दूसरे दिन, मैंने कुछ सवालों के साथ एक सहयोगी को ईमेल किया और प्रतिक्रिया प्राप्त की, "मैं एक फोन व्यक्ति से अधिक हूं- क्या आप मुझे इस बारे में कॉल कर सकते हैं?"
मुझे कहना है, मैं थोड़ा हैरान था।
यह अक्सर नहीं होता है कि आप किसी ऐसे व्यक्ति से मिलते हैं जो व्यवसाय का संचालन करने के लिए फोन उठाता है। पसंद को देखते हुए, मुझे लगता है कि विशिष्ट कार्यस्थल में अधिकांश कर्मचारी किसी भी दिन फोन कॉल पर ईमेल का चयन करेंगे। और यह समझ में आता है: ईमेल त्वरित, कुशल है, और अजीब चुप्पी या विचलित पृष्ठभूमि शोर की संभावना नहीं है।
लेकिन ईमेल के लिए अधिक तरजीह देने के बावजूद, कुछ स्थितियां ऐसी होती हैं, जब आप फोन उठाते हैं तो बेहतर काम करते हैं।
1. यह अर्जेंट है
लगभग 60% लोग काम से संबंधित ईमेल का जवाब देने के लिए पूरे दो दिन इंतजार करते हैं। इसलिए यदि आप एक ईमेल भेजते हैं, जिसे ASAP की प्रतिक्रिया की आवश्यकता है - यहां तक कि एक विषय पंक्ति के साथ, जिसमें "तत्काल" भी शामिल है - एक अच्छा मौका है कि आप अगले 48 घंटों के लिए अपने इनबॉक्स को ताज़ा करेंगे और अपनी उंगलियों को पार करेंगे। उत्तर।
दूसरी ओर, एक महत्वपूर्ण मामले के बारे में फोन कॉल करने से आपको तात्कालिकता की भावना व्यक्त करने में मदद मिल सकती है, सुनिश्चित करें कि दूसरे व्यक्ति को ठीक-ठीक पता है कि उसे क्या करना है या क्या करना है, और कभी भी समाप्त न होने वाली ईमेल श्रृंखला का सहारा लिए बिना किसी भी प्रश्न का उत्तर दें। । जब आप लटकाते हैं, तब तक आप आश्वस्त हो सकते हैं कि हर कोई एक ही पृष्ठ पर है और समझता है कि मुद्दे को संबोधित करने के लिए क्या होने की आवश्यकता है।
2. तुम एक प्रतिक्रिया नहीं हो रही है
हो सकता है कि आपने एक ऐसा अनुरोध ईमेल किया हो जो बिल्कुल जरूरी नहीं है, लेकिन कुछ बिंदु पर, आपको एक प्रतिक्रिया की आवश्यकता है - और कुछ दिनों की चुप्पी के बाद, आपको चींटियां मिल रही हैं।
केवल इतनी बार आप किसी अन्य ईमेल के साथ अनुरोध का आग्रह कर सकते हैं, जो कहता है, "अरे, बस इस पर चलना चाहता था - क्या आपको इसे देखने का मौका मिला है?"
यदि आपको मूल ईमेल और एक अनुवर्ती संदेश के बाद उत्तर नहीं मिलता है, तो फोन कॉल के लिए डिफ़ॉल्ट। आपके पास तत्काल प्रतिक्रिया प्राप्त करने का अधिक बेहतर मौका होगा - या कम से कम इसे अपने सह-कार्यकर्ता के रडार पर एक ऐसे मुद्दे के रूप में डालना, जिसे उसके ध्यान की आवश्यकता है।
3. यह कुछ वाक्यों से अधिक लेता है
किसी बिंदु पर, आपको संभवतः एक ईमेल का एक उपन्यास प्राप्त हुआ है, जिसे पढ़ने में आपको 20 मिनट लगे- और फिर भी अंत में साइनऑफ़ द्वारा प्रश्नों को छोड़ दिया। दूसरों को उस यातना के अधीन मत करो।
यदि आपको जो कुछ भी बताने की आवश्यकता है, एक जोड़े से अधिक पैराग्राफ कहते हैं - तो, आप असाइनमेंट की बारीकियों को समझा रहे हैं या किसी अन्य टीम पर किसी व्यक्ति को विभाग की प्रक्रिया को स्पष्ट कर रहे हैं - यह अक्सर फोन लेने के लिए अधिक कुशल होता है। यह दूसरे व्यक्ति को सवाल पूछने की अनुमति देगा, और उसकी आवाज के लहजे से, जब तक आप लटकाएंगे, तब तक आप सुनिश्चित हो सकते हैं कि वह पूरी तरह से समझता है।
4. आप उम्मीदवार प्रतिक्रिया चाहते हैं
हो सकता है कि आपके पास एक लेख या बिक्री पिच के लिए एक शानदार विचार है, और आप यह देखना चाहते हैं कि आपके सहकर्मी आपके शुरू होने से पहले क्या सोचते हैं।
एक ईमेल के साथ, आपको एक प्रतिक्रिया मिल सकती है, जैसे "ठीक है। यह अच्छा लगता है। ”जबकि यह उत्तर सकारात्मक है, यह कोई चिंता नहीं बढ़ाता है और न ही कोई अतिरिक्त सुझाव देता है। संक्षेप में, यह बहुत उपयोगी प्रतिक्रिया नहीं है।
एक फोन कॉल, हालांकि, जो स्वभाव से, एक त्वरित, गैर-प्रतिक्रियात्मक प्रतिक्रिया से अधिक के लिए भीख माँगती है - आपको अपने सहकर्मी के स्वर को सुनने की अनुमति देगा, आपके विचार की बारीकियों में गहराई से गोता लगाएगा, आपके सहयोगी के किसी भी प्रश्न को संबोधित करेगा, और, कुल मिलाकर, अधिक विचारशील, स्पष्ट प्रतिक्रिया प्राप्त करें।
5. आप एक रिश्ता बनाना चाहते हैं
ईमेल त्वरित, कुशल संचार के लिए बहुत अच्छा है। लेकिन कभी-कभी, आपको एक अधिक व्यक्तिगत स्पर्श की आवश्यकता होती है - जैसे कि जब आप एक नए दूरस्थ सहयोगी या कंपनी के ग्राहक तक पहुंच रहे हों।
ज़रूर, आप एक पूरी तरह से अच्छा परिचयात्मक ईमेल लिख सकते हैं। लेकिन एक फोन कॉल आपको एक गर्मजोशी और वास्तविकता से अवगत कराने में मदद कर सकता है जो ईमेल नहीं कर सकता है - और यह आपको दूसरी ओर के व्यक्ति के साथ एक वास्तविक संबंध बनाने में मदद नहीं कर सकता है, बल्कि उसके पते की किताब में एक और ईमेल संपर्क बन सकता है। ।
6. आप वार्तालाप का रिकॉर्ड नहीं चाहते हैं
बेहतर या बदतर के लिए, ईमेल हमेशा कहीं बाहर संरक्षित किए जाते हैं, एक पल की सूचना पर उद्धृत या अग्रेषित करने के लिए तैयार होते हैं।
इसलिए, यदि आपको गोपनीय या संवेदनशील जानकारी पर चर्चा करने की आवश्यकता है जो अभी तक लिखित रूप में नहीं है - जैसे कंपनी विलय की अफवाहें या एक प्रतिस्पर्धी फर्म द्वारा भर्ती किए जा रहे सह-कार्यकर्ता - एक फोन कॉल सबसे अच्छा है।
यह आकस्मिक बातचीत के लिए भी सही है, जिसे आप निजी रखेंगे, जैसे कि आपको अंतिम समय के अनुरोध को पूरा करने के लिए सहकर्मी से मदद की आवश्यकता है और स्थिति की परिस्थितियों को समझाना चाहते हैं - जैसे, "मुझे आपसे पूछने से नफरत है शाम 4:45 बजे एक एहसान के लिए, लेकिन मेरे प्रबंधक ने स्मिथ के प्रस्ताव पर गेंद को गिरा दिया और हमें आज रात एक साथ इसे खींचना होगा। ”
यह सच हो सकता है और निश्चित रूप से अनुरोध के संदर्भ को समझाने में मदद करता है, लेकिन यह वास्तव में ऐसा कुछ नहीं है जो एक अग्रेषित ईमेल श्रृंखला के माध्यम से अपने प्रबंधक को वापस कर दे। फोन पर, आप गलत शब्दों (गलत जगह पर, जब तक आप कार्यालय का दरवाजा बंद करते हैं) को प्राप्त किए बिना जाप किए बिना स्पष्ट हो सकते हैं।
हारून क्वाइटकेन, सीईओ और मैनेजिंग पार्टनर, क्विटकेन, इसे संक्षेप में प्रस्तुत कर सकते हैं: "कुछ भी आपको इसके बारे में दो बार सोचना होगा, आपके विचार से कुछ भी संवेदनशील हो सकता है, कुछ भी जो आपको लगता है कि आपके रिश्ते कौशल की आवश्यकता है … बिल्कुल आपको फोन उठाना चाहिए।"
