क्या आप जानते थे कि आप महत्वपूर्ण माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस दस्तावेजों या फाइलों में सुरक्षा की एक परत जोड़ सकते हैं? ऐसा करना एक महत्वपूर्ण सुरक्षा हो सकता है, खासकर जब आप उस फ़ाइल को विशिष्ट पाठकों या संपादकों के साथ साझा करते हैं जिनके साथ आप सहयोग करते हैं।
जब आप डिजिटल सामग्री को एन्क्रिप्ट करते हैं, तो आप अपनी भाषा को gobbledygook में बदलते हैं जिसे पढ़ने के लिए डीकोड किया जाना चाहिए।
आप पासवर्ड सेट करके माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस दस्तावेजों के लिए ऐसा कर सकते हैं। इसका मतलब केवल उन प्राप्तकर्ता हैं जो जानते हैं कि पासवर्ड आपके दस्तावेज़ को पढ़ने में सक्षम होना चाहिए। आप कुछ उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ संपादित करने की अनुमति देने के लिए पासवर्ड सेटिंग्स को कस्टमाइज़ भी कर सकते हैं।
दस्तावेज़ पासवर्ड कैसे सेट करें
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कार्यालय प्रोग्राम के पुराने संस्करणों के लिए, चुनें कार्यालय बटन आइकन> तैयार करना > दस्तावेज़ एन्क्रिप्ट करें। नए संस्करणों के लिए, चुनें फ़ाइल > जानकारी > दस्तावेज़ को सुरक्षित रखें > के साथ एन्क्रिप्ट करें पारण शब्द।
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उस पासवर्ड में टाइप करें जिसे आप असाइन करना चाहते हैं और क्लिक करें ठीक.
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सत्यापन के लिए पासवर्ड दोबारा दर्ज करें और क्लिक करें ठीक.
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आपका दस्तावेज़ अब संरक्षित होना चाहिए, लेकिन यह हमेशा होता है लेकिन जांच को दोबारा देखना हमेशा अच्छा विचार होता है। दस्तावेज़ बंद करें और फिर इसे फिर से खोलें। इस दस्तावेज़ के साथ काम करने से पहले आपको पासवर्ड दर्ज करने के लिए कहा जाना चाहिए। यदि आप इसे नहीं देखते हैं, तो आपको इन चरणों को फिर से प्रयास करने की आवश्यकता हो सकती है।
अतिरिक्त टिप्स और विचार
- कृपया ध्यान दें कि कुछ माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस प्रोग्राम थोड़ा अलग दृष्टिकोण का पालन कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, माइक्रोसॉफ्ट पावरपॉइंट के कुछ संस्करणों में, आपको क्लिक करना चाहिएमाइक्रोसॉफ्ट ऑफिस बटन>के रूप रक्षित करें > उपकरण (इसे नीचे के पास खोजें के रूप रक्षित करें संवाद बॉक्स)> आम विकल्प > फ़ाइल साझा करना > पासवर्ड संशोधित करें। वहां से, आप अपना पसंदीदा पासवर्ड टाइप कर सकते हैं। चूंकि यह दृष्टिकोण बहुत कम सरल है, इसलिए मैं हमेशा दिए गए माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस प्रोग्राम के लिए उपरोक्त विधि को आजमाने का सुझाव देता हूं, लेकिन यदि आपको उस प्रोग्राम में आवश्यक पासवर्ड टूल्स नहीं मिल रहे हैं, तो यह दृष्टिकोण मदद कर सकता है।
- पासवर्ड एन्क्रिप्शन को हटाने के लिए, अपना पासवर्ड सेट करने के लिए किए गए वही अनुक्रम का पालन करें, सिवाय इसके कि आप उस बॉक्स और बैकस्पेसिंग में क्लिक करके पासवर्ड मिटा देंगे।
- उन लोगों के लिए पासवर्ड सेट करने के लिए जो दस्तावेज़ संपादित कर सकते हैं (अन्य सभी के लिए इसका अर्थ केवल पढ़ने के लिए होगा), चुनें कार्यालय बटन या फ़ाइल > के रूप रक्षित करें > उपकरण > आम विकल्प > संशोधित करने के लिए पासवर्ड: एक नया पासवर्ड टाइप करें > पासवर्ड पुनः टाइप करें > ठीक > बचाना.
- दस्तावेज़ पासवर्ड सेट करते समय हमेशा सावधान रहें। यदि आप भूल जाते हैं कि माइक्रोसॉफ्ट उस पासवर्ड को पुनः प्राप्त या अनलॉक नहीं कर सकता है। इसलिए, यदि आप कोई ऐसा व्यक्ति हैं जो आपके ऑनलाइन पासवर्ड भूल जाता है, तो आपको शायद इस सुविधा का उपयोग करने के लिए सीमित करना चाहिए। एक सुरक्षित स्थान पर दस्तावेज़ पासवर्ड लिखने पर विचार करें।
- यदि आप माइक्रोसॉफ्ट के एन्क्रिप्शन स्तरों के बारे में अधिक जानकारी चाहते हैं, तो आप इस कथन को सहायक पाएंगे, जैसा कि विषय के लिए माइक्रोसॉफ्ट की सहायता साइट पर पाया गया है: "आप 255 वर्ण टाइप कर सकते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, यह सुविधा एईएस 128-बिट उन्नत एन्क्रिप्शन का उपयोग करती है। एन्क्रिप्शन एक मानक विधि है जो आपकी फ़ाइल को और अधिक सुरक्षित बनाने में मदद के लिए उपयोग की जाती है।"
उस ने कहा, कृपया जान लें कि यह केवल सुरक्षा की एक परत है। मेरी राय में, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस दस्तावेजों को कभी भी पासवर्ड के साथ पूरी तरह से संरक्षित के रूप में सम्मानित नहीं किया जाना चाहिए।
तीसरे पक्ष सालों से माइक्रोसॉफ्ट के दस्तावेज़ एन्क्रिप्शन को क्रैक कर रहे हैं, कभी-कभी उपयोगकर्ताओं को अपना पासवर्ड पुनर्प्राप्त करने में मदद करने के लिए सेवा प्रदान करने के उद्देश्य से, हालांकि माइक्रोसॉफ्ट उन्हें अनुमति नहीं देगा। यह सुविधा एक निश्चित नकारात्मक पक्ष के साथ आता है: जिसका अर्थ है कि लोग आपकी मदद करने की कोशिश नहीं कर रहे हैं, वे पासवर्ड एन्क्रिप्शन को भी क्रैक कर सकते हैं।
हालांकि, पासवर्ड सुरक्षा लागू करना अभी भी एक अच्छा विचार हो सकता है, क्योंकि आपके दस्तावेज़ एन्क्रिप्शन को क्रैक करने का प्रयास और व्यय निश्चित रूप से दुर्भाग्यपूर्ण हैक्स और चोरी को रोक सकता है। यह सावधानी बरतने का संतुलन है जहां आप इस तरह के दस्तावेज़ पासवर्ड सुरक्षा की सीमाओं को समझ और समझ सकते हैं।
