हर कोई जानता है कि नौकरी की खोज के साथ-साथ कार्यस्थल संचार में भी सामग्री को प्रमाणित करना महत्वपूर्ण है। और यह एक बहुत आसान काम की तरह लगता है; सब के बाद, आप सिर्फ अपने लेखन को एक और लुक-ओवर दे रहे हैं, है ना?
खैर, काफी नहीं। अच्छी तरह से किए जाने के लिए, प्रूफरीडिंग एक त्वरित अंतिम रीड-थ्रू की तुलना में थोड़ा अधिक समय और प्रयास लेता है।
वास्तव में, बुनियादी वर्तनी और व्याकरण केवल शुरुआत है। नीचे, मैंने अपने संपादकीय विशेषज्ञता का उपयोग उन सभी चीजों से चलने के लिए किया है जिन्हें आप वास्तव में जाँचते रहना चाहिए जब आप प्रमाण देते हैं (ज्यादातर लोग भूल जाते हैं)। अगली बार जब आप "डाक" भेजने से पहले दस्तावेजों या ईमेलों को देख रहे हों तो इसे एक प्रकार की चेकलिस्ट के रूप में उपयोग करें।
1. मूल वर्तनी और व्याकरण
अरे, मैंने कहा कि यह शुरुआत थी। यह सरल लगता है, लेकिन छोटी वर्तनी और व्याकरण की गलतियाँ आपको जो भी भेज रही हैं उसकी छाप को गंभीरता से मिटा सकती हैं। इसलिए, ध्यान से यह सुनिश्चित करना शुरू करें कि आपने उनके स्थानों में अवधि लगाई है, आपने आमतौर पर भ्रमित शब्दों के सही संस्करण का उपयोग किया है, और आपने गलती से कोई ऐसी चीज़ नहीं छोड़ी है, जो वर्तनी जांच को पहचान नहीं पाती है।
प्रो टिप: एक व्याकरण नियम का असुरक्षित? सहायता के लिए ग्रामर बुक या व्याकरण की जाँच करें। या, यदि यह इतना भ्रमित है कि आपको इसे देखना है, तो पूरी तरह से इस मुद्दे को हटाने के लिए वाक्य को सरल बनाने के लायक हो सकता है।
2. उचित संज्ञा
यह कुछ ऐसा है जिसे लोग अक्सर भूल जाते हैं जब वे अपने काम में वर्तनी देख रहे होते हैं: यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे सही ढंग से वर्तनी हैं, उचित संज्ञा पर एक नज़र डालें। यदि किसी कार्यकारी के पास एक लंबा और जटिल नाम है (या यहां तक कि एक तरह से कई तरीकों से वर्तनी की जा सकती है, जैसे स्मिथ या स्मथ), तो Google पर या कर्मचारी निर्देशिका में त्वरित खोज करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपने इसे सही तरीके से लिखा है। कंपनी के नाम, नौकरी के शीर्षक और स्थानों के लिए एक ही काम करें।
प्रो टिप: जब आप इस पर होते हैं, तो यह भी देखें कि क्या कंपनियां उनके नाम के लिए अजीब उपयोग के नियमों का पालन करती हैं, जैसे सभी लोअरकेस अक्षर या रिक्त स्थान के बिना संयुक्त कई शब्द - ये गलत मिलना आसान है लेकिन एक गलत गलती हो सकती है, खासकर अगर आप उस कंपनी के किसी व्यक्ति के साथ ईमेल कर रहे हैं। इसका एक बड़ा उदाहरण वनफिनस्टे है, जिसमें एक कैपिटल लेटर नहीं है और एक में तीन शब्द एक साथ रखे गए हैं।
3. क्रिया काल
क्रिया काल से बहुत परेशान हैं, कई बार, लोगों के बीच एक बड़ी विसंगति है कि लोग कैसे बोलते हैं और लिखते हैं और उचित व्याकरण कहता है कि आपको बोलना और लिखना चाहिए । अपने वाक्यों को फिर से पढ़ें यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप क्रिया काल को मिश्रित नहीं कर रहे हैं या एक ही वाक्य के भीतर कई काल का उपयोग कर रहे हैं (यह अक्सर उन वाक्यों में होता है जहाँ आप कई क्रियाओं को सूचीबद्ध कर रहे हैं)।
प्रो टिप: पर्ड्यू में ओडब्ल्यूएल में एक आसान-डंडी क्रिया तनाव धोखा शीट है ताकि आप देख सकें कि विभिन्न क्रिया काल एक दूसरे से कैसे संबंधित हैं।
4. वाक्य संरचना
अपने वाक्यों की लंबाई पर एक नज़र डालें। क्या आपको बहुत सारे अल्पविराम, अर्धविराम और संयुग्मन दिखाई देते हैं? आपके कुछ वाक्य रन-ऑन हो सकते हैं, इसलिए देखें कि क्या आप उन्हें छोटा करके साफ कर सकते हैं। याद रखें: कभी-कभी चीजों को तोड़ना बेहतर होता है और यह जानना सब कुछ पढ़ने योग्य होता है कि प्रभावशाली ध्वनि के लिए प्रयास करना और अपने पाठक को भ्रमित करने की कोशिश करना।
प्रो टिप: बहुत सारे पेशेवर बहुत सारे अर्धविराम (आरोप के अनुसार दोषी) का उपयोग करते हैं। अधिक स्पष्ट रूप से लिखने के लिए, उनमें से कुछ से छुटकारा पाने और स्टैंड-अलोन वाक्य बनाने का प्रयास करें।
5. प्रारूपण
यदि आप रिज्यूमे या कवर लेटर में भेज रहे हैं तो यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण हो सकता है। अपने दस्तावेज़ को संपूर्ण के रूप में देखें (या किसी और के पास है), और यह कैसे दिखता है, इसकी आलोचना करें। क्या मार्जिन बहुत व्यापक हैं? क्या फ़ॉन्ट बहुत छोटा है या पढ़ना मुश्किल है? क्या आप स्किम को आसान बनाने के लिए बोल्ड टेक्स्ट का उपयोग कर सकते हैं? आप जिस टुकड़े को भेजना चाहते हैं, वह उतना ही अच्छा लगता है जितना कि यह लगता है।
प्रो टिप: एक सामान्य नियम जिसका मैं पालन करना चाहता हूं, एक ही दस्तावेज़ में दो से अधिक फ़ॉर्मेटिंग ट्रिक्स (बोल्ड, इटैलिक्स, अंडरलाइनिंग, फ़ंकी मार्जिन, छोटा फ़ॉन्ट) का उपयोग कभी नहीं करना है। बोल्ड, इटैलिक और अंडरलाइनिंग की बात करें, तो एक बार में एक से अधिक का उपयोग न करें। किसी दस्तावेज़ में कुछ बोलना और रेखांकित करना उसे अतिरिक्त महत्वपूर्ण नहीं बनाता है; यह आपको पागल दिखता है।
6. संगति
सुनिश्चित करें कि आपका लेखन पूरे क्रम में है, खासकर यदि आप संख्याओं, प्रतीकों या संकुचन का उपयोग कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, क्या आप अपने काम में "सहकर्मियों" और "सहकर्मियों" को कहते हैं? तय करें कि आप किसका उपयोग करना चाहते हैं। क्या आप अपने फिर से शुरू में आँकड़ों के बारे में बात करने के लिए "%" या "प्रतिशत" का उपयोग कर रहे हैं? न तो गलत है, लेकिन एक को चुनना और इसे लगातार उपयोग करना महत्वपूर्ण है।
प्रो टिप: यदि आपको स्थिरता पर इन सभी छोटे विकल्पों को बनाने से निर्णय की थकान हो रही है, तो अधिकांश पत्रकारों द्वारा उपयोग की जाने वाली एपी शैली के नियमों का पालन करें।
7. मुहावरे
यदि आप भाषण के आंकड़ों का उपयोग कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपने वास्तव में उनका सही उपयोग किया है। उदाहरण के लिए, लोग अक्सर "एक समय में एक बार" और "एक बार और एक बार, " के साथ-साथ "कम देखभाल नहीं कर सकते" और "कम देखभाल कर सकते हैं।" सुनिश्चित करें कि वे A- ठीक हैं।
प्रो टिप: यदि आप Google मार्ग पर जाते हैं, तो मैं यह सुनिश्चित करने के लिए कई स्रोतों (कम से कम चार या पांच) को देखने की सलाह देता हूं कि हर कोई इस बात पर सहमत है कि मुहावरा क्या है। मैंने एक बार भाषण का एक आंकड़ा गोगल किया, और यह पता चला कि उस विशेष मुहावरे पर पहला खोज परिणाम पूरी तरह से गलत था - उफ़।
8. समग्र प्रवाह
विशेष रूप से आपके द्वारा संपादित किए जाने और अपना काम करने के बाद, असंतुष्ट या असंगत लगने के लिए यह आसान है। इसलिए, एक बार जब आप प्रूफरीडिंग का एक पास कर लेते हैं, तो सुनिश्चित करें कि यह सभी आसानी से साथ-साथ बदलाव के साथ तार्किक रूप से बहता है।
प्रो टिप: किसी भी मुद्दे को आपके लेखन की आवाज़ के साथ नोटिस करने के लिए धीरे-धीरे अपने काम को पढ़ने की कोशिश करें। यदि आप ऐसा करने में सहज महसूस करते हैं, तो देखें कि क्या आप इसे किसी और को जोर से पढ़ सकते हैं या नहीं। बहुत बार, अन्य लोग छोटे मुद्दों पर उठाते हैं जो आपको लगता है कि ठीक हैं लेकिन यह दूसरों के लिए अलग तरह से पढ़ा जाता है।
प्रूफरीडिंग केवल त्रुटियों को खोजने से अधिक के बारे में है; यह सुनिश्चित करने के बारे में है कि आपके सभी बतख एक पंक्ति में हैं और छोटी चीजें मेल खाती हैं।
जमीनी स्तर? एक विवरण मास्टर बनें।
