जबकि डेटा हानि कंप्यूटर का उपयोग करने वाले हर किसी को प्रभावित करती है, यह उन लोगों के लिए विशेष रूप से समस्याग्रस्त है जो वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते हैं। महत्वपूर्ण दस्तावेजों को खोना जो आपने इतना समय बिताया है निराशाजनक है - खासकर यदि आप अधिकतर उपयोगकर्ताओं की तरह हैं, जो सीधे कंप्यूटर पर दस्तावेज बनाते हैं और हस्तलिखित प्रति का लाभ नहीं होता है। खोए गए फाइलों को पुनर्प्राप्त करने के बारे में दुःख के प्रश्न और कहानियां ऑनलाइन मंचों और बमबारी तकनीकी सहायता विभागों में प्रचलित हैं। खोए गए फ़ाइलों को पुनर्प्राप्त करने का एकमात्र निश्चित तरीका उन्हें बैकअप से पुनर्स्थापित करना है। यही कारण है कि पहली जगह डेटा हानि को रोकने के लिए एक प्रणाली बहुत महत्वपूर्ण है। अपने शब्द-संसाधित दस्तावेज़ों को सुरक्षित रखने के पांच तरीके यहां सुरक्षित हैं।
अपने ऑपरेटिंग सिस्टम के समान ड्राइव पर अपने दस्तावेज़ों को कभी भी स्टोर न करें
जबकि अधिकांश शब्द प्रोसेसर आपकी फाइलों को सहेज लेते हैं मेरे दस्तावेज फ़ोल्डर, यह उनके लिए सबसे खराब जगह है। चाहे यह एक वायरस या सॉफ़्टवेयर विफलता हो, अधिकांश कंप्यूटर समस्याएं ऑपरेटिंग सिस्टम को प्रभावित करती हैं, और अक्सर, एकमात्र समाधान ड्राइव को दोबारा सुधारना और ऑपरेटिंग सिस्टम को पुनर्स्थापित करना है। इस तरह के एक उदाहरण में, ड्राइव पर सब कुछ खो जाएगा।
अपने कंप्यूटर में दूसरी हार्ड ड्राइव स्थापित करना इस समस्या का ख्याल रखने के लिए अपेक्षाकृत कम लागत वाला तरीका है। यदि ऑपरेटिंग सिस्टम दूषित हो जाता है तो दूसरी आंतरिक हार्ड ड्राइव प्रभावित नहीं होगी, और यदि आपको कोई नया खरीदने की आवश्यकता है तो इसे किसी अन्य कंप्यूटर में भी इंस्टॉल किया जा सकता है; इसके अलावा, आप आश्चर्यचकित होंगे कि वे कितनी आसान हैं। यदि आप एक दूसरी आंतरिक ड्राइव स्थापित करने के बारे में संदेह कर रहे हैं, तो बाहरी हार्ड ड्राइव एक उत्कृष्ट विकल्प है। किसी भी कंप्यूटर पर किसी भी समय यूएसबी या फायरवायर पोर्ट में प्लग करके इसे एक बाहरी ड्राइव से जोड़ा जा सकता है। कई बाहरी ड्राइवों में एक-स्पर्श और / या अनुसूचित बैकअप का अतिरिक्त लाभ भी होता है; आप बस फ़ोल्डर्स और शेड्यूल निर्दिष्ट करते हैं, और सॉफ़्टवेयर बाकी का ख्याल रखता है।
नियमित रूप से अपनी फ़ाइलों का बैक अप लें, कोई बात नहीं जहां वे संग्रहीत हैं
अपने ऑपरेटिंग सिस्टम की तुलना में बस अपनी फ़ाइलों को एक अलग स्थान पर संग्रहीत करना पर्याप्त नहीं है; आपको बनाने की जरूरत है नियमित आपकी फाइलों के बैकअप। और चलिए इसका सामना करते हैं: यहां तक कि आपका बैकअप विफलता के अधीन है: डीवीडी खरोंच और हार्ड ड्राइव टूट जाती है। फ़ाइल का पुनः बैकअप लेकर फ़ाइल पुनर्प्राप्त करने में सक्षम होने की आपकी बाधाओं को बढ़ाने के लिए यह समझ में आता है; यदि डेटा वास्तव में महत्वपूर्ण है, तो आप फायरप्रूफ वॉल्ट में बैकअप संग्रहीत करने के बारे में भी सोचना चाहेंगे।
ईमेल संलग्नक से सावधान रहें
भले ही आप निश्चित हैं कि उनमें वायरस नहीं हैं, ईमेल संलग्नक आपको डेटा खोने का कारण बन सकते हैं। इसके बारे में सोचें: यदि आपको अपने ड्राइव पर एक ही नाम के साथ एक दस्तावेज़ प्राप्त होता है, और आपका ईमेल सॉफ़्टवेयर उसी स्थान पर अनुलग्नक सहेजने के लिए सेट है, तो आप पहले से मौजूद फ़ाइल को ओवरराइट करने का जोखिम चलाते हैं। यह तब होता है जब आप किसी दस्तावेज़ पर सहयोग कर रहे होते हैं और सहयोगी ईमेल के माध्यम से अपडेट भेजते हैं। इसलिए, सुनिश्चित करें कि आप अपने ईमेल प्रोग्राम को एक अद्वितीय स्थान में अनुलग्नक सहेजने के लिए सेट करते हैं, या इसे छोड़कर, अपनी हार्ड ड्राइव पर ईमेल अनुलग्नक सहेजने से पहले दो बार सोचें।
उपयोगकर्ता त्रुटि से सावधान रहें
हम इसे स्वीकार नहीं करना चाहते हैं, लेकिन हम अक्सर अपनी समस्याओं का अभियंता करते हैं। अपने वर्ड प्रोसेसर में शामिल सुरक्षा उपायों का लाभ उठाएं, जैसे वर्जनिंग फीचर्स और ट्रैक किए गए बदलाव। उपयोगकर्ताओं को डेटा खोने का एक आम तरीका यह है कि जब वे किसी दस्तावेज़ को संपादित कर रहे हैं और गलती से भागों को हटाते हैं। दस्तावेज़ सहेजे जाने के बाद, जो भाग बदले या हटाए जाते हैं, वे तब तक खो जाते हैं जब तक कि आप उन सुविधाओं को सक्षम नहीं करते हैं जो आपके लिए परिवर्तन संग्रहीत करेंगे।
यदि आप उन्नत सुविधाओं के साथ गड़बड़ नहीं करना चाहते हैं, तो इसका उपयोग करें F12 एक अलग नाम के तहत फ़ाइल को सहेजने के लिए काम करना शुरू करने से पहले कुंजी। यह कुछ अन्य विधियों के रूप में व्यवस्थित नहीं है, लेकिन फिर भी यह एक उपयोगी चाल है।
बादल पर जाओ
क्लाउड-अर्थ में फ़ाइलों और उनके बैकअप का संग्रहण, एक दूरस्थ सर्वर-अधिक से अधिक आम हो रहा है। यह उदार अंतरिक्ष आवंटन, उपयोग में आसानी, आप जहां भी हैं और जो भी डिवाइस आप उपयोग कर रहे हैं, और विश्वसनीयता से कई फायदे प्रदान करते हैं। क्लाउड स्टोरेज सेवाएं अपने स्वयं के सर्वर का बैक अप लेती हैं, इसलिए इस तरह से संग्रहीत फ़ाइलों के लिए सुरक्षा की एक डबल परत है। इन कारणों से, अधिकांश लोगों के लिए क्लाउड स्टोरेज तेजी से सबसे अच्छा विकल्प है।
कई मुख्यधारा के मुफ्त विकल्प हैं:
- Google ड्राइव प्रत्येक Google खाते के साथ 15 जीबी प्रदान करता है।
- मैक उपयोगकर्ताओं को iCloud के साथ 5 जीबी मिलता है, जो हर ऐप्पल डिवाइस में बनाया गया है।
- माइक्रोसॉफ्ट OneDrive के साथ 5 बीजी स्पेस प्रदान करता है, जो Office 365 और XBox खातों के साथ आता है।
यदि आपके पास स्टोर करने के लिए उससे अधिक है, तो ऊपर दी गई सेवाएं कई अन्य क्लाउड स्टोरेज कंपनियां जैसे भुगतान विकल्प प्रदान करती हैं
अपने दस्तावेज़ों की हार्ड प्रतियां रखें
यह सुरुचिपूर्ण नहीं है और यह आपको अपने दस्तावेज़ को फिर से टाइप और प्रारूपित करने से नहीं रोकेगा, लेकिन किसी महत्वपूर्ण दस्तावेज़ की मुद्रित प्रति को बनाए रखने से कम से कम यह सुनिश्चित होगा कि आपके पास फ़ाइल की सामग्री है - और यह कुछ भी नहीं होने से बेहतर है।
