हमारे अधिकांश ईमेल शायद महत्वपूर्ण माना जाता है, लेकिन निश्चित रूप से उनमें से सभी नहीं। स्पैम या संदेशों जैसे अन्य लोगों से महत्वपूर्ण संदेशों को अलग करने में सक्षम होने के लिए जिन्हें तुरंत हमारे ध्यान की आवश्यकता नहीं है, ईमेल के माध्यम से बिताए गए समय को काफी प्रभावित कर सकते हैं।
अधिकांश ईमेल सेवाएं और प्रोग्राम जो कहते हैं उसका उपयोग करते हैं संदेश प्राथमिकताओं यह जानना कि क्या महत्वपूर्ण है और क्या महत्वपूर्ण नहीं है। दो प्राथमिक तरीके हैं जिनसे संदेश प्राथमिकताओं का उपयोग किया जा सकता है-मैन्युअल रूप से और स्वचालित रूप से, और हालांकि ऐसा करने में अजीब लग सकता है, आप किसी संदेश को कम प्राथमिकता या महत्वहीन के रूप में भी चिह्नित कर सकते हैं।
यह काम किस प्रकार करता है
आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली ईमेल सेवा और प्रोग्राम के आधार पर, आप संदेश को मैन्युअल रूप से महत्वपूर्ण या महत्वहीन रूप से चिह्नित करने में सक्षम हो सकते हैं। जब आप ईमेल भेजने के लिए तैयार होते हैं, यदि यह एक विशेष सुविधा है, तो आप कह सकते हैं कि ईमेल महत्वपूर्ण है और प्राप्तकर्ता के रूप में फ़्लैग किया जाना चाहिए, या आप महत्व को कम कर सकते हैं ताकि वे पते के लिए बाध्य न हों तुरंत ईमेल।
उच्चतम महत्व वाले ईमेल को इनबॉक्स में बोल्ड किया जा सकता है, या लाल चिह्नित किया जा सकता है, जबकि कम महत्वपूर्ण संदेशों को भूरे रंग से हटाया जा सकता है या सूची में स्थानांतरित किया जा सकता है। विनिर्देश रिसीवर के ईमेल कार्यक्रम पर निर्भर करते हैं।
कुछ ईमेल प्रदाताओं ने ईमेल की प्राथमिकता स्वचालित रूप से सेट की है, भले ही महत्व स्तर प्रेषक द्वारा निर्दिष्ट नहीं किया गया हो। यह प्राथमिकता स्तर मानता है और इसे आपके इनबॉक्स के "महत्वपूर्ण" खंड में फ़िल्टर करता है। यह सुविधा पूर्वानुमानित व्यवहार पर आधारित है और यह सेवा के आधार पर सेवा में हमेशा बदलती है कि आप कौन ईमेल करते हैं और क्या कोई संदेश स्वत: जेनरेट किया गया है या वास्तविक व्यक्ति से है।
अन्य ईमेल क्लाइंट आपको ईमेल की महत्व स्थिति भी बदल सकते हैं। यह अक्सर होता है यदि कोई प्राप्तकर्ता हमेशा उच्च / महत्वपूर्ण प्राथमिकता ध्वज का उपयोग नहीं करता है, लेकिन जब आप एक प्रेषक से सभी ईमेल महत्वपूर्ण मानते हैं तो यह उतना ही उपयोगी होता है ताकि आप कभी भी उनका ट्रैक न खोएं।
यह क्यों मायने रखता है
आपके पास कौन सा होगा: एक ईमेल प्रोग्राम जो आपको प्रत्येक बार एक संदेश प्राप्त करता है-यहां तक कि स्पैम-या जो स्वचालित रूप से फ़िल्टर करता है उसे फ़िल्टर करता है वह महत्वपूर्ण नहीं है और आपको एक अलग फ़ोल्डर में सबसे महत्वपूर्ण ईमेल के साथ छोड़ देता है या बेहतर, अपने इनबॉक्स के शीर्ष पर?
जब आप महत्वहीन ईमेल देखकर कम समय बिताते हैं, तो आप उन ईमेल पर काम करने या जवाब देने में अधिक समय व्यतीत कर सकते हैं जिनके लिए अभी आपका ध्यान और ध्यान देने की आवश्यकता है। यह न केवल बेहतर संवाद करने और अधिक तेज़ी से सुनने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है, लेकिन आसानी से यह देखने के लिए कि जब आप हर दिन दर्जन या अधिक नए संदेश प्राप्त करते हैं तो क्या महत्वपूर्ण है।
आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले ऐप के आधार पर, ईमेल क्लाइंट केवल एक नए ईमेल की अधिसूचना प्रदान कर सकता है यदि यह संदेश महत्वपूर्ण मानता है। आप आसानी से देख सकते हैं कि वास्तव में उन्हें हटाए बिना आपकी सूचनाओं से सभी गैर-महत्वपूर्ण ईमेल को बाहर निकालना कितना उपयोगी है।
किसी संदेश के महत्व को संचार करना ईमेल के साथ महत्वपूर्ण है क्योंकि यह आमने-सामने संपर्क में है, और यह अधिक कठिन नहीं है। जब आप ईमेल भेजते हैं तो यह सब एक उच्च या निम्न प्राथमिकता के बीच निर्णय लेता है।
इसे कैसे करना है
अधिकांश ईमेल क्लाइंट आपको ईमेल लिखते समय संदेश प्राथमिकता सेट करने देते हैं। यह आम तौर पर रचना बॉक्स में स्थित है क्योंकि आप प्रति-ईमेल आधार पर महत्वपूर्ण स्तर निर्धारित कर सकते हैं।
आप किसी संदेश की प्राथमिकता बदल सकते हैं, या एक विशेष, फ़िल्टर किए जाने की अनुमति दे सकते हैं जरूरी ईमेल क्लाइंट और वेबमेल सेवाओं के सभी प्रकारों में देखें। कुछ उदाहरणों में मेल, एमएस आउटलुक, थंडरबर्ड, जीमेल, आउटलुक डॉट कॉम और याहू मेल शामिल हैं।
