यदि आप 9-से-5ers की तरह हैं, तो आप अपना अधिकांश दिन ईमेल भेजने में बिताते हैं - और बाकी का उन पर अनुसरण करते हुए।
यदि आप बस अपने प्रश्न का उत्तर पा सकते हैं या अपनी रिपोर्ट पर किसी प्रकार की समय पर प्रतिक्रिया प्राप्त कर सकते हैं, तो आप अपनी टू-डू सूची के माध्यम से बुलडोज कर सकते हैं और इसे रात होने से एक दिन पहले कॉल कर सकते हैं। लेकिन इसके बजाय, आपके अनुत्तरित ईमेल को आपके प्रबंधक के भीड़ भरे इनबॉक्स में दफनाया गया है, और आप अपने क्यूबिकल में हताश रह गए हैं, गंभीरता से एक एसओएस सिग्नल पर विचार कर रहे हैं। आप क्या करते हैं?
इससे पहले कि आप किसी अन्य चेक-इन ईमेल पर "भेजें" को हिट करें, विषय पंक्ति को सभी कैप्स में बदल दें, और उस प्यारे लाल विस्मयादिबोधक बिंदु पर व्यवहार करें, पहली बार इसे सही करने के लिए इन युक्तियों का उपयोग करें।
1. इसे तड़क-भड़क वाला बनाएं
जब यह संचार के सभी रूपों की बात आती है, तो आप यह सलाह सुनते हैं, लेकिन ईमेल के लिए विशेष रूप से अपना संदेश प्राप्त करना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। पाठ के लंबे खंड पढ़ने के लिए चुनौतीपूर्ण लगते हैं, खासकर उन प्रबंधकों के लिए जो लगातार संदेशों के साथ जलमग्न रहते हैं। यदि कोई संदेश बहुत लंबा है, तो यह जोखिम है जो एक तरफ धकेल दिया जाता है और जब अधिक समय होता है (तो कई मामलों में, कभी नहीं)।
छोटे, छिद्रपूर्ण और बिंदु के बारे में सोचें। गोलियों या सूचियों का उपयोग करें जहां आप कर सकते हैं। अपने पैराग्राफ को चार से पांच लाइनों में रखें, ताकि वे आसानी से स्किम कर सकें - आपको संदेश क्षेत्र में बहुत सारे सफेद स्थान देखने चाहिए। और अगर यह बहुत कठिन है, तो यह एक संकेत हो सकता है कि आप एक ईमेल में बहुत सारे विषयों को कवर करने की कोशिश कर रहे हैं। प्रति ईमेल एक विषय पर चिपके रहें, और दूसरों को अलग कवर के तहत भेजें।
2. सभी संभावित क्यू और अनुरोधों को संबोधित करें
उसी समय, आप अपने ईमेल में पूरी तरह से पर्याप्त होना चाहते हैं कि गलत जानकारी के लिए कोई जगह नहीं है या आपके प्राप्तकर्ता को अधिक जानकारी का अनुरोध करने की आवश्यकता नहीं है। (आखिरी चीज जो आप चाहते हैं, वह अंत में उस प्रतिक्रिया को प्राप्त करना है - और एक निर्णय प्राप्त करने के बजाय, आपको एक सवाल मिलता है!)
इसलिए, उन प्रश्नों का पूर्वानुमान करें जो आप समय से पहले प्राप्त कर सकते हैं, और उनका उत्तर दे सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपको अपने बॉस को आगामी कार्यक्रम के लिए एक स्थान चुनने की आवश्यकता है, तो रेस्तरां या होटल की वेबसाइटों के लिंक प्रदान करें, उन रिक्त स्थान की तस्वीरें संलग्न करें जिन्हें आप जानते हैं कि वे देखना चाहते हैं, और विकल्पों के लिए लागत की तुलना भी शामिल करें। ।
याद रखें: मूल ईमेल के लिए आप जितना अधिक काम करेंगे, उतना ही कम काम आपको उस पर करना होगा।
3. विषय पंक्ति में विशिष्ट प्राप्त करें
विस्तृत विषय पंक्तियाँ लिखें ताकि प्राप्तकर्ता को ईमेल के मुख्य भाग में समस्या और कॉल-टू-एक्शन की स्पष्ट समझ हो। "आपके लिए प्रश्न" और "बैठक के लिए महान विचार" जैसे अस्पष्ट वाक्यांशों को छोड़ दें और इसके बजाय कुछ इस तरह का उपयोग करें: "प्रतिक्रिया की आवश्यकता: Q1 बजट बैठक के लिए एजेंडा आइटम।"
यह रणनीति आपको अपने इनबॉक्स में संदेश को आसानी से खोजने में मदद करेगी, आपके प्राप्तकर्ता को ईमेल के माध्यम से वापस लिखने के बजाय चर्चा करने के लिए कॉल करना चाहिए।
4. हाइलाइट एक्शन आइटम
यदि आप एक से अधिक बिंदु पार कर रहे हैं या अपने ईमेल में एक से अधिक प्रश्न प्रस्तुत कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि उन वस्तुओं को शेष कथा से अलग करके उन्हें बोल्ड करके, उन्हें हाइलाइट करके या बुलेटेड सूची में व्यवस्थित करके सुनिश्चित करें। इसके विपरीत स्वाभाविक रूप से संदेश के मांस के लिए प्राप्तकर्ता की आंख खींचती है (वह टुकड़ा जिसे आप उन्हें याद नहीं कर सकते!) और ईमेल के माध्यम से गति करने वाले स्किमर्स के लिए एकदम सही मार्गदर्शक है।
5. आवश्यकताओं की संख्या के साथ लीड करें
यह कितना निराशाजनक है जब आपने प्राप्तकर्ता को चुनने के लिए ईमेल में कई विकल्प प्रस्तुत किए हैं, केवल एक प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए जो कहता है, "अच्छा लगता है!"। इससे बचने के लिए, सुनिश्चित करें कि आपके उद्देश्य गेट-गो से स्पष्ट हैं। उन ईमेलों के लिए, जिनमें एक से अधिक प्रश्न शामिल हैं, संदेश की पहली पंक्ति में पूछताछ की संख्या पर ध्यान दें, ताकि प्राप्तकर्ता को पता हो कि कितने लोगों को पता और पता है। यदि आप पूरे संदेश में सवाल छिड़कते हैं, तो आप प्राप्तकर्ता को प्रासंगिक जानकारी देने का जोखिम उठाते हैं।
6. पता है कि फोन कब उठाना है
यदि आपको लगता है कि विषय की आवश्यकता होगी (या आवश्यकता है) कई ईमेल दृष्टि में कोई अंत नहीं है, तो ईमेल चर्चा को पूरी तरह से छोड़ें या रोकें। कुछ व्यवसाय फोन या व्यक्तिगत रूप से सबसे अच्छे रूप से संभाले जाते हैं, खासकर जब रसद या रिश्ते जटिल होते हैं। वास्तव में, ईमेल घूंघट के पीछे से बाहर आने की आपकी इच्छा न केवल इन मामलों में सबसे कुशल है, बल्कि मुखरता और पहल भी दिखाती है।
चाहत और उम्मीद के साथ आपके संदेश खुलेंगे नहीं, लेकिन इन युक्तियों को लागू करना होगा। और यदि आप अपने ईमेलों को बना सकते हैं और अपने पहियों को फॉलो-अप करना बंद कर सकते हैं, तो जरा सोचिए- आपके हाथों में कुछ और समय हो सकता है।
