ईमेल की दुनिया में, यहां तक कि सबसे नन्हा बदलाव आपके ओके संदेश को शानदार में बदल सकता है। अपने लेखन को केवल एक कसावट देना एक महत्वपूर्ण कनेक्शन के बीच का अंतर हो सकता है, जो ट्रैश आइकन को दबा रहा है या वास्तव में "उत्तर दें" पर क्लिक कर रहा है।
जैसा कि कोई व्यक्ति जो 120 से अधिक कर्मचारी सदस्यों के साथ पूरी तरह से आभासी संगठन चलाता है, मैंने अपने भयानक ईमेलों के उचित हिस्से से अधिक देखा है - और पूरी तरह से सबपर वाले - और देखा है कि, बहुत बार, संदेश का व्यावसायिकता (या कमी) तत्पश्चात) मुझे यह तय करने में मदद करता है कि मैं प्रेषक की मदद करूं या नहीं।
तो, ये कौन से छोटे बदलाव हैं जो आपके ईमेल को अधिक पेशेवर बना सकते हैं (और इसलिए आपको जो चाहिए वह आपको मिल सकता है)। यहाँ नौ महत्वपूर्ण बातों को ध्यान में रखना है।
1. एक उद्देश्यपूर्ण विषय रेखा है
कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किसे ईमेल कर रहे हैं, अपनी सब्जेक्ट लाइन को कभी भी खाली या अस्पष्ट न रखें (मैं आपको देख रहा हूं, "प्रश्न" या "महत्वपूर्ण संदेश")। चाल जितना संभव हो उतना विशिष्ट होना चाहिए, लेकिन अपनी रेखा को चार से नौ शब्दों के आसपास रखने के लिए भी। कम अधिक है, लेकिन कुछ के साथ शुरू करने के लिए महत्वपूर्ण है - यह पाठक को आपके ईमेल पर क्लिक करने के लिए लुभाएगा और आपको बाद में इसे अपने इनबॉक्स में खोजने में मदद करेगा।
आपकी विषय पंक्ति भी यह स्पष्ट करने के लिए एक शानदार जगह हो सकती है कि अगले चरण क्या हैं। यदि यह समय-संवेदी नहीं है, या (कोई प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है), तो यह जोड़ने की कोशिश करें (मंगलवार तक की आवश्यकता है) (यदि कोई प्रतिक्रिया की आवश्यकता है) यदि यह FYI ईमेल है जिसे आपको प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है।
2. अपना ईमेल पिछड़ा लिखें
आप शायद जानते हैं कि हर ईमेल में कॉल टू एक्शन होना चाहिए। चाहे वह आपको एक निश्चित समय से वापस ईमेल कर रहा हो या किसी मीटिंग की व्यवस्था कर रहा हो, आप अपने पाठक के लिए यह जानना आसान बनाना चाहते हैं कि उसे आगे क्या करना है।
लेकिन कई लोग इसे मैसेज के आखिरी वाक्य में चिपका देते हैं। इसके बजाय, अपने ईमेल को पचाने में आसान बनाने के लिए, पहले वाक्य में अपने विशिष्ट प्रश्न को डालें, और उसके बाद जो भी जानकारी आपको वापस करने की आवश्यकता है उसे जोड़ दें।
3. प्रसंग दें
अपनी कार्रवाई को कॉल करते समय, कुछ प्रकार के वाक्यों को शामिल करना सुनिश्चित करें जो ईमेल के संदर्भ को सेट करता है ("यह वह रिपोर्ट है जिस पर हमने पिछली बैठक में चर्चा की थी" या "यह पिछले सोमवार की हमारी घटना से मेरा अनुसरण है")।
4. रिक्ति का उपयोग करें
यह निश्चित रूप से एक नो-ब्रेनर की तरह लगता है, लेकिन विभिन्न पैराग्राफ या नए विचारों के बीच कोई विराम के साथ ईमेल प्राप्त करना वास्तव में असामान्य नहीं है। ईमेल प्राप्त करने की तुलना में कुछ भी अधिक अप्रिय नहीं है जो पाठ की दीवार की तरह दिखता है जहां लेखक ने छोटे, अधिक प्रबंधनीय पैराग्राफ में वाक्यों को तोड़ने की जहमत नहीं उठाई। पाठक के लिए इसे आसान बनाएं: अपने ईमेल को एक शुरुआत, (छोटा) मध्य और अंत दें।
5. एक एकल फ़ॉन्ट के लिए छड़ी
ईमेल में नियॉन कॉमिक संस का उपयोग आपको यादगार नहीं बनाएगा, यह आपको अजीब बना देगा। दूसरे शब्दों में, हमेशा डिफ़ॉल्ट ईमेल फ़ॉन्ट और रंग रखें। इसके अलावा, अपने ईमेल में कई फोंट का उपयोग न करें। यह अक्सर दुर्घटना से होता है जब लोग अन्य साइटों से जानकारी कॉपी और पेस्ट कर रहे होते हैं, क्योंकि जीमेल जैसे ईमेल क्लाइंट प्रारूपण को पट्टी नहीं करते हैं। इससे बचने के लिए, केवल "कमांड + वी" के बजाय "शिफ्ट + कमांड + वी" को धक्का दें, जिससे टेक्स्ट ईमेल में फ़ॉर्मेटिंग से मेल खाएगा।
6. बोल्ड या अंडरलाइन- लेकिन केवल जब वास्तव में जरूरत हो
यदि आपके ईमेल में एक से अधिक महत्वपूर्ण बिंदु या प्रश्न हैं, तो अपने संदेश के उन हिस्सों को बाहर करने के लिए बोल्ड या रेखांकित का उपयोग करें। फॉन्ट फॉर्मेटिंग के साथ ओवरबोर्ड जाने से सावधान रहें-आप ऐसा ईमेल नहीं चाहते जो पूरी तरह से इटैलिकाइज़्ड, बोल्ड और अंडरलाइन हो।
7. प्रूफ़रीड एवरीथिंग
हर कोई ईमेल में वर्तनी और व्याकरण की गलतियों की जाँच करना जानता है, लेकिन क्या आपने निश्चित तिथियों, घटनाओं के शीर्षक, समय-सीमा और नामों को सही ढंग से लिखने के लिए जाँच की है? मेरे मामले में, मुझे हमेशा थोड़ा गुस्सा आता है जब लोग इसे "लिली" बनाने के लिए "लिली" में अतिरिक्त "एल" डालते हैं।
8. आपका हस्ताक्षर सरल
एक हस्ताक्षर होना अच्छा है जो सिर्फ आपके नाम से अधिक है, लेकिन यह ईमेल का आधा हिस्सा नहीं लेना चाहिए। अपने जीवन की कहानी के साथ किसी भी लंबे उद्धरण, पैराग्राफ को छोड़ दें, स्निपेट्स को फिर से शुरू करें, आपको विचार मिलता है। बस आपका नाम, आपकी वर्तमान स्थिति, और आपसे संपर्क करने के एक या दो तरीके (जैसे एक ईमेल पता और हाइपरलिंक के साथ ट्विटर हैंडल) काफी हैं।
एक और पक्ष नोट: मैंने देखा है कि पेशेवरों की एक आश्चर्यजनक संख्या उनके ईमेल हस्ताक्षरों के अंत में धार्मिक उद्धरण डालती है, और यह निश्चित रूप से ध्यान से सोचने के लिए कुछ है। याद रखें, आप शायद उन अधिकांश लोगों के विश्वास सिस्टम को नहीं जानते हैं जिन्हें आप ईमेल करते हैं, और आप नहीं चाहते कि कोई व्यक्ति आपके नियंत्रण में पूरी तरह से कुछ होने के कारण बंद कर दे।
9. आवश्यक होने पर बीसीसी का उपयोग करें
किसी ऐसे व्यक्ति को रखने के बजाय जो बातचीत का हिस्सा नहीं रह गया है, उस व्यक्ति को BCC में ले जाएं (और सुनिश्चित करें कि आप उसे जानते हैं कि आप उसे कब करते हैं!)। ईमेल की शुरुआत में एक सरल "बीसीसी में जाना" एक ही पृष्ठ पर सभी को सुनिश्चित करने के लिए पर्याप्त होना चाहिए।
महान ईमेल भेजना सब छोटी बारीकियों में महारत हासिल करने के बारे में है जो आपके पाठक को ध्यान नहीं दे सकते हैं लेकिन अवचेतन रूप से सराहना करेंगे। इस सूची के साथ सशस्त्र, आप इनबॉक्स के मास्टर होने के करीब एक कदम हैं।
