हैंडर्सन के लिए रिकॉर्ड होना चाहिए नहीं इस उदाहरण में प्रदर्शित किया जाना चाहिए क्योंकि, हालांकि वह कला कार्यक्रम में नामांकित है, वह 18 वर्ष का नहीं है, इसलिए वह दोनों खोज मानदंडों से मेल नहीं खाता है।